Agência Old School vs. Plataforma de tradução

Vamos começar definindo o que é uma agência de tradução, já que a plataforma de tradução é a evolução digital da agência.

Uma agência de tradução é uma organização que recebe arquivos em um idioma e os entrega em um ou vários idiomas traduzidos.

Agências de tradução são tipicamente impulsionadas por ferramentas e pessoas. A maioria das agências de tradução tem gerentes de projetos e tradutores como base, com os gerentes de projetos fazendo orçamentos, se comunicando com os clientes e atribuindo tarefas aos tradutores.

À medida que as agências crescem, elas se tornam mais equipadas em todas as áreas de suporte, incluindo, mas não se limitando a gerenciamento de contas, gerenciamento de fornecedores, gerenciamento de qualidade, arquitetura de soluções, tecnologia, conformidade, jurídico e qualquer outra equipe que possa agregar valor à missão geral de fornecer traduções de alta qualidade.

No que diz respeito às ferramentas, a maioria das agências de tradução trabalha com ferramentas de terceiros. Sua principal ferramenta é composta por um sistema de gestão empresarial como Plunet ou XTRF, e um sistema de gestão de tradução como Memsource, XTM, MemoQ ou Trados.

Agências mais desenvolvidas tecnologicamente geralmente terão seus conectores também, que utilizam pontos de extremidade de API disponíveis para otimizar integrações de sistemas e fluxo de trabalho. O software de gestão empresarial acompanha clientes, orçamentos, fornecedores, colocação de trabalhos, pagamentos de tradutores, faturamento e outros componentes relevantes dos processos de tradução.

Os TMS (Sistemas de Gerenciamento de Tradução) fornecem o ambiente de CAT (Tradução Assistida por Computador) para seus tradutores e gerentes de projeto. O TMS geralmente armazenará as memórias de tradução e bases terminológicas específicas do cliente e fornecerá aos tradutores ferramentas-chave de produtividade, como verificação ortográfica e verificadores de controle de qualidade.

Então, em um fluxo de trabalho típico, uma agência de tradução irá:

1. Receber arquivos de um cliente (seja através do portal deles, sistemas de transferência de arquivos ou e-mail).
2. Peça a um gerente de projeto para baixar esses arquivos e enviá-los para o TMS
3. Execute a análise e importe-a para o BMS (sistema de gerenciamento de negócios)
4. Importe a análise para o BMS
5. Adicione manualmente os itens que precisam ser incluídos no orçamento (como Gerenciamento de Projeto ou Editoração Eletrônica)
6. Verifique a integridade do orçamento
7. Baixe o orçamento
8. Envie o orçamento para o cliente
9. Aguarde a aprovação do cliente
10. Entre em contato com os tradutores para verificar a disponibilidade
11. Atribua o trabalho aos tradutores
12. Gerencie as perguntas dos tradutores filtrando-as e transmitindo-as ao cliente
13. Aguarde a conclusão da tradução e atribua o trabalho aos revisores
14. Preencha o valor a ser pago aos tradutores e revisores e forneça um PO a eles
15. Envie os arquivos para processos adicionais, como editoração eletrônica, controle de qualidade
16. Aguarde a entrega dos resultados
17. Verifique os ativos finais
18. Prepare a entrega
19. Entregue usando sistemas de transferência de arquivos ou e-mail
20. Confirme manualmente o recebimento seguro
21. Fature
22. Lide com o feedback do cliente

Isso é um procedimento operacional padrão (SOP). Pode se tornar mais granular e complexo com maior detalhamento e gerenciamento de exceções. Mas o ponto principal de preocupação para nós em relação a esse processo é que ele é:

Propenso a erros

Com tantas etapas manuais, é natural esquecer de adicionar um item, adicionar um incorretamente, esquecer um idioma de destino, deixar cair um arquivo, etc... cada entrada manual é uma oportunidade para erro e contamos dezenas de pontos de contato de entrada manual, mesmo nos projetos mais simples. Você pode aprimorar ainda mais o processo com mais verificações e controles para mitigar erros, mas seu processo se tornará dolorosamente lento para minimizar erros.

Lento

Tempo é perdido a cada passo manual. Tantas etapas exigem a resposta de alguém ou o envolvimento ativo para avançar para a próxima etapa. Há pouco ou nenhum potencial real de automação e os intervalos de tempo entre cada estágio se acumulam.

Requer um grande esforço adicional  

Com tanto trabalho manual, a Gestão de Projetos tem capacidade limitada para lidar com grandes cargas de trabalho, pois ficarão estressados, sobrecarregados e cometerão mais erros quando a carga de trabalho atingir o pico. Essa configuração requer muitas pessoas em diferentes posições para garantir a elasticidade da equipe necessária e a capacidade de lidar com a demanda que aumenta e diminui durante a noite.

Difícil de melhorar em

É muito desafiador melhorar quando você tem um processo baseado em etapas manuais. Não importa o quanto você treine as pessoas, adicione camadas e faça verificações cruzadas, ainda assim você não pode abordar deterministicamente a mudança em um nível fundamental. O nível raiz é composto por pessoas e as pessoas são imprevisíveis por natureza (não que não acreditemos na bondade humana, mas não somos a espécie mais consistente)

Em nossa abordagem de plataforma, tentamos simplificar, automatizar e criar um arcabouço tecnológico que, em última instância, faz o mesmo que uma agência de tradução tradicional: documentos entram, documentos traduzidos saem. Mas defendemos que nossa abordagem é muito mais previsível, econômica e rápida. Como diabos nós afirmamos ser melhores, mais inteligentes e mais baratos? Continue lendo... :)

Esta é a visão geral do nosso processo

Então, logo de cara, pegamos um processo que levaria pelo menos 22 etapas diferentes para concluir um processo de tradução e reduzimos para 6. Isso representa uma redução de 72% nas etapas necessárias. Cada etapa que foi subtraída representa menos margem para erros, maior eficiência do processo e mais oportunidades para melhorar continuamente o processo.

Então, no momento, mostramos que o processo é aparentemente o mesmo, mas com menos etapas. Mas ao olhar um pouco mais a fundo, examinaremos como o processo é completamente diferente de uma perspectiva paradigmática.

Como uma plataforma de tradução funciona

Escalável

Nossa plataforma de tradução decide com base em parâmetros e algoritmos. Não depende de as pessoas seguirem instruções, receberem o treinamento adequado ou obterem o nível correto de apoio. A plataforma simplesmente sabe. E não é que ele sabe aleatoriamente porque um engenheiro de software decidiu que fosse assim. Ele sabe porque conseguimos consolidar 17 anos de experiência bem-sucedida em agências e transformá-la em software por meio de camadas de análise, arquitetura e ciência de dados.

Previsível

Nosso processo é previsível. Não é perfeito. Mas é previsível. Se alterarmos um parâmetro de cotação, podemos ter 99,99% de certeza de que o parâmetro será seguido.

A cotação é baseada nos valores detectados pelo sistema. A análise em relação às memórias de tradução relevantes, segmentação e divisão são todas configuradas globalmente para qualquer cliente específico, de modo que nenhum dois projetos diferentes exijam preparação separada.

Com base no tipo de arquivo e na contagem líquida de palavras (contagem de palavras desconsiderando repetições, frases não traduzíveis e correspondências na memória de tradução), a Bureau Works pode fornecer um orçamento instantâneo para mais de 22 tipos de arquivos. Ainda não conseguimos oferecer esse nível de automação para arquivos multimídia complexos, como vídeos e e-Learning, mas nossa automação de cotação cobre mais de 90% do processo.

Gerenciamento de Projetos

Esta é a beleza do gerenciamento de projetos baseado em exceções. Em vez de gastar tempo e atenção preciosos em coisas que não exigem tempo e atenção, nossa plataforma permite que nossos engenheiros concentrem seu tempo nas coisas que realmente exigem sua atenção, como projetos complexos de eLearning, integração de clientes e configuração inicial do perfil do cliente, análise de dados e outras atividades que geram um ROI mais relevante tanto para nós como provedor de serviços quanto para você, nosso cliente.

Não há tempo perdido entre a submissão do arquivo e o orçamento. Isso pode não parecer muito, mas observamos em toda a indústria que às vezes são perdidos de 2 a 3 dias úteis em cotações de ida e volta entre a gestão de projetos e as partes interessadas. No mundo de hoje, esse tipo de ineficiência de tempo tem um custo progressivamente proibitivo. Não é apenas que tempo é dinheiro. O tempo é a diferença entre conseguir ou fracassar ao longo do caminho.

Colocação Profissional

À medida que você avança no processo, as ineficiências de tempo e gerenciamento de uma agência tradicional só aumentarão.

Quando chega a hora de colocar um trabalho com linguistas com desafios de fuso horário e uma abordagem não quantitativa, torna-se um processo de tentativa e erro.

Frequentemente, o linguista de referência para aquele grupo de gerenciamento de projetos está indisponível. Eles imploram ao tradutor para assumir uma carga de trabalho maior (o que inevitavelmente afeta a qualidade) ou eles têm que optar por um tradutor não confiável, o que representa um maior risco para o projeto. Em um mundo onde a tomada de decisão é baseada em heurísticas, generalizações, reputação e preconceitos como "eles são incríveis" ou "eles têm uma atitude tão ruim", tomar boas decisões consistentes é quase impossível.

Os Gerentes de Projeto estão trabalhando em uma estreita simbiose com alguns linguistas confiáveis ou estão em algum lugar remoto trabalhando com pessoas com um histórico muito pequeno para garantir credibilidade. E até mesmo os tradutores confiáveis muitas vezes estão trabalhando com base em glórias passadas em vez de créditos e conquistas recentes.

Indicadores-chave

Superamos isso desenvolvendo uma abordagem quantitativa única para o desempenho e qualidade da tradução com base em nosso Índice de Eficiência de Localização (LEI), que mede quanto trabalho uma frase requer após a tradução para se tornar pronta para o mercado, distâncias de edição de Levenstein a partir de alimentações de tradução de máquina, tempo gasto em cada frase, pesquisas de satisfação do cliente e outros pontos de dados relevantes que permitem à nossa plataforma não apenas pensar em quem é bom, mas prever quem tem mais probabilidade de ter um bom desempenho em uma tarefa de tradução específica com base em parâmetros como assunto, tom e histórico do tradutor.

Mas isso não é o fim disso. Talvez o aspecto mais prejudicial da abordagem tradicional seja que o alto custo necessário para manter as luzes acesas requer que alguém pague por isso. Essa pessoa é o tradutor que geralmente é pressionado a trabalhar com taxas mais baixas em troca de mais volume e renda previsível. Essa troca resulta em tradutores tendo que trabalhar mais rápido para alcançar seu nível desejado de renda, o que significa que eles são menos propensos a dedicar o tempo e a atenção necessários para produzir excelência. É difícil ir além quando o aluguel está em jogo.

Nossa plataforma abordagem que minimiza custos extras permite que os tradutores definam suas taxas e se tornem elegíveis para assumir trabalhos, desde que sejam considerados tecnicamente competentes e estejam dentro dos parâmetros básicos de oferta e demanda do mercado. Isso pode parecer um detalhe, mas é a diferença entre dia e noite. Com toda a tecnologia que trazemos para a mesa, os tradutores ainda são as estrelas do show. É o talento, a criatividade, a improvisação e a liderança de pensamento deles que fazem a diferença entre traduções que são sem graça e traduções que realmente representam sua marca.

Conclusão

Abordagens tradicionais levam a resultados tradicionais. Em nossa opinião, acreditamos que cabe a nós não aceitar abordagens tradicionais impulsionadas pela crença fundamental de que podemos fazer melhor, que devemos fazer melhor. Não desenvolvemos uma plataforma de tradução porque achamos que parecia uma coisa legal. Desenvolvemos nossa plataforma na tentativa de responder a esta pergunta-chave: qual é a maneira mais eficaz de fornecer traduções com custo-benefício previsível para nossos clientes. Embora não haja nada de errado em seguir padrões e relacionamentos conhecidos, não há nada de errado em ir além dos limites e ver até onde isso pode te levar.

Uma agência de tradução bem estruturada e eficiente pode superar uma plataforma de tradução mal gerenciada a qualquer momento. Não existem perspectivas únicas em nossa opinião. Mas quando se trata de trabalhar com sistemas de gerenciamento de conteúdo, conectores, localização contínua e aumento da produtividade, nada pode superar o potencial de uma plataforma bem estruturada se o seu objetivo é maximizar a produção de conteúdo multilíngue, produtividade e engajamento global do cliente.

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