评估翻译管理系统 (TMS) 时的8个危险信号

翻译管理系统：什么最符合您的需求？在评估TMS时可能会有潜在的警示信号，在本文中，我们根据来自我们CEO和该领域专家Gabriel Fairman的提示，讨论选择TMS时需要考虑的关键因素。

首先，值得记住我们在这里所说的 TMS。 翻译管理系统 (TMS) 是一种软件解决方案，旨在帮助企业管理本地化和翻译过程。

有许多可用的模型，这使得做出正确的决策具有挑战性。

让我们看看潜在买家在选择 TMS 时应牢记的警示信号和重要点。

#1 价格考虑

了解 TMS 的定价模式是至关重要的，因为 TMS 的收费方式可能差异很大。 一些系统按用户数量（称为“席位”）收费，而另一些系统则根据字数限制收费。 

即使在这些类别中，也可能有进一步的区别。 例如，座位可以被分类为“并发”（意味着多个用户可以同时使用系统）、“活跃”座位（仅计算活跃用户），或者只是注册用户的数量。 

类似地，字数限制可以有不同的结构——有些系统可能根据存储在翻译记忆库中的总字数收费，而其他系统可能根据处理的字数收费。

这种定价模型的复杂性使得了解您将根据具体用例支付多少费用变得至关重要。 

我们的创始人Gabriel Fairman建议潜在买家超越定价表，与TMS提供商和销售团队沟通，以更清晰地了解系统的长期成本。 

例如，如果您的企业拥有大型翻译记忆库但处理的词汇相对较少，那么基于翻译记忆库大小收费的TMS可能会很昂贵。 预先在这方面花时间可以节省金钱和麻烦。

#2 迁移是一项重大承诺

迁移到 TMS 的决定不是短期的。 Fairman 指出，企业通常希望坚持使用他们选择的 TMS 至少两年，而且通常更长。

迁移是一个重要且实际的过程，因此从一开始就做出正确的选择至关重要。 切换到新的翻译管理系统 (TMS) 可能会更加具有挑战性，尤其是当您拥有大量现有翻译项目和资产时。

在评估定价时，重要的是不仅要考虑当前成本，还要考虑该成本如何可能演变，可能需要迁移。您的业务是否会增长并需要更多用户或内容？您是否期望在未来扩展到更多语言或内容类型？在预测 TMS 的长期成本和收益时，应考虑这些因素。

#3 文件类型兼容性

另一个重要因素是 TMS 可以处理的文件类型。 

有些系统擅长管理特定文件类型，如 YAML 或 JSON 文件，但可能难以处理更常见的格式，如 DOCX 或 PPTX。 

虽然该系统可能满足您今天的需求，Fairman 警告说，本地化往往会随着时间的推移而扩大。 随着业务的增长，您可能需要处理更多种类的文件，例如 PowerPoint 演示文稿（PPTX）或 InDesign 文件（IDML）。 

能够处理多种文件格式的 TMS 将为您提供灵活性，以满足未来的需求，而无需更换系统。

#4 易用性

TMS 的易用性是另一个需要评估的关键方面。 TMS通常需要为许多不同类型的用户进行入职培训，从翻译人员和项目经理到审阅者、开发人员和品牌经理。 

如果界面不够用户友好或直观，可能会导致在您的组织中采用率不高。 现代、清新且简洁的用户界面将更好地吸引您的团队。 难以导航或看起来过时的系统不太可能被所有用户接受。

此外，易于访问也很重要。 在当今世界，基于云的系统通常优于桌面或本地解决方案，因为它们无需下载文件或访问特定服务器。 基于云的 TMS 平台消除了障碍，实现了更轻松的协作和使用。

#5 安全性

安全性是另一个需要考虑的主要因素，尤其是在使用基于云的系统时。 SOC 2 Type II 等认证确保 TMS 符合一定的安全和治理标准。

除了认证之外，检查 TMS 是否在传输期间（使用 TLS 1.2 或更高版本）和静态时加密文件也很重要。 

您还需要确保您保留数据的所有权，并且如果您决定离开平台，可以删除这些数据。 

一些 TMS 提供商以使数据难以转移到其他平台的方式构建他们的系统，这可能会导致更换系统时出现问题。 确保您的数据是可移植的，并且可以通过广泛接受的格式（如 TBX（用于词汇表）或 TMX（用于翻译记忆库））进行访问，这使您在需要时可以灵活地迁移到另一个系统。

#6 持续开发

还建议查看 TMS 的发展速度。 一些 TMS 平台已经到了不再积极添加新功能或改进的地步。

然而，在当今快节奏的技术环境中，选择一个不断发展壮大的平台至关重要。 随着人工智能和机器学习的进步，尤其是大型语言模型（LLM），拥有与这些创新保持同步的 TMS 至关重要。 

从长远来看，与您的业务一起成长并适应新技术的平台将更好地为您服务。

#7 测试和试用

我们的首席执行官 Fairman 强调了在做出最终决定之前测试 TMS 的重要性。 许多 TMS 提供商提供试用期，潜在买家可以尝试不同的场景和用例。 

这是一个宝贵的机会，可以亲身体验系统并查看它是否满足您的需求。 仅仅依赖营销材料和流行语是有风险的；亲身体验该软件将使您更清楚地了解它对您的组织的使用效果。

#8 客户支持和成功的所有权

最后，评估 TMS 提供商提供的支持水平很重要。 这里的建议是寻找能够为您的成功负责并成为真正合作伙伴的提供商。

这意味着不仅仅是向您出售一款软件并让您自己弄清楚，而是积极支持您确保该系统适用于您的业务。 客户支持在管理翻译内容中起着至关重要的作用，确保其在整个翻译工作流程中得到正确集成和维护。

注意公司的响应速度、支持质量以及其对确保您满意度的承诺。 一个好的 TMS 提供商将与您合作，以确保该软件帮助您的企业实现其目标。

关键因素总结

定价、易用性、文件兼容性、安全性、持续开发和客户支持都是需要评估的重要组成部分。 您可能还有其他方法可以添加到此列表中，但我们认为这些是基本原则。

通过彻底测试系统并考虑您当前和未来的需求，您可以做出明智的决策。 

最终，选择正确的TMS将有助于简化您的本地化流程，并为您的业务在长期中取得成功做好准备。

很大程度上取决于你团队的工作流程。 重要的是要记住根据实践经验进行规划和决策的重要性，而不仅仅依赖于营销材料。