Hanteringssystem för översättning: vad är den bästa matchningen för dina behov? Det finns potentiella varningssignaler när man utvärderar en TMS, och i den här artikeln diskuterar vi viktiga faktorer att överväga när man väljer en, baserat på tips från vår VD och specialist inom området, Gabriel Fairman.
Först och främst är det värt att komma ihåg vad vi hänvisar till som en TMS här. Ett hanteringssystem för översättning (TMS) är en mjukvarulösning utformad för att hjälpa företag att hantera lokaliserings- och översättningsprocessen.
Det finns många modeller tillgängliga, vilket gör det svårt att fatta rätt beslut.
Låt oss se de varningssignaler och viktiga punkter som potentiella köpare bör ha i åtanke när de väljer ett TMS.
#1 Prisöverväganden
Att förstå prismodellen för ett TMS är viktigt eftersom TMS:er kan variera mycket i hur de tar betalt. Vissa system tar betalt baserat på antalet användare (kallade "seats"), medan andra tar betalt baserat på ordgränser.
Även inom dessa kategorier kan det finnas ytterligare skillnader. Till exempel kan platser klassificeras som "samtidiga" (vilket betyder att flera användare kan använda systemet samtidigt), "aktiva" platser (endast aktiva användare räknas), eller helt enkelt antalet registrerade användare.
På samma sätt kan ordgränser struktureras olika – vissa system kan ta betalt baserat på det totala antalet ord som lagras i översättningsminnet, medan andra kan ta betalt baserat på antalet bearbetade ord.
Denna nivå av komplexitet i prismodeller gör det avgörande att förstå exakt hur mycket du kommer att betala, baserat på ditt specifika användningsfall.
Vår grundare, Gabriel Fairman, råder potentiella köpare att gå bortom priser tabellerna och att kommunicera med TMS-leverantörer och säljteam för att få en tydligare bild av hur mycket systemet kommer att kosta på lång sikt.
Till exempel, om ditt företag har ett stort översättningsminne men bearbetar relativt få ord, kan en TMS som tar betalt baserat på översättningsminne storlek bli kostsam. Att lägga tid på denna aspekt i förväg kommer att spara pengar och besvär längre fram.
#2 Migration är ett stort åtagande
Beslutet att migrera till en TMS är inte ett kortsiktigt beslut. Fairman påpekar att företag vanligtvis förväntar sig att hålla sig till den TMS de väljer i minst två år, och ofta längre.
Migration är en betydande och praktisk process, så att göra rätt val från början är avgörande. Att byta till ett nytt hanteringssystem för översättning (TMS) kan vara ännu mer utmanande om du har en stor mängd befintliga översättningsprojekt och tillgångar.
När du utvärderar priser är det viktigt att tänka på inte bara den nuvarande kostnaden utan också hur den kostnaden kan utvecklas, vilket eventuellt kräver migration. Kommer ditt företag att växa och behöva fler användare eller mer innehåll? Förväntar du dig att expandera till fler språk eller typer av Innehåll i framtiden? Dessa faktorer bör beaktas när man beräknar de långsiktiga kostnaderna och fördelarna med en TMS.
#3 Filtypkompatibilitet
En annan viktig faktor är de filtyper en TMS kan hantera.
Vissa system är utmärkta på att hantera specifika filtyper, som YAML- eller JSON-filer, men kan ha problem med mer vanliga format som DOCX eller PPTX.
Även om systemet kanske uppfyller dina behov idag, varnar Fairman för att lokalisering tenderar att expandera över tid. När ditt företag växer kan du behöva hantera en större variation av filer, såsom PowerPoint-presentationer (PPTX) eller InDesign-filer (IDML).
En TMS som kan hantera ett brett utbud av filformat ger dig flexibiliteten att möta framtida behov utan att behöva byta system.
#4 Enkel användning
Enkelheten i användningen av en TMS är en annan kritisk aspekt att utvärdera. Ett TMS kräver ofta introduktion av många olika typer av användare, från översättare och projektledare till granskare, utvecklare och märkeschefer.
Om gränssnittet inte är användarvänligt eller intuitivt kan det leda till dålig adoption inom din organisation. En modern, fräsch och ren användargränssnitt kommer att engagera ditt team bättre. System som är svåra att navigera eller ser föråldrade ut är mindre benägna att accepteras av alla användare.
Dessutom är det viktigt att det är lätt att komma åt. I dagens värld föredras vanligtvis molnbaserade system framför skrivbords- eller lokala Lösningar eftersom de eliminerar behovet av att ladda ner filer eller komma åt en specifik server. Molnbaserade TMS-plattformar tar bort hinder och möjliggör enklare samarbete och användning.
#5 Säkerhet
Säkerhet är en annan viktig faktor att överväga, särskilt när man använder molnbaserade system. Certifieringar som SOC 2 Typ II försäkrar att en TMS uppfyller en viss standard för säkerhet och styrning.
Utöver certifieringar är det viktigt att kontrollera om TMS krypterar filer under överföring (med TLS 1.2 eller senare) och i vila.
Du måste också säkerställa att du behåller äganderätten till dina data och kan Ta bort dem om du bestämmer dig för att lämna plattformen.
Vissa TMS-leverantörer strukturerar sina system på sätt som gör det svårt att överföra dina data till en annan plattform, vilket kan göra byte av system problematiskt. Att säkerställa att dina data är portabla och tillgängliga i allmänt accepterade format, såsom TBX (för ordlistor) eller TMX (för översättningsminnen), ger dig flexibiliteten att byta till ett annat system om det behövs.
#6 Pågående utveckling
Det rekommenderas också att titta på hur snabbt en TMS utvecklas. Vissa TMS-plattformar har nått en punkt där de inte längre aktivt lägger till nya funktioner eller förbättrar.
Men i dagens snabba teknikmiljö är det viktigt att välja en plattform som ständigt utvecklas och växer. Med framsteg inom artificiell intelligens och maskininlärning, särskilt stora språkmodeller (LLMs), är det avgörande att ha en TMS som håller sig uppdaterad med dessa innovationer.
En plattform som växer med ditt företag och anpassar sig till ny teknik kommer att tjäna dig bättre på lång sikt.
#7 Testning och Utvärdering
Vår VD Fairman betonar vikten av att testa en TMS innan man fattar ett slutgiltigt beslut. Många TMS-leverantörer erbjuder provperioder där potentiella köpare kan experimentera med olika scenarier och användningsfall.
Detta är en värdefull möjlighet att få praktisk erfarenhet av systemet och se om det uppfyller dina behov. Att enbart förlita sig på marknadsföringsmaterial och modeord är riskabelt; att uppleva programvaran själv ger dig en tydligare bild av hur väl den kommer att fungera för din organisation.
#8 Kundsupport och Ägarskap av Framgång
Slutligen är det viktigt att bedöma nivån av support som erbjuds av TMS-leverantören. Rådet här är att leta efter leverantörer som tar ansvar för din framgång och är en riktig partner.
Detta innebär inte bara att sälja en programvara till dig och lämna dig att lista ut det själv, utan att aktivt supporta dig för att säkerställa att systemet fungerar för ditt företag. Kundsupport spelar en avgörande roll i hanteringen av översatt innehåll, och säkerställer att det är korrekt integrerat och underhållet genom hela översättningsarbetsflödet.
Var uppmärksam på hur lyhörd företaget är, kvaliteten på dess support och dess engagemang för att säkerställa din belåtenhet. En bra TMS-leverantör kommer att samarbeta med dig för att säkerställa att programvaran hjälper ditt företag att uppnå sina mål.
Sammanfattning av de viktiga faktorerna
Priser, användarvänlighet, filkompatibilitet, säkerhet, pågående utveckling och kundsupport är alla kritiska komponenter att utvärdera. Det kan finnas andra som du kan lägga till i den här listan, men vi anser att dessa är grundläggande.
Genom att noggrant testa systemet och tänka på både dina nuvarande och framtida behov kan du fatta ett smart beslut.
I slutändan kommer valet av rätt TMS att hjälpa förenkla dina lokaliseringsprocesser och förbereda ditt företag för framgång på lång sikt.
Mycket beror på ditt teams arbetsprocess. Det som är viktigt att ha i åtanke är vikten av att planera och fatta beslut baserat på praktisk erfarenhet snarare än bara marknadsföringsmaterial.
Unlock the power of glocalization with our Translation Management System.
Unlock the power of
with our Translation Management System.
