Old School Agentur vs. Übersetzungsplattform

Lassen Sie uns zunächst definieren, was eine Übersetzungsagentur ist, da die Übersetzungsplattform die digitale Weiterentwicklung der Agentur ist.

Eine Übersetzungsagentur ist eine Organisation, die Dateien in einer Sprache entgegennimmt und sie in einer oder mehreren übersetzten Sprachen liefert.

Übersetzungsagenturen werden in der Regel von Tools und Personen unterstützt. Die meisten Übersetzungsagenturen haben Projektmanager und Übersetzer als Kern, wobei Projektmanager Angebote erstellen, mit Kunden kommunizieren und Aufgaben an Übersetzer vergeben.

Mit dem Wachstum der Agenturen werden auch alle unterstützenden Bereiche wie Account Management, Lieferantenmanagement, Qualitätsmanagement, Lösungsarchitektur, Technik, Compliance, Recht und jedes andere Team, das zum Gesamtziel der Bereitstellung hochwertiger Übersetzungen beitragen kann, verstärkt.

Was die Werkzeuge betrifft, arbeiten die meisten Übersetzungsagenturen mit Tools von Drittanbietern. Ihr Kernwerkzeug besteht aus einem Geschäftsmanagementsystem wie Plunet oder XTRF und einem Übersetzungsmanagementsystem wie Memsource, XTM, MemoQ oder Trados.

Technisch weiterentwickelte Agenturen verfügen in der Regel auch über eigene Konnektoren, die verfügbare API-Endpunkte nutzen, um Systemintegrationen und Workflows zu optimieren. Die Business-Management-Software verwaltet Kunden, Angebote, Lieferanten, Stellenvermittlungen, Zahlungen an Übersetzer, Rechnungsstellung und andere relevante Komponenten des Übersetzungsprozesses.

Die TMS (Translation Management Systems) bieten ihren Übersetzern und Projektmanagern eine CAT (Computer Assisted Translation) Umgebung. Die TMS speichern in der Regel die kundenspezifischen Übersetzungsspeicher und Terminologiedatenbanken und stellen Übersetzern wichtige Produktivitätstools wie Rechtschreibprüfung und QA-Verifizierer zur Verfügung.

In einem typischen Arbeitsablauf wird eine Übersetzungsagentur:

1. Dateien vom Kunden erhalten (entweder über deren Portal, Dateiübertragungssysteme oder E-Mail).
2. Ein Projektmanager lädt diese Dateien herunter und lädt sie in ihr TMS hoch
3. Eine Analyse durchführen und die Analyse in das BMS (Business Management System) importieren
4. Die Analyse in das BMS importieren
5. Manuell die Positionen hinzufügen, die in das Angebot aufgenommen werden müssen (wie Projektmanagement oder Desktop-Publishing)
6. Das Angebot auf Integrität überprüfen
7. Das Angebot herunterladen
8. Dem Kunden das Angebot zusenden
9. Auf die Genehmigung des Kunden warten
10. Übersetzer kontaktieren, um die Verfügbarkeit zu überprüfen
11. Den Auftrag an die Übersetzer vergeben
12. Anfragen von Übersetzern verwalten, indem Übersetzerfragen gefiltert und an den Kunden weitergeleitet werden
13. Auf Abschluss der Übersetzung warten und den Auftrag an Prüfer vergeben
14. Zahlungsbeträge für Übersetzer und Prüfer ausfüllen und ihnen eine Bestellung zukommen lassen
15. Dateien für weitere Prozesse wie Desktop-Publishing, Qualitätskontrolle senden
16. Auf Lieferungen warten
17. Endgültige Assets überprüfen
18. Lieferung vorbereiten
19. Mit Dateiübertragungssystemen oder E-Mail liefern
20. Manuell den sicheren Erhalt bestätigen
21. Rechnung stellen
22. Kundenfeedback bearbeiten

Dies ist die Standardarbeitsanweisung (SOP). Es kann detaillierter und komplexer werden, wenn mehr Details und Ausnahmeverwaltung hinzukommen. Aber der Hauptpunkt unserer Bedenken bezüglich dieses Prozesses ist, dass er:Es kann mit mehr Details und Ausnahmeverwaltung noch feiner und komplexer werden. Aber der Hauptpunkt unserer Bedenken bezüglich dieses Prozesses ist, dass er fehleranfällig ist. Bei so vielen manuellen Schritten ist es nur natürlich, eine Position zu vergessen, eine falsch hinzuzufügen, eine Zielsprache zu vergessen, eine Datei fallen zu lassen usw. Jeder einzelne manuelle Eintrag birgt die Möglichkeit eines Fehlers und selbst in den einfachsten Projekten zählen wir Dutzende manueller Eingabepunkte. Sie können den Prozess weiter verbessern, indem Sie mehr Überprüfungen und Kontrollen einführen, um Fehler zu minimieren, aber Ihr Prozess wird schmerzhaft langsam, um Fehler zu minimieren. Sie können den Prozess mit weiteren Überprüfungen und Kontrollen verbessern, um Fehler zu minimieren, aber Ihr Prozess wird schmerzhaft langsam, um Fehler zu minimieren.

Langsam

Bei jedem manuellen Schritt geht Zeit verloren. So viele Schritte erfordern eine Antwort oder aktive Beteiligung einer Person, um zum nächsten Schritt überzugehen. Es gibt kaum bis gar kein Potenzial für Automatisierung und die Zeitlücken zwischen den einzelnen Phasen summieren sich.

Erfordert einen großen Overhead 

Mit so viel manueller Arbeit hat das Projektmanagement nur begrenzte Möglichkeiten, mit großen Arbeitslasten umzugehen, da sie gestresst werden, überarbeitet sind und mehr Fehler machen, wenn die Arbeitsbelastung ihren Höhepunkt erreicht.  Diese Einrichtung erfordert viele Menschen in verschiedenen Positionen, um die notwendige Teamelastizität und die Fähigkeit sicherzustellen, mit der Nachfrage umzugehen, die sich über Nacht vergrößert und verkleinert.

Schwierig zu verbessern

Es ist sehr herausfordernd, sich zu verbessern, wenn man einen Prozess hat, der auf manuellen Schritten basiert. Unabhängig davon, wie viel man Menschen trainiert, Schichten hinzufügt und überprüft, kann man Veränderungen auf einer grundlegenden Ebene nicht deterministisch angehen. Die oberste Ebene sind Menschen und Menschen sind von Natur aus unberechenbar (nicht dass wir nicht an die Güte der Menschen glauben, aber wir sind nicht die konstanteste Spezies)

In unserem Plattformansatz haben wir versucht, zu vereinfachen, zu automatisieren und einen technologischen Rahmen zu schaffen, der letztendlich dasselbe tut wie eine traditionelle Übersetzungsagentur: Dokumente rein, übersetzte Dokumente raus. Aber wir verteidigen, dass unser Ansatz viel vorhersehbarer, kostengünstiger und schneller ist. Wie zum Teufel behaupten wir, besser, klüger und billiger zu sein? Lesen Sie weiter... :)

Dies ist der Überblick über unseren Prozess

Also gleich zu Beginn haben wir einen Prozess genommen, der mindestens 22 verschiedene Schritte benötigt hätte, um eine Übersetzung abzuschließen, und ihn auf 6 reduziert. Das bedeutet eine Reduzierung der notwendigen Schritte um 72%. Jeder Schritt, der abgezogen wurde, steht für weniger Raum für Fehler, eine größere Prozesseffizienz und mehr Möglichkeiten, den Prozess kontinuierlich zu verbessern.

Also haben wir gerade gezeigt, dass der Prozess scheinbar derselbe ist, aber mit weniger Schritten. Aber wenn Sie etwas genauer hinsehen, werden wir untersuchen, wie der Prozess aus einer paradigmatischen Perspektive völlig anders ist.

Wie eine Übersetzungsplattform funktioniert

Skalierbar

Unsere Übersetzungsplattform entscheidet basierend auf Parametern und Algorithmen. Es hängt nicht davon ab, dass Menschen Anweisungen befolgen, die richtige Schulung erhalten oder das richtige Maß an Unterstützung erhalten. Die Plattform weiß es einfach. Und es ist nicht so, dass es zufällig weiß, weil ein Softwareingenieur es so entschieden hat.  Sie weiß es, weil wir in der Lage waren, 17 Jahre erfolgreiche Agenturerfahrung zu konsolidieren und sie durch Schichten von Analyse, Architektur und Datenwissenschaft in Software zu verwandeln.

Vorhersehbar

Unser Prozess ist vorhersehbar. Er ist nicht perfekt. Aber er ist vorhersehbar. Wenn wir einen Angebotsparameter ändern, können wir uns zu 99,99% sicher sein, dass der Parameter befolgt wird.

Das Angebot basiert auf vom System erkannten Werten. Die Analyse von relevanten Übersetzungsspeichern, Segmentierung und Aufteilung sind global für jeden Kunden konfiguriert, sodass keine zwei verschiedenen Projekte separate Vorbereitungen erfordern.

Basierend auf dem Dateityp und der Nettowortanzahl (Wortanzahl unter Berücksichtigung von Wiederholungen, nicht übersetzbaren Sätzen und gespeicherten Übereinstimmungen im Übersetzungsspeicher) kann Bureau Works sofort ein Angebot für über 22 Dateitypen erstellen. Wir sind immer noch nicht in der Lage, diese Automatisierung für komplexe Multimedia-Dateien wie Videos und E-Learning bereitzustellen, aber unsere Angebotsautomatisierung deckt mehr als 90% des Prozesses ab.

Projektmanagement

Das ist das Schöne am ausnahmebasierten Projektmanagement.  Anstatt kostbare Zeit und Aufmerksamkeit für Dinge zu verschwenden, die keine Zeit und Aufmerksamkeit erfordern, ermöglicht unsere Plattform unseren Ingenieuren, ihre Zeit auf die Dinge zu konzentrieren, die ihre Aufmerksamkeit erfordern, wie komplexe E-Learning-Projekte, Kundeneinführung und anfängliche Kundenprofilkonfiguration, Datenanalyse und andere Aktivitäten, die sowohl für uns als Dienstleister als auch für Sie, unseren Kunden, einen wesentlich relevanteren ROI generieren.

Es geht keine Zeit zwischen der Einreichung der Datei und dem Angebot verloren. Das mag nicht viel erscheinen, aber in der Branche gehen manchmal bis zu 2 bis 3 Werktage für das Hin- und Herzitieren zwischen Projektmanagement und Stakeholdern verloren. In der heutigen Welt hat eine solche Zeitineffizienz zunehmend hohe Kosten. Es geht nicht nur darum, dass Zeit Geld ist. Zeit ist der Unterschied zwischen Erfolg oder Scheitern auf dem Weg.

Stellenvermittlung

Je weiter Sie im Prozess voranschreiten, desto größer werden die Zeit- und Managementineffizienzen einer altmodischen Agentur.

Wenn es an der Zeit ist, einen Job mit Sprachwissenschaftlern mit Herausforderungen in Bezug auf Zeitzonen und einem nicht-quantitativen Ansatz zu besetzen, wird es zu einem Glücksspiel.

Oft ist der bevorzugte Linguist für diese Projektmanagementgruppe nicht verfügbar. Entweder bitten sie den Übersetzer, eine größere Arbeitsbelastung zu übernehmen (was zwangsläufig die Qualität beeinflusst), oder sie müssen einen nicht bevorzugten Übersetzer wählen, was ein größeres Projektrisiko darstellt. In einer Welt, in der Entscheidungen auf Heuristiken, Verallgemeinerungen, Ruf und Vorurteilen wie "sie sind unglaublich" oder "sie haben eine so schlechte Einstellung" basieren, ist es nahezu unmöglich, gute und konsistente Entscheidungen zu treffen. Sie bitten entweder den Übersetzer, eine größere Arbeitsbelastung zu übernehmen (was zwangsläufig die Qualität beeinflusst), oder sie müssen sich mit einem nicht vertrauenswürdigen Übersetzer zufriedengeben, was ein größeres Projektrisiko darstellt. In einer Welt, in der Entscheidungen auf Heuristiken, Verallgemeinerungen, Ruf und Vorurteilen wie "sie sind unglaublich" oder "sie haben eine so schlechte Einstellung" basieren, ist es nahezu unmöglich, gute und konsistente Entscheidungen zu treffen. Projektmanager arbeiten entweder in enger Symbiose mit einigen vertrauenswürdigen Linguisten oder sie arbeiten mit Personen zusammen, die kaum Erfahrung vorweisen können, um Glaubwürdigkeit zu gewährleisten. Und selbst die glaubwürdigen Übersetzer arbeiten oft auf den Dämpfen vergangener Erfolge anstatt auf aktuellen Anerkennungen und Leistungen. Und selbst die glaubwürdigen Übersetzer arbeiten oft mit den Überresten vergangener Erfolge anstatt mit aktuellen Anerkennungen und Leistungen.

Schlüsselindikatoren

Wir haben dies durch die Entwicklung eines einzigartig quantitativen Ansatzes zur Leistung und Qualität der Übersetzung überwunden, basierend auf unserem LEI (Localization Efficiency Index), der misst, wie viel Arbeit eine Satz nach der Übersetzung benötigt, um marktfähig zu werden. Dazu gehören Levenstein-Edit-Abstände von maschinellen Übersetzungen, die Zeit, die für jeden Satz aufgewendet wird, Kundenzufriedenheitsumfragen und andere relevante Datenpunkte, die es unserer Plattform ermöglichen, nicht nur darüber nachzudenken, wer gut ist, sondern auch am wahrscheinlichsten zu einem bestimmten Zeitpunkt gut bei einer bestimmten Übersetzungsaufgabe zu performen, basierend auf Parametern wie Fachgebiet, Ton und Übersetzer-Track-Record.

Aber das ist noch nicht alles. Der wohl schädlichste Aspekt des traditionellen Ansatzes besteht darin, dass der hohe Overhead, der erforderlich ist, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, von jemandem bezahlt werden muss. Dieser Jemand ist der Übersetzer, der in der Regel zu niedrigeren Preisen arbeiten muss, um mehr Volumen und ein vorhersehbares Einkommen zu erhalten. Dieser Austausch führt dazu, dass Übersetzer schneller arbeiten müssen, um ihr gewünschtes Einkommensniveau zu erreichen, was bedeutet, dass sie weniger wahrscheinlich die Zeit und Aufmerksamkeit aufbringen können, die für Exzellenz erforderlich ist. Es ist schwer, die Extra-Meile zu gehen, wenn die Miete auf dem Spiel steht.

Unser Plattform-Ansatz, der die Betriebskosten minimiert, ermöglicht es Übersetzern, ihre Preise festzulegen und sie werden berechtigt, Aufträge anzunehmen, sofern sie technisch kompetent sind und sich im Rahmen der grundlegenden Angebot-Nachfrage-Marktparameter befinden. Das mag wie ein Detail erscheinen, aber es macht den Unterschied zwischen Tag und Nacht aus. Mit all der Technologie, die wir einbringen, sind Übersetzer immer noch die Stars der Show. Es ist ihr Talent, ihre Kreativität, Improvisation und ihr Vordenken, das den Unterschied zwischen Übersetzungen ausmacht, die langweilig sind, und solchen, die Ihre Marke wirklich repräsentieren.

Schlussfolgerung

Traditionelle Ansätze führen zu traditionellen Ergebnissen. Unserer Meinung nach liegt es an uns, traditionelle Ansätze abzulehnen, die von der grundlegenden Überzeugung getrieben werden, dass wir es besser machen können, dass wir es besser machen müssen. Wir haben keine Übersetzungsplattform entwickelt, weil wir dachten, dass es cool klingt. Wir haben unsere Plattform entwickelt, um diese Schlüsselfrage zu beantworten: Was ist der effektivste Weg, um kostengünstige Übersetzungen für unsere Kunden vorhersehbar zu liefern? Es ist nichts falsch daran, sich an bekannte Muster und Beziehungen zu halten, aber es ist auch nichts falsch daran, die Grenzen auszuloten und zu sehen, wohin das führen kann.

Eine gut geölte altmodische Übersetzungsagentur kann jederzeit eine schlecht verwaltete Übersetzungsplattform übertreffen. In unserer Meinung gibt es keine einheitliche Perspektive. Aber wenn es darum geht, mit Content-Management-Systemen, Connectors, kontinuierlicher Lokalisierung und Produktivitätssteigerung zu arbeiten, kann nichts das Potenzial einer gut geölten Plattform schlagen, wenn Ihr Ziel darin besteht, die Produktion von mehrsprachigen Inhalten, Produktivität und globale Kundenbindung zu maximieren.