Iniziamo definendo cos'è un'agenzia di traduzioni poiché la piattaforma di traduzione è l'evoluzione digitale dell'agenzia.
Un'agenzia di traduzioni è un'Organizzazione che riceve file in una lingua e li consegna in una o più lingue tradotte.
Le agenzie di traduzione sono tipicamente alimentate da strumenti e persone. La maggior parte delle agenzie di traduzione ha responsabili di progetto e traduttori al loro centro, con i responsabili di progetto che si occupano della preventivazione, del contatto con i clienti e dell'assegnazione dei compiti ai traduttori.
Man mano che le agenzie crescono, aumentano il personale in tutte le aree di supporto, inclusi ma non limitati a gestione degli account, gestione dei fornitori, gestione della qualità, architettura delle soluzioni, tecnologia, conformità, legale e qualsiasi altro team che possa aggiungere valore alla missione complessiva di fornire traduzioni di alta qualità.
Per quanto riguarda gli strumenti, la maggior parte delle agenzie di traduzione lavora con strumenti di terze parti. Il loro strumento principale è composto da un sistema di gestione aziendale come Plunet o XTRF, e un sistema di gestione delle traduzioni come Memsource, XTM, MemoQ o Trados.
Le agenzie più tecnologicamente sviluppate avranno tipicamente anche i loro Connettori che utilizzano gli endpoint API disponibili per ottimizzare le integrazioni di sistema e il flusso di lavoro. Il software di gestione aziendale tiene traccia di clienti, preventivi, fornitori, collocamenti di lavoro, pagamenti dei Traduttori, fatturazione e altri componenti rilevanti dei processi di traduzione.
I TMS (Translation Management Systems) forniscono l'ambiente CAT (Computer Assisted Translation) per i loro traduttori e responsabili di progetto. Il TMS di solito memorizza le memorie di traduzione specifiche del cliente e le basi terminologiche e fornisce ai traduttori strumenti di produttività principali come il controllo ortografico e i verificatori QA.
Quindi, in un flusso di lavoro tipico, un'agenzia di traduzioni farà:
- Ricevere file da un cliente (attraverso il loro portale, sistemi di trasferimento file o email).
- Fai scaricare al project manager questi file e caricali nel loro TMS
- Esegui l'analisi e importa l'analisi nel BMS (sistema di gestione aziendale)
- Importa l'analisi nel BMS
- Aggiungi manualmente le voci di linea che devono essere incluse nel preventivo (come Gestione del Progetto o Desktop Publishing)
- Controlla l'integrità del preventivo
- Scarica il preventivo
- Invia il preventivo al cliente
- Attendi l'approvazione del cliente
- Contatta i traduttori per verificare la disponibilità
- Assegna il lavoro ai traduttori
- Gestisci la gestione delle query filtrando le domande dei traduttori e inoltrandole al cliente
- Attendi che la traduzione sia completata e assegna il lavoro ai revisori
- Compila gli importi da pagare ai traduttori e ai revisori e fornisci loro un PO
- Invia i file per ulteriori processi come desktop publishing, QA
- Attendi i deliverable
- Controlla i beni finali
- Prepara la consegna
- Consegna utilizzando sistemi di trasferimento file o email
- Conferma manualmente la ricezione sicura
- Fattura
- Gestisci il feedback del cliente
Questa è la SOP. Può diventare più granulare e complesso con maggiori dettagli e gestione delle eccezioni. Ma il principale punto di preoccupazione per noi riguardo a questo processo è che è:
Incline all'errore
Con così tanti passaggi manuali è naturale dimenticare di aggiungere una voce, aggiungerne una in modo errato, dimenticare una lingua di destinazione, perdere un file, ecc... ogni singolo inserimento manuale è un'opportunità per l'errore e contiamo dozzine di punti di contatto di inserimento manuale anche nei progetti più semplici. Puoi migliorare ulteriormente il processo con più verifiche e controlli per mitigare gli errori, ma il tuo processo diventerà dolorosamente lento per ridurre al minimo gli errori.
Slow
Il tempo si perde ad ogni passaggio manuale. Molti passaggi richiedono la risposta o l'impegno attivo di qualcuno per passare al passaggio successivo. C'è poco o nessun reale potenziale di Automazione e i tempi morti tra ogni fase si sommano.
Richiede un grande costo fisso
Con così tanto lavoro manuale, il Project Management ha una capacità limitata di gestire carichi di lavoro elevati poiché diventeranno stressati, sovraccarichi e commetteranno più errori quando il carico di lavoro raggiunge il picco. Questa configurazione richiede molte persone in diverse posizioni per garantire l'elasticità del team necessaria e la capacità di gestire la domanda che aumenta e diminuisce durante la notte.
Difficile da migliorare
È molto impegnativo migliorare quando si dispone di un processo basato su passaggi manuali. Non importa quanto addestri le persone, aggiungi livelli e controlli incrociati, non puoi comunque affrontare il cambiamento a un livello fondamentale in modo deterministico. Il livello di base è costituito da persone e le persone sono per natura imprevedibili (non che non crediamo nella bontà umana, ma non siamo la specie più coerente)
Nel nostro approccio alla piattaforma, abbiamo cercato di semplificare, automatizzare e creare un framework tecnologico che alla fine faccia lo stesso di una vecchia agenzia di traduzioni: documenti in entrata, documenti tradotti in uscita. Ma noi sosteniamo che il nostro approccio è molto più prevedibile, economico e veloce. Come diavolo possiamo affermare di essere migliori, più intelligenti e più economici? Continua a leggere... :)
Questa è la panoramica del nostro processo
Quindi, giusto dall'inizio, abbiamo preso un processo che avrebbe richiesto almeno 22 passaggi diversi per completare un processo di traduzione e lo abbiamo ridotto a 6. Si tratta di una riduzione del 72% dei passaggi necessari. Ogni passaggio che è stato sottratto rappresenta meno spazio per gli errori, maggiore efficienza del processo e maggiori opportunità per migliorare continuamente il processo.
Quindi, giusto ora, abbiamo dimostrato che il processo è apparentemente lo stesso, ma con meno passaggi. Ma guardando un po' più a fondo, esamineremo come il processo sia radicalmente diverso da una prospettiva paradigmatica.
Come funziona una piattaforma di traduzione
Scalabile
La nostra piattaforma di traduzione decide in base a parametri e algoritmi. Non dipende dalle persone che seguono le istruzioni, ricevono il giusto addestramento o ottengono il livello corretto di supporto. La piattaforma lo sa e basta. E non è che lo sappia a caso perché un ingegnere del software ha deciso che fosse così. Lo sa perché siamo stati in grado di consolidare 17 anni di esperienza di agenzia di successo e trasformarla in software attraverso livelli di analisi, architettura e scienza dei dati.
Prevedibile
Il nostro processo è prevedibile. Non è perfetto. Ma è prevedibile. Se modifichiamo un parametro di preventivazione, possiamo essere sicuri al 99,99% che quel parametro verrà seguito.
La preventivazione si basa su valori rilevati dal sistema. L'analisi rispetto alle memorie di traduzione pertinenti, la segmentazione e la separazione sono tutte configurate a livello globale per qualsiasi cliente, in modo che nessun due progetti diversi richiedano una preparazione separata.
In base al tipo di file e al conteggio netto delle parole (conteggio delle parole che esclude ripetizioni, frasi non traducibili e corrispondenze memorizzate nella memoria di traduzione), Bureau Works può fornire un preventivo istantaneo per oltre 22 tipi di file. Non siamo ancora in grado di fornire questo livello di automazione per file multimediali complessi come video ed e-Learning, ma la nostra automazione di preventivazione copre più del 90% del processo.
Project Management
Questo è il bello della gestione dei progetti basata sulle eccezioni. Invece di spendere tempo e attenzione preziosi su cose che non richiedono tempo e attenzione, la nostra piattaforma consente ai nostri ingegneri di concentrare il loro tempo su ciò che richiede la loro attenzione, come progetti complessi di eLearning, onboarding dei clienti e configurazione iniziale del profilo cliente, analisi dei dati e altre attività che generano un ROI più rilevante sia per noi come fornitore di servizi che per te, nostro cliente.
Non c'è tempo perso tra l'invio del file e il preventivo. Questo potrebbe non sembrare molto, ma osserviamo che nel settore a volte si perdono fino a 2 o 3 giorni lavorativi nella preventivazione tra la gestione del progetto e le parti interessate. Nel mondo di oggi, questo tipo di inefficienza del tempo ha un costo progressivamente proibitivo. Non è solo che il tempo è denaro. Il tempo fa la differenza tra farcela o fallire lungo la strada.
Collocamento Lavorativo
Man mano che si procede nel processo, le inefficienze di tempo e gestione di un'agenzia vecchio stile cresceranno solo.
Quando arriva il momento di assegnare un lavoro ai linguisti con sfide di fuso orario e un approccio non quantitativo, diventa un processo aleatorio.
Spesso il linguista di riferimento per quel gruppo di gestione del progetto non è disponibile. Implorano il traduttore di assumere un carico di lavoro maggiore (che inevitabilmente impatta sulla qualità) oppure devono optare per un traduttore non abituale, il che rappresenta un rischio maggiore per il progetto. In un mondo in cui il processo decisionale si basa su euristiche, generalizzazioni, reputazione e pregiudizi come "sono fantastici" o "hanno un atteggiamento così cattivo", prendere decisioni buone e coerenti è quasi impossibile.
I Responsabili di progetto lavorano in stretta simbiosi con alcuni linguisti fidati oppure si trovano in un territorio sconosciuto a collaborare con persone con pochissima esperienza per garantire credibilità. E anche i traduttori credibili spesso lavorano sui fumi della gloria passata piuttosto che su recenti meriti e successi.
Indicatori Chiave
Abbiamo superato questo sviluppando un approccio unicamente quantitativo alla performance di traduzione e alla Qualità basato sul nostro LEI (Localization Efficiency Index) che misura quanto lavoro post-traduzione una frase richiede per diventare pronta per il mercato, le distanze di modifica di Levenstein dai feed di traduzione automatica, il tempo trascorso su ogni frase, i sondaggi di soddisfazione dei clienti e altri punti dati rilevanti che permettono alla nostra piattaforma non solo di pensare a chi è bravo, ma di prevedere chi è più probabile che esegua bene in qualsiasi momento specifico un incarico di traduzione specifico basato su parametri come l'argomento, il tono e il curriculum del Traduttore.
Ma non è finita qui. Forse l'aspetto più dannoso dell'approccio tradizionale è che i costi fissi elevati necessari per mantenere le luci accese richiedono che qualcuno li paghi. Quella persona è il traduttore che di solito viene costretto a lavorare a tariffe più basse in cambio di un volume maggiore e un reddito prevedibile. Questo scambio porta i traduttori a dover lavorare più velocemente per raggiungere il loro livello di reddito desiderato, il che significa che è meno probabile che dedichino il tempo e l'attenzione necessari per produrre eccellenza. È difficile fare il possibile quando l'affitto è a rischio.
Il nostro approccio alla piattaforma che minimizza i costi fissi consente ai traduttori di stabilire le proprie tariffe e diventano idonei a prendere lavori a condizione che siano considerati tecnicamente competenti e rientrino nei parametri di base del mercato di domanda e offerta. Questo può sembrare un dettaglio, ma è la differenza tra la notte e il giorno. Con tutta la tecnologia che portiamo in tavola, i traduttori sono ancora le stelle dello spettacolo. È il loro talento, creatività, improvvisazione e leadership di pensiero che fa la differenza tra traduzioni che sono banali e traduzioni che rappresentano veramente il tuo Marchio.
Conclusione
Gli approcci tradizionali portano a risultati tradizionali. A nostro avviso, crediamo che spetti a noi non accettare approcci tradizionali spinti dalla convinzione fondamentale che possiamo fare meglio, che dobbiamo fare meglio. Non abbiamo sviluppato una piattaforma di traduzione perché pensavamo che suonasse come una cosa interessante. Abbiamo sviluppato la nostra piattaforma nel tentativo di rispondere a questa domanda principale: qual è il modo più efficace per fornire traduzioni economicamente vantaggiose in modo prevedibile per i nostri clienti. Anche se non c'è niente di sbagliato nell'attenersi a schemi e relazioni noti, non c'è niente di sbagliato nello spingersi oltre i limiti e vedere dove questo può portarti.
Una ben oliata agenzia di traduzioni vecchio stile può superare una piattaforma di traduzione gestita male in qualsiasi momento. A nostro avviso, non ci sono prospettive che si adattino a una soluzione unica. Ma quando si tratta di lavorare con i sistemi di gestione dei contenuti, i Connettori, la localizzazione continua e l'ottimizzazione della produttività, nulla può superare il potenziale di una piattaforma ben oliata se il tuo obiettivo è massimizzare multilingual content production, la produttività e il coinvolgimento dei clienti globali.
Unlock the power of glocalization with our Translation Management System.
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