Sistema di gestione delle traduzioni: qual è la soluzione migliore per le tue esigenze? Ci sono potenziali segnali d'allarme quando si valuta un TMS, e in questo articolo discutiamo i fattori Principali da considerare quando se ne sceglie uno, basati su suggerimenti del nostro CEO e specialista nel settore, Gabriel Fairman.
Prima di tutto, vale la pena ricordare a cosa ci riferiamo qui come TMS. Un sistema di gestione delle traduzioni (TMS) è una soluzione software progettata per aiutare le aziende a gestire il processo di localizzazione e traduzione.
Esistono molti modelli disponibili, rendendo la decisione giusta una sfida.
Vediamo i segnali di allarme e i punti importanti che i potenziali acquirenti dovrebbero tenere a mente quando selezionano un TMS.
#1 Considerazioni sulle Tariffe
Comprendere il modello di Tariffe di un TMS è essenziale perché i TMS possono variare notevolmente nel modo in cui addebitano. Alcuni sistemi addebitano in base al numero di utenti (indicati come "posti"), mentre altri addebitano in base ai limiti di parole.
Anche all'interno di queste categorie, possono esserci ulteriori distinzioni. Ad esempio, i posti possono essere classificati come "concurrent" (significa che più utenti possono utilizzare il sistema contemporaneamente), posti "attivi" (vengono conteggiati solo gli utenti attivi), o semplicemente il numero di utenti registrati.
Allo stesso modo, i limiti di parole possono essere strutturati in modo diverso – alcuni sistemi possono addebitare in base al numero totale di parole memorizzate nella memoria di traduzione, mentre altri possono addebitare in base al numero di parole elaborate.
Questo livello di complessità nei modelli di tariffe rende cruciale comprendere esattamente quanto pagherai, in base al tuo caso d'uso specifico.
Il nostro fondatore, Gabriel Fairman, consiglia ai potenziali acquirenti di andare oltre le tabelle delle tariffe e di comunicare con i fornitori di TMS e i team di vendita per ottenere un quadro più chiaro di quanto costerà il sistema a lungo termine.
Ad esempio, se la tua azienda ha una grande memoria di traduzione ma elabora relativamente poche parole, un TMS che addebita in base alla dimensione della memoria di traduzione potrebbe essere costoso. Dedicar tempo a questo aspetto in anticipo farà risparmiare denaro e problemi in futuro.
#2 La migrazione è un grande impegno
La decisione di migrare a un TMS non è a breve termine. Fairman sottolinea che le aziende di solito si aspettano di rimanere con il TMS che scelgono per almeno due anni, e spesso anche di più.
La migrazione è un processo significativo e pratico, quindi fare la scelta giusta fin dall'inizio è fondamentale. Passare a un nuovo sistema di gestione delle traduzioni (TMS) può essere ancora più impegnativo se si dispone di un grande volume di progetti di traduzione e asset esistenti.
Quando si valuta le tariffe, è importante pensare non solo al costo attuale ma anche a come quel costo potrebbe evolversi, potenzialmente richiedendo una migrazione. La tua azienda crescerà e richiederà più utenti o contenuto? Ti aspetti di espanderti in più lingue o tipi di Contenuto in futuro? Questi fattori dovrebbero essere considerati quando si proiettano i costi e i benefici a lungo termine di un TMS.
#3 Compatibilità del Tipo di File
Un altro fattore importante è il tipo di file che un TMS può gestire.
Alcuni sistemi sono ottimi nella gestione di tipi di file specifici, come i file YAML o JSON, ma possono avere difficoltà con formati più comuni come DOCX o PPTX.
Anche se il sistema potrebbe soddisfare le tue esigenze oggi, Fairman avverte che la localizzazione tende ad espandersi nel tempo. Con la crescita della tua attività, potresti dover gestire una varietà più ampia di file, come le presentazioni PowerPoint (PPTX) o i file InDesign (IDML).
Un TMS che può gestire un'ampia gamma di formati di file ti darà la flessibilità di soddisfare le esigenze future senza dover cambiare sistemi.
#4 Facilità d'uso
La facilità d'uso di un TMS è un altro aspetto critico da valutare. Un TMS richiede spesso l'integrazione di molti tipi diversi di utenti, dai Traduttori e Responsabili di progetto ai revisori, Sviluppatori e gestori del Marchio.
Se l'interfaccia non è user-friendly o intuitiva, può portare a una scarsa adozione all'interno della tua Organizzazione. Un'interfaccia utente moderna, fresca e pulita coinvolgerà meglio il tuo team. I sistemi che sono difficili da navigare o sembrano obsoleti hanno meno probabilità di essere accolti da tutti gli utenti.
Inoltre, la facilità di accesso è importante. Nel mondo di oggi, i sistemi basati su cloud sono generalmente preferiti rispetto alle Soluzioni desktop o on-premise perché eliminano la necessità di scaricare file o accedere a un server specifico. Le piattaforme TMS basate su cloud rimuovono le barriere e consentono una collaborazione più facile e l'uso.
#5 Sicurezza
La sicurezza è un altro fattore importante da considerare, in particolare quando si utilizzano sistemi basati su cloud. Certificazioni come SOC 2 Tipo II assicurano che un TMS soddisfi un certo standard di sicurezza e governance.
Oltre alle certificazioni, è importante verificare se il TMS cripta i file durante la trasmissione (utilizzando TLS 1.2 o successivo) e a riposo.
Devi anche assicurarti di mantenere la proprietà dei tuoi dati e di poterli eliminare se decidi di lasciare la piattaforma.
Alcuni fornitori di TMS strutturano i loro sistemi in modi che rendono difficile trasferire i tuoi dati su un'altra piattaforma, il che può rendere problematico il cambio di sistemi. Garantire che i tuoi dati siano portabili e accessibili in formati ampiamente accettati, come TBX (per i glossari) o TMX (per le memorie di traduzione), ti offre la flessibilità di passare a un altro sistema se necessario.
#6 Sviluppo Continuo
È anche consigliato osservare quanto velocemente un TMS si sta evolvendo. Alcune piattaforme TMS hanno raggiunto un punto in cui non aggiungono più attivamente nuove caratteristiche o migliorano.
Tuttavia, nell'ambiente tecnologico frenetico di oggi, è essenziale scegliere una piattaforma in continuo sviluppo e crescita. Con i progressi nell'intelligenza artificiale e nel machine learning, in particolare nei modelli di linguaggio di grandi dimensioni (LLM), avere un TMS che rimanga aggiornato con queste innovazioni è cruciale.
Una piattaforma che cresce con la tua azienda e si adatta alle nuove tecnologie ti servirà meglio a lungo termine.
#7 Test e Prove
Il nostro CEO Fairman sottolinea l'importanza di testare un TMS prima di prendere una decisione finale. Molti fornitori di TMS offrono periodi di prova in cui i potenziali acquirenti possono sperimentare diversi scenari e casi d'uso.
Questa è un'opportunità preziosa per acquisire esperienza pratica con il sistema e vedere se soddisfa le tue esigenze. Fare affidamento esclusivamente su materiali di Marketing e parole d'ordine è rischioso; sperimentare il software in prima persona ti darà un quadro più chiaro di quanto bene funzionerà per la tua Organizzazione.
#8 Assistenza Clienti e Proprietà del Successo
Infine, è importante valutare il livello di assistenza offerto dal fornitore di TMS. Il consiglio qui è di cercare fornitori che si assumano la responsabilità del tuo successo e siano un vero partner.
Questo significa non solo venderti un software e lasciarti a capire come funziona, ma fornirti attivamente assistenza per assicurarti che il sistema funzioni per la tua attività. L'assistenza clienti svolge un ruolo cruciale nella gestione del contenuto tradotto, garantendo che sia correttamente integrato e mantenuto durante l'intero translation workflow.
Presta attenzione a quanto è reattiva l'azienda, alla Qualità della sua assistenza e al suo impegno per garantire la tua soddisfazione. Un buon fornitore di TMS collaborerà con te per garantire che il software aiuti la tua azienda a raggiungere i suoi obiettivi.
Riepilogo dei fattori principali
Tariffe, facilità d'uso, compatibilità dei file, sicurezza, sviluppo continuo e assistenza clienti sono tutti componenti critici da valutare. Potrebbero essercene altri che potresti implementare in questo elenco, ma consideriamo questi fondamentali.
Testando a fondo il sistema e pensando sia alle tue esigenze attuali che future, puoi prendere una decisione intelligente.
Alla fine, selezionare il giusto TMS aiuterà a semplificare i tuoi processi di localizzazione e a preparare la tua azienda per il successo a lungo termine.
Molto dipende dal processo di lavoro del tuo team. Ciò che è importante tenere a mente è l'importanza di pianificare e prendere decisioni basate sull'esperienza pratica piuttosto che solo sui materiali di Marketing.
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