Sistema de gestión de traducción: ¿cuál es la mejor opción para tus necesidades? Hay posibles señales de alerta al evaluar un TMS, y en este artículo, discutimos los factores clave a considerar al elegir uno, basados en consejos de nuestro CEO y especialista en el campo, Gabriel Fairman.
En primer lugar, vale la pena recordar a qué nos referimos como un TMS aquí. Un sistema de gestión de traducción (TMS) es una solución de software diseñada para ayudar a las empresas a gestionar el proceso de localización y traducción.
Hay muchos modelos disponibles, lo que hace que tomar la decisión correcta sea un desafío.
Veamos las señales de alerta y los puntos importantes que los compradores potenciales deben tener en cuenta al seleccionar un TMS.
#1 Consideraciones de Precios
Entender el modelo de Precios de un TMS es esencial porque los TMS pueden variar mucho en cómo cobran. Algunos sistemas cobran según el número de usuarios (denominados "seats"), mientras que otros cobran según los límites de palabras.
Incluso dentro de estas categorías, puede haber más distinciones. Por ejemplo, los asientos pueden clasificarse como "concurrentes" (lo que significa que múltiples usuarios pueden usar el sistema al mismo tiempo), asientos "activos" (solo se cuentan los usuarios activos), o simplemente el número de usuarios registrados.
De manera similar, los límites de palabras pueden estructurarse de manera diferente: algunos sistemas pueden cobrar según el número total de palabras almacenadas en la memoria de traducción, mientras que otros pueden cobrar según el número de palabras procesadas.
Este nivel de complejidad en los modelos de precios hace que sea crucial entender exactamente cuánto pagarás, basado en tu caso de uso específico.
Nuestro fundador, Gabriel Fairman, aconseja a los compradores potenciales que vayan más allá de las tablas de precios y se comuniquen con los proveedores de TMS y los equipos de ventas para obtener una imagen más clara de cuánto costará el sistema a largo plazo.
Por ejemplo, si tu negocio tiene una gran memoria de traducción pero procesa relativamente pocas palabras, un TMS que cobra basado en el tamaño de la memoria de traducción podría ser costoso. Pasar tiempo en este aspecto desde el principio ahorrará dinero y problemas en el futuro.
#2 La migración es un gran compromiso
La decisión de migrar a un TMS no es a corto plazo. Fairman señala que las empresas generalmente esperan quedarse con el TMS que eligen durante al menos dos años, y a menudo más tiempo.
La migración es un proceso importante y práctico, por lo que es vital tomar la decisión correcta desde el principio. Cambiar a un nuevo sistema de gestión de traducción (TMS) puede ser aún más desafiante si tienes un gran volumen de proyectos de traducción y activos existentes.
Al evaluar los precios, es importante pensar no solo en el costo actual, sino también en cómo ese costo podría evolucionar, potencialmente requiriendo una migración. ¿Crecera su negocio y requerirá más usuarios o contenido? ¿Esperas expandirte a más idiomas o tipos de contenido en el futuro? Estos factores deben considerarse al proyectar los costos y beneficios a largo plazo de un TMS.
#3 Compatibilidad de Tipos de Archivo
Otro factor importante es los tipos de archivos que un TMS puede manejar.
Algunos sistemas son excelentes para gestionar tipos de archivos específicos, como archivos YAML o JSON, pero pueden tener dificultades con formatos más comunes como DOCX o PPTX.
Aunque el sistema podría satisfacer tus necesidades hoy, Fairman advierte que la localización tiende a expandirse con el tiempo. A medida que su negocio crece, es posible que necesite manejar una variedad más amplia de archivos, como presentaciones de PowerPoint (PPTX) o archivos de InDesign (IDML).
Un TMS que pueda manejar una amplia gama de formatos de archivo le dará la flexibilidad para satisfacer necesidades futuras sin tener que cambiar de sistemas.
#4 Facilidad de uso
La facilidad de uso de un TMS es otro aspecto crítico a evaluar. Un TMS a menudo requiere la incorporación de muchos tipos diferentes de usuarios, desde traductores y gerentes de proyecto hasta revisores, desarrolladores y gerentes de marca.
Si la interfaz no es fácil de usar o intuitiva, puede llevar a una adopción deficiente en toda tu organización. Una interfaz de usuario moderna, fresca y limpia involucrará mejor a su equipo. Los sistemas que son difíciles de navegar o parecen desactualizados tienen menos probabilidades de ser adoptados por todos los usuarios.
Además, la facilidad de acceso es importante. En el mundo actual, los sistemas basados en la nube generalmente se prefieren sobre las soluciones de escritorio o en las instalaciones porque eliminan la necesidad de descargar archivos o acceder a un servidor específico. Las plataformas TMS basadas en la nube eliminan barreras y permiten una colaboración más fácil y uso.
#5 Seguridad
La seguridad es otro factor importante a considerar, especialmente al usar sistemas basados en la nube. Certificaciones como SOC 2 Tipo II aseguran que un TMS cumple con un cierto estándar de seguridad y gobernanza.
Más allá de las certificaciones, es importante verificar si el TMS encripta archivos durante la transmisión (usando TLS 1.2 o posterior) y en reposo.
También necesitas asegurarte de que mantienes la propiedad de tus datos y puedes eliminarlos si decides dejar la plataforma.
Algunos proveedores de TMS estructuran sus sistemas de maneras que dificultan transferir tus datos a otra plataforma, lo que puede hacer que cambiar de sistemas sea problemático. Asegurarse de que sus datos sean portátiles y accesibles en formatos ampliamente aceptados, como TBX (para glosarios) o TMX (para memorias de traducción), le brinda la flexibilidad de cambiar a otro sistema si es necesario.
#6 Desarrollo Continuo
También se recomienda observar qué tan rápido está evolucionando un TMS. Algunas plataformas TMS han llegado a un punto en el que ya no agregan activamente nuevas funciones ni mejoran.
Sin embargo, en el entorno tecnológico acelerado de hoy en día, es esencial elegir una plataforma que esté en continuo desarrollo y crecimiento. Con los avances en inteligencia artificial y aprendizaje automático, particularmente los modelos de lenguaje grande (LLMs), tener un TMS que se mantenga actualizado con estas innovaciones es crucial.
Una plataforma que crece con su negocio y se adapta a nuevas tecnologías le servirá mejor a largo plazo.
#7 Pruebas y Ensayos
Nuestro CEO Fairman destaca la importancia de probar un TMS antes de tomar una decisión final. Muchos proveedores de TMS ofrecen períodos de prueba donde los compradores potenciales pueden experimentar con diferentes escenarios y casos de uso.
Esta es una oportunidad valiosa para obtener experiencia práctica con el sistema y ver si satisface sus necesidades. Confiar únicamente en materiales de marketing y palabras de moda es arriesgado; experimentar el software de primera mano te dará una imagen más clara de qué tan bien funcionará para tu organización.
#8 Soporte al Cliente y Propiedad del Éxito
Por último, es importante evaluar el nivel de soporte ofrecido por el proveedor de TMS. El consejo aquí es buscar proveedores que se hagan cargo de su éxito y sean un socio real.
Esto significa no solo venderle un software y dejar que lo descubra por su cuenta, sino apoyarlo activamente para asegurarse de que el sistema funcione para su negocio. El soporte al cliente desempeña un papel crucial en la gestión del contenido traducido, asegurando que esté correctamente integrado y mantenido a lo largo del flujo de trabajo de traducción.
Presta atención a cuán receptiva es la empresa, la calidad de su soporte y su compromiso para garantizar tu contento. Un buen proveedor de TMS se asociará contigo para asegurar que el software ayude a tu negocio a alcanzar sus objetivos.
Resumen de los factores clave
Precios, facilidad de uso, compatibilidad de archivos, seguridad, desarrollo continuo y soporte al cliente son todos componentes críticos a evaluar. Es posible que haya otros que podría implementar en esta lista, pero consideramos estos como fundamentales.
Al probar a fondo el sistema y pensar en sus necesidades actuales y futuras, puede tomar una decisión inteligente.
Al final, seleccionar el TMS adecuado ayudará a simplificar sus procesos de localización y preparar su negocio para el éxito a largo plazo.
Mucho depende del proceso de trabajo de tu equipo. Lo importante a tener en cuenta es la importancia de planificar y tomar decisiones basadas en la experiencia práctica en lugar de solo en materiales de marketing.
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