Old School Agency vs. Plataforma de traducción

Comencemos definiendo qué es una agencia de traducción, ya que la plataforma de traducción es la evolución digital de la agencia.

Una agencia de traducción es una organización que recibe archivos en un idioma y los entrega en uno o varios idiomas traducidos.

Las agencias de traducción suelen estar impulsadas por herramientas y personas. La mayoría de las agencias de traducción tienen a los gestores de proyectos y traductores en su núcleo, con los gestores de proyectos haciendo estimaciones de precio, comunicándose con los clientes y asignando tareas a los traductores.

A medida que las agencias crecen, se van dotando de personal en todas las áreas de apoyo, incluyendo pero no limitado a la gestión de cuentas, la gestión de proveedores, la gestión de calidad, la arquitectura de soluciones, la tecnología, el cumplimiento, lo legal y cualquier otro equipo que pueda agregar valor a la misión general de entregar traducciones de alta calidad.

En cuanto a las herramientas, la mayoría de las agencias de traducción trabajan con herramientas de terceros. Su conjunto principal de herramientas está compuesto por un sistema de gestión empresarial como Plunet o XTRF, y un sistema de gestión de traducción como Memsource, XTM, MemoQ o Trados.

Las agencias más tecnológicamente desarrolladas suelen tener también sus propios conectores que utilizan puntos finales de API disponibles para optimizar las integraciones del sistema y el flujo de trabajo. El software de gestión empresarial realiza un seguimiento de los clientes, cotizaciones, proveedores, colocaciones de trabajo, pagos a los traductores, facturación y otros componentes relevantes de los procesos de traducción.

Los TMS (Sistemas de Gestión de Traducción) proporcionan el entorno de CAT (Traducción Asistida por Ordenador) para sus traductores y gestores de proyectos. Los TMS suelen almacenar las memorias de traducción y las bases terminológicas específicas del cliente y proporcionar a los traductores herramientas clave de productividad como corrector ortográfico y verificadores de calidad.

Entonces, en un flujo de trabajo típico, una agencia de traducción:

1. Recibir archivos de un cliente (ya sea a través de su portal, sistemas de transferencia de archivos o correo electrónico).
2. Haga que un gerente de proyecto descargue estos archivos y los cargue en su TMS
3. Ejecute el análisis e importe el análisis en el BMS (sistema de gestión empresarial)
4. Importe el análisis en el BMS
5. Agregue manualmente los elementos de línea que deben incluirse en la cotización (como Gestión de Proyectos o Publicación en Escritorio)
6. Verifique la integridad de la cotización
7. Descargue la cotización
8. Envíe la cotización al cliente
9. Espere la aprobación del cliente
10. Comuníquese con los traductores para verificar su disponibilidad
11. Asigne el trabajo a los traductores
12. Gestione las consultas filtrando las preguntas de los traductores y transmitiéndolas al cliente
13. Espere a que la traducción esté completa y asigne el trabajo a los revisores
14. Complete los pagos a los traductores y revisores y proporcione una orden de compra
15. Envíe los archivos para procesos adicionales como publicación en escritorio, control de calidad
16. Espere los entregables
17. Verifique los activos finales
18. Prepare la entrega
19. Realice la entrega utilizando sistemas de transferencia de archivos o correo electrónico
20. Confirme manualmente la recepción segura
21. Facture
22. Maneje los comentarios del cliente

Esto es un procedimiento operativo estándar (SOP). Puede volverse más detallado y complejo con mayor detalle y gestión de excepciones. Pero el punto principal de preocupación para nosotros con respecto a este proceso es que es:

Propenso a errores

Con tantos pasos manuales, es natural olvidar agregar un ítem, agregarlo incorrectamente, olvidar un idioma de destino, dejar caer un archivo, etc... cada entrada manual es una oportunidad para cometer errores y contamos con docenas de puntos de contacto de entrada manual incluso en los proyectos más simples. Puedes mejorar aún más el proceso con más controles para mitigar errores, pero tu proceso se volverá dolorosamente lento para minimizar errores.

Lento

Se pierde tiempo con cada paso manual.  Muchos pasos requieren la respuesta de alguien o su participación activa para pasar al siguiente paso.  No hay casi ninguna posibilidad de automatización real y los intervalos de tiempo entre cada etapa se acumulan.

Requiere una gran cantidad de recursos 

Con tanto trabajo manual, la gestión de proyectos tiene una capacidad limitada para lidiar con grandes cargas de trabajo, ya que se estresarán, trabajarán en exceso y cometerán más errores cuando la carga de trabajo alcance su punto máximo. Esta configuración requiere muchas personas en diferentes posiciones para garantizar la elasticidad del equipo necesaria y la capacidad de manejar la demanda que aumenta y disminuye de la noche a la mañana.

Difícil de mejorar

Es muy desafiante mejorar cuando tienes un proceso basado en pasos manuales. No importa cuánto entrenes a las personas, agregues capas y verifiques, aún no puedes abordar el cambio de manera determinista a nivel de raíz. El nivel raíz son las personas y las personas son erráticas por naturaleza (no es que no creamos en la bondad humana, pero no somos la especie más consistente)

En nuestro enfoque de plataforma, intentamos simplificar, automatizar y crear un marco tecnológico que en última instancia hace lo mismo que una agencia de traducción tradicional: documentos de entrada, documentos traducidos de salida. Pero defendemos que nuestro enfoque es mucho más predecible, rentable y rápido. ¿Cómo demonios afirmamos ser mejores, más inteligentes y más baratos? ¡Sigue leyendo... :)

Esta es la descripción general de nuestro proceso

Así que desde el principio, tomamos un proceso que requeriría al menos 22 pasos diferentes para completar un proceso de traducción y lo redujimos a 6. Eso representa una reducción del 72% en los pasos necesarios. Cada paso que se ha eliminado representa menos margen de error, mayor eficiencia del proceso y más oportunidades para mejorar continuamente el proceso.

Así que en este momento, hemos demostrado que el proceso es aparentemente el mismo, pero con menos pasos. Pero al profundizar un poco más, examinaremos cómo el proceso es radicalmente diferente desde una perspectiva paradigmática.

Cómo funciona una plataforma de traducción

Escalable

Nuestra plataforma de traducción decide en función de parámetros y algoritmos. No depende de que las personas sigan las instrucciones, reciban la capacitación correcta o obtengan el nivel adecuado de apoyo. La plataforma simplemente lo sabe. Y no es que lo sepa al azar porque un ingeniero de software decidió que fuera así.  Sabe porque hemos podido consolidar 17 años de experiencia exitosa en agencias y transformarla en software a través de capas de análisis, arquitectura y ciencia de datos.

Predecible

Nuestro proceso es predecible. No es perfecto. Pero es predecible. Si cambiamos un parámetro de estimación de precio, podemos estar 99.99% seguros de que se seguirá ese parámetro.

La estimación de precio se basa en los valores detectados por el sistema. El análisis de las memorias de traducción relevantes, la segmentación y la división están configurados globalmente para cualquier cliente, de modo que no se requiere una preparación separada para dos proyectos diferentes.

Basado en el tipo de archivo y el recuento neto de palabras (recuento de palabras sin contar repeticiones, frases no traducibles y coincidencias de memoria de traducción almacenadas), Bureau Works puede proporcionar una cotización al instante para más de 22 tipos de archivos. Todavía no podemos ofrecer este nivel de automatización para archivos multimedia complejos como videos y e-Learning, pero nuestra estimación de precio automatizada cubre más del 90% del proceso.

Gestión de proyectos

Esta es la belleza de la gestión de proyectos basada en excepciones. En lugar de gastar tiempo y atención en cosas que no requieren tiempo y atención, nuestra plataforma permite a nuestros ingenieros centrarse en las cosas que sí requieren su atención, como proyectos de eLearning complejos, incorporación de clientes y configuración inicial de perfiles de clientes, análisis de datos y otras actividades que generan un ROI más relevante tanto para nosotros como proveedores de servicios como para usted, nuestro cliente.

No se pierde tiempo entre la presentación de archivos y la cotización. Esto puede no parecer mucho, pero observamos en toda la industria que a veces se pierden hasta 2 o 3 días hábiles en la estimación de precios entre la gestión de proyectos y las partes interesadas. En el mundo actual, ese tipo de ineficiencia temporal tiene un costo progresivamente prohibitivo. No es solo que el tiempo es dinero. El tiempo es la diferencia entre lograrlo o fracasar en el camino.

Colocación laboral

A medida que avances en el proceso, las ineficiencias de tiempo y gestión de una agencia tradicional solo aumentarán.

Cuando llega el momento de colocar un trabajo con lingüistas con desafíos de zona horaria y un enfoque no cuantitativo, se convierte en un proceso de prueba y error.

A menudo, el lingüista de confianza para ese grupo de gestión de proyectos no está disponible. Ya sea que supliquen al traductor que asuma una carga de trabajo mayor (lo que inevitablemente afecta la calidad) o que tengan que recurrir a un traductor no habitual, lo que representa un mayor riesgo para el proyecto. En un mundo donde la toma de decisiones se basa en heurísticas, generalizaciones, reputación y prejuicios como "son increíbles" o "tienen una actitud tan mala", tomar decisiones consistentes y acertadas es casi imposible.

Los Gerentes de Proyecto trabajan en una estrecha simbiosis con unos pocos lingüistas de confianza o están en tierra de nadie trabajando con personas con un historial muy limitado para garantizar la credibilidad. E incluso los traductores confiables a menudo trabajan con los logros pasados en lugar de los créditos y logros recientes.

Indicadores clave

Superamos esto desarrollando un enfoque cuantitativo único para el rendimiento y la calidad de la traducción basado en nuestro Índice de Eficiencia de Localización (LEI), que mide cuánto trabajo requiere una oración después de la traducción para estar listo para el mercado, distancias de edición de Levenstein de los datos de traducción automática, tiempo invertido en cada oración, encuestas de satisfacción del cliente y otros puntos de datos relevantes que permiten a nuestra plataforma no solo pensar en quién es bueno, sino predecir quién es más probable que tenga un buen desempeño en cualquier tarea de traducción específica en un momento dado, basado en parámetros como el tema, el tono y el historial del traductor.

Pero eso no es todo. Quizás el aspecto más perjudicial del enfoque tradicional es que los altos costos necesarios para mantener las luces encendidas requieren que alguien los pague. Esa persona suele ser el traductor, quien se ve presionado a trabajar a tarifas más bajas a cambio de más volumen y un ingreso predecible. Este intercambio hace que los traductores tengan que trabajar más rápido para alcanzar su nivel deseado de ingresos, lo que significa que es menos probable que dediquen el tiempo y la atención necesarios para producir excelencia. Es difícil ir más allá cuando tu alquiler está en juego.

Nuestra plataforma de enfoque que minimiza los gastos generales permite a los traductores establecer sus tarifas y ser elegibles para tomar trabajos siempre y cuando sean considerados técnicamente competentes y estén dentro de los parámetros básicos de oferta y demanda. Esto puede parecer un detalle, pero marca la diferencia entre la noche y el día. Con toda la tecnología que aportamos, los traductores siguen siendo las estrellas del espectáculo. Es su talento, creatividad, improvisación y liderazgo intelectual lo que marca la diferencia entre traducciones mediocres y traducciones que realmente representan tu marca.

Conclusión

Los enfoques tradicionales conducen a resultados tradicionales. En nuestra opinión, creemos que depende de nosotros no aceptar enfoques tradicionales impulsados por la creencia fundamental de que podemos hacerlo mejor, que debemos hacerlo mejor. No desarrollamos una plataforma de traducción porque pensamos que sonaba como algo genial.  Desarrollamos nuestra plataforma en un intento de responder a esta pregunta clave: ¿cuál es la forma más efectiva de entregar traducciones rentables de manera predecible para nuestros clientes? Aunque no hay nada de malo en seguir patrones y relaciones conocidos, tampoco hay nada de malo en empujar los límites y ver a dónde te puede llevar.

Una agencia de traducción bien organizada y tradicional puede superar a una plataforma de traducción mal gestionada en cualquier momento. No hay perspectivas únicas en nuestra opinión. Pero cuando se trata de trabajar con sistemas de gestión de contenido, conectores, localización continua y optimización de la productividad, nada puede superar el potencial de una plataforma bien organizada si tu objetivo es maximizar la producción de contenido multilingüe, la productividad y la participación global de los clientes.