8 Warnsignale bei der Bewertung eines Übersetzungsmanagement-Systems (TMS)

Übersetzungsmanagement-System: Was ist die beste Übereinstimmung für Ihre Bedürfnisse? Es gibt potenzielle Warnsignale bei der Bewertung eines TMS, und in diesem Artikel besprechen wir Schlüsselfaktoren, die bei der Auswahl zu berücksichtigen sind, basierend auf Tipps von unserem CEO und Spezialisten auf diesem Gebiet, Gabriel Fairman.

Zunächst einmal ist es wichtig, sich daran zu erinnern, worauf wir uns hier als TMS beziehen. Ein Übersetzungsmanagement-System (TMS) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei hilft, den Lokalisierungs- und Übersetzungsprozess zu verwalten. 

Es gibt viele Modelle, was die richtige Entscheidung herausfordernd macht. 

Sehen wir uns die Warnsignale und wichtigen Punkte an, die potenzielle Käufer bei der Auswahl eines TMS beachten sollten.

#1 Preise Überlegungen

Das Verständnis des Preismodells eines TMS ist entscheidend, da TMSs stark variieren können, wie sie berechnen. Einige Systeme berechnen die Kosten basierend auf der Anzahl der Benutzer (als "Sitze" bezeichnet), während andere basierend auf Wortgrenzen berechnen. 

Selbst innerhalb dieser Kategorien kann es weitere Unterscheidungen geben. Zum Beispiel können Sitze als "gleichzeitig" klassifiziert werden (was bedeutet, dass mehrere Benutzer das System gleichzeitig nutzen können), "aktive" Sitze (nur aktive Benutzer werden gezählt) oder einfach die Anzahl der registrierten Benutzer. 

Ähnlich können Wortlimits unterschiedlich strukturiert sein – einige Systeme können basierend auf der Gesamtanzahl der im Translation Memory gespeicherten Wörter berechnen, während andere basierend auf der Anzahl der verarbeiteten Wörter berechnen.

Dieses Maß an Komplexität in den Preisen macht es entscheidend, genau zu verstehen, wie viel Sie basierend auf Ihrem spezifischen Anwendungsfall zahlen werden. 

Unser Gründer, Gabriel Fairman, rät potenziellen Käufern, über die Preistabellen hinauszugehen und mit TMS-Anbietern und Vertriebsteams zu kommunizieren, um ein klareres Bild davon zu bekommen, wie viel das System langfristig kosten wird. 

Zum Beispiel, wenn Ihr Unternehmen über eine große Translation Memory verfügt, aber relativ wenige Wörter verarbeitet, könnte ein TMS, das basierend auf der Größe der Translation Memory berechnet, kostspielig sein. Zeit im Voraus in diesen Aspekt zu investieren, wird später Geld und Ärger sparen.

#2 Migration ist eine große Verpflichtung

Die Entscheidung, zu einem TMS zu migrieren, ist keine kurzfristige. Fairman weist darauf hin, dass Unternehmen normalerweise erwarten, mindestens zwei Jahre, oft sogar länger, bei dem TMS zu bleiben, das sie wählen.

Migration ist ein bedeutender und praxisnaher Prozess, daher ist es entscheidend, von Anfang an die richtige Wahl zu treffen. Der Wechsel zu einem neuen Übersetzungsmanagement-System (TMS) kann noch herausfordernder sein, wenn Sie eine große Menge an bestehenden Übersetzungsprojekten und Assets haben.

Bei der Bewertung der Preise ist es wichtig, nicht nur an die aktuellen Kosten zu denken, sondern auch daran, wie sich diese Kosten entwickeln könnten, was möglicherweise eine Migration erfordert. Wird Ihr Unternehmen wachsen und mehr Benutzer oder Inhalt benötigen? Erwarten Sie, in Zukunft in weitere Sprachen oder Arten von Inhalt zu expandieren? Diese Faktoren sollten berücksichtigt werden, wenn die langfristigen Kosten und Vorteile eines TMS projiziert werden.

#3 Dateitypkompatibilität

Ein weiterer wichtiger Faktor sind die Dateitypen, die ein TMS verarbeiten kann. 

Einige Systeme sind hervorragend im Umgang mit bestimmten Dateitypen, wie YAML- oder JSON-Dateien, können jedoch Schwierigkeiten mit häufigeren Formaten wie DOCX oder PPTX haben. 

Während das System heute Ihren Anforderungen entsprechen mag, warnt Fairman, dass die Lokalisierung im Laufe der Zeit tendenziell zunimmt. Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie möglicherweise eine größere Vielfalt an Dateien verwalten, wie PowerPoint-Präsentationen (PPTX) oder InDesign-Dateien (IDML). 

Ein TMS, das eine breite Palette von Dateiformaten verarbeiten kann, bietet Ihnen die Flexibilität, zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden, ohne die Systeme wechseln zu müssen.

#4 Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit eines TMS ist ein weiterer kritischer Aspekt, der bewertet werden sollte. Ein TMS erfordert oft die Einführung vieler verschiedener Arten von Benutzern, von Übersetzern und Projektmanagern bis hin zu Prüfern, Entwicklern und Markenmanagern. 

Wenn die Benutzeroberfläche nicht benutzerfreundlich oder intuitiv ist, kann dies zu einer schlechten Akzeptanz in Ihrer Organisation führen. Eine moderne, frische und saubere Benutzeroberfläche wird Ihr Team besser einbinden. Systeme, die schwer zu navigieren sind oder veraltet aussehen, werden weniger wahrscheinlich von allen Benutzern angenommen.

Darüber hinaus ist ein einfacher Zugang wichtig. In der heutigen Welt werden cloudbasierte Systeme im Allgemeinen gegenüber Desktop- oder On-Premise-Lösungen bevorzugt, da sie die Notwendigkeit beseitigen, Dateien herunterzuladen oder auf einen bestimmten Server zuzugreifen. Cloud-basierte TMS-Plattformen beseitigen Barrieren und ermöglichen eine einfachere Zusammenarbeit und Nutzung.

#5 Sicherheit

Sicherheit ist ein weiterer wichtiger Faktor, der insbesondere bei der Nutzung von cloud-basierten Systemen zu berücksichtigen ist. Zertifizierungen wie SOC 2 Typ II gewährleisten, dass ein TMS einen bestimmten Standard an Sicherheit und Governance erfüllt.

Über Zertifizierungen hinaus ist es wichtig zu überprüfen, ob das TMS Dateien während der Übertragung (unter Verwendung von TLS 1.2 oder höher) und im Ruhezustand verschlüsselt. 

Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie das Eigentum an Ihren Daten behalten und sie löschen können, wenn Sie sich entscheiden, die Plattform zu verlassen. 

Einige TMS-Anbieter strukturieren ihre Systeme so, dass es schwierig ist, Ihre Daten auf eine andere Plattform zu übertragen, was den Wechsel der Systeme problematisch machen kann. Sicherzustellen, dass Ihre Daten in weit verbreiteten Formaten wie TBX (für Glossare) oder TMX (für Übersetzungsspeicher) portabel und zugänglich sind, gibt Ihnen die Flexibilität, bei Bedarf zu einem anderen System zu wechseln.

#6 Laufende Entwicklung

Es wird auch empfohlen, zu betrachten, wie schnell sich ein TMS entwickelt. Einige TMS-Plattformen haben einen Punkt erreicht, an dem sie keine neuen Funktionen mehr aktiv hinzufügen oder verbessern.

In der heutigen schnelllebigen Technologieumgebung ist es jedoch unerlässlich, eine Plattform zu wählen, die sich ständig weiterentwickelt und wächst. Mit Fortschritten in der künstlichen Intelligenz und im maschinellen Lernen, insbesondere bei großen Sprachmodellen (LLMs), ist es entscheidend, ein TMS zu haben, das mit diesen Innovationen Schritt hält. 

Eine Plattform, die mit Ihrem Unternehmen wächst und sich an neue Technologien anpasst, wird Ihnen langfristig besser dienen.

#7 Testen und Ausprobieren

Unser CEO Fairman hebt die Bedeutung hervor, ein TMS zu testen, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird. Viele TMS-Anbieter bieten Testzeiträume an, in denen potenzielle Käufer verschiedene Szenarien und Anwendungsfälle ausprobieren können. 

Dies ist eine wertvolle Gelegenheit, praktische Erfahrungen mit dem System zu sammeln und zu sehen, ob es Ihren Anforderungen entspricht. Sich ausschließlich auf Marketingmaterialien und Schlagworte zu verlassen, ist riskant; die Software selbst zu erleben, gibt Ihnen ein klareres Bild davon, wie gut sie für Ihre Organisation funktionieren wird.

#8 Kundensupport und Verantwortung für den Erfolg

Zuletzt ist es wichtig, das Niveau des Supports zu bewerten, das vom TMS-Anbieter angeboten wird. Der Rat hier ist, nach Anbietern zu suchen, die die Verantwortung für Ihren Erfolg übernehmen und ein echter Partner sind.

Das bedeutet nicht nur, Ihnen ein Softwarestück zu verkaufen und Sie damit allein zu lassen, sondern Sie aktiv dabei zu unterstützen, sicherzustellen, dass das System für Ihr Unternehmen funktioniert. Kundensupport spielt eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung von übersetztem Inhalt, um sicherzustellen, dass er ordnungsgemäß in den Übersetzungs-Workflow integriert und gepflegt wird.

Achten Sie darauf, wie reaktionsschnell das Unternehmen ist, auf die Qualität seines Supports und sein Engagement, Ihre Zufriedenheit sicherzustellen. Ein guter TMS-Anbieter wird mit Ihnen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Software Ihrem Unternehmen hilft, seine Ziele zu erreichen.

Zusammenfassung der Schlüsselfaktoren

Preise, Benutzerfreundlichkeit, Dateikompatibilität, Sicherheit, laufende Entwicklung und Kundensupport sind alles entscheidende Komponenten zur Bewertung. Es gibt möglicherweise andere, die Sie in diese Liste aufnehmen könnten, aber wir betrachten diese als grundlegend.

Durch gründliches Testen des Systems und das Nachdenken über sowohl Ihre aktuellen als auch zukünftigen Bedürfnisse können Sie eine kluge Entscheidung treffen. 

Letztendlich wird die Auswahl des richtigen TMS Ihnen helfen, Ihre Lokalisierungsprozesse zu vereinfachen und Ihr Unternehmen langfristig auf Erfolgskurs zu bringen.

Viel hängt vom Arbeitsprozess Ihres Teams ab. Wichtig zu beachten ist die Bedeutung der Planung und der Entscheidungsfindung basierend auf praktischer Erfahrung anstatt nur auf Marketing-Materialien.