Système de gestion de la traduction : quel est le meilleur choix pour vos besoins ? Il existe des signaux d'alerte potentiels lors de l'évaluation d'un TMS, et dans cet article, nous discutons des facteurs clés à prendre en compte lors du choix, basés sur les conseils de notre PDG et spécialiste dans le domaine, Gabriel Fairman.
Tout d'abord, il est important de se rappeler à quoi nous faisons référence en tant que TMS ici. Un système de gestion de la traduction (TMS) est une solution logicielle conçue pour aider les entreprises à gérer le processus de localisation et de traduction.
Il existe de nombreux modèles disponibles, ce qui rend la décision difficile.
Voyons les signaux d'alerte et les points importants que les acheteurs potentiels doivent garder à l'esprit lors de la sélection d'un TMS.
#1 Considérations sur le Prix
Comprendre le modèle de Prix d'un TMS est essentiel car les TMS peuvent varier considérablement dans leur mode de facturation. Certains systèmes facturent en fonction du nombre d'utilisateurs (appelés "sièges"), tandis que d'autres facturent en fonction des limites de mots.
Même au sein de ces catégories, il peut y avoir d'autres distinctions. Par exemple, les sièges peuvent être classés comme "concurrent" (ce qui signifie que plusieurs utilisateurs peuvent utiliser le système en même temps), "actifs" (seuls les utilisateurs actifs sont comptés), ou simplement le nombre d'utilisateurs enregistrés.
De même, les limites de mots peuvent être structurées différemment – certains systèmes peuvent facturer en fonction du nombre total de mots stockés dans la mémoire de traduction, tandis que d'autres peuvent facturer en fonction du nombre de mots traités.
Ce niveau de complexité dans les modèles de prix rend crucial de comprendre exactement combien vous allez payer, en fonction de votre cas d'utilisation spécifique.
Notre fondateur, Gabriel Fairman, conseille aux acheteurs potentiels d'aller au-delà des tableaux de prix et de communiquer avec les fournisseurs de TMS et les équipes de vente pour obtenir une image plus claire du coût du système à long terme.
Par exemple, si votre entreprise dispose d'une grande mémoire de traduction mais traite relativement peu de mots, un TMS qui facture en fonction de la taille de la mémoire de traduction pourrait être coûteux. Consacrer du temps à cet aspect dès le départ permettra d'économiser de l'argent et d'éviter des problèmes par la suite.
#2 La migration est un engagement important
La décision de migrer vers un TMS n'est pas une décision à court terme. Fairman souligne que les entreprises s'attendent généralement à conserver le TMS qu'elles choisissent pendant au moins deux ans, et souvent plus longtemps.
La migration est un processus important et pratique, donc faire le bon choix dès le début est vital. Passer à un nouveau système de gestion de la traduction (TMS) peut être encore plus difficile si vous avez un grand volume de projets de traduction et d'actifs existants.
Lors de l'évaluation des prix, il est important de penser non seulement au coût actuel, mais aussi à la façon dont ce coût pourrait évoluer, nécessitant potentiellement une migration. Votre entreprise va-t-elle croître et nécessiter plus d'utilisateurs ou de contenu ? Vous attendez-vous à vous étendre à plus de langues ou de types de Contenu à l'avenir ? Ces facteurs doivent être pris en compte lors de la projection des coûts et des avantages à long terme d'un TMS.
#3 Compatibilité des types de fichiers
Un autre facteur important est les types de fichiers qu'un TMS peut gérer.
Certains systèmes sont excellents pour gérer des types de fichiers spécifiques, comme les fichiers YAML ou JSON, mais peuvent avoir des difficultés avec des formats plus courants tels que DOCX ou PPTX.
Bien que le système puisse répondre à vos besoins aujourd'hui, Fairman avertit que la localisation a tendance à s'étendre avec le temps. À mesure que votre entreprise se développe, vous pourriez avoir besoin de gérer une plus grande variété de fichiers, tels que des présentations PowerPoint (PPTX) ou des fichiers InDesign (IDML).
Un TMS capable de gérer un large éventail de formats de fichiers vous offrira la flexibilité nécessaire pour répondre aux besoins futurs sans avoir à changer de systèmes.
#4 Facilité d'utilisation
La facilité d'utilisation d'un TMS est un autre aspect critique à évaluer. Un TMS nécessite souvent l'intégration de nombreux types d'utilisateurs différents, des Traducteurs et chefs de projet aux réviseurs, Développeurs, et responsables de Marque.
Si l'interface n'est pas conviviale ou intuitive, cela peut entraîner une adoption médiocre au sein de votre Organisation. Une interface utilisateur moderne, fraîche et épurée engagera mieux votre équipe. Les systèmes qui sont difficiles à naviguer ou qui semblent obsolètes sont moins susceptibles d'être adoptés par tous les utilisateurs.
De plus, la facilité d’accès est importante. Dans le monde d'aujourd'hui, les systèmes basés sur le cloud sont généralement préférés aux Solutions de bureau ou sur site car ils éliminent le besoin de télécharger des fichiers ou d'accéder à un serveur spécifique. Les plateformes TMS basées sur le cloud éliminent les barrières et permettent une collaboration plus facile et une utilisation.
#5 Sécurité
La sécurité est un autre facteur majeur à considérer, en particulier lors de l'utilisation de systèmes basés sur le cloud. Certifications comme SOC 2 Type II assurent qu'un TMS respecte un certain standard de sécurité et de gouvernance.
Au-delà des certifications, il est important de vérifier si le TMS chiffre les fichiers pendant la transmission (en utilisant TLS 1.2 ou une version ultérieure) et au repos.
Vous devez également vous assurer que vous conservez la propriété de vos données et que vous pouvez les Supprimer si vous décidez de quitter la plateforme.
Certains fournisseurs de TMS structurent leurs systèmes de manière à rendre difficile le transfert de vos données vers une autre plateforme, ce qui peut rendre le changement de systèmes problématique. S'assurer que vos données sont portables et accessibles dans des formats largement acceptés, tels que TBX (pour les glossaires) ou TMX (pour les mémoires de traduction), vous donne la flexibilité de passer à un autre système si nécessaire.
#6 Développement Continu
Il est également recommandé de regarder à quelle vitesse un TMS évolue. Certaines plateformes TMS ont atteint un point où elles n'ajoutent plus activement de nouvelles fonctionnalités ou ne s'améliorent plus.
Cependant, dans l’environnement technologique en évolution rapide d’aujourd’hui, il est essentiel de choisir une plate-forme qui se développe et croît en permanence. Avec les avancées en intelligence artificielle et en apprentissage automatique, en particulier les grands modèles de langage (LLMs), avoir un TMS qui reste à jour avec ces innovations est crucial.
Une plateforme qui évolue avec votre entreprise et s'adapte aux nouvelles technologies vous servira mieux à long terme.
#7 Test et Essai
Notre PDG Fairman souligne l'importance de tester un TMS avant de prendre une décision finale. De nombreux fournisseurs de TMS offrent des périodes d'essai où les acheteurs potentiels peuvent expérimenter différents scénarios et cas d'utilisation.
C'est une occasion précieuse d'acquérir une expérience pratique avec le système et de voir s'il répond à vos besoins. S'appuyer uniquement sur les documents de marketing et les mots à la mode est risqué ; expérimenter le logiciel de première main vous donnera une image plus claire de son efficacité pour votre organisation.
#8 Assistance client et appropriation du succès
Enfin, il est important d'évaluer le niveau d'assistance offert par le fournisseur de TMS. Le conseil ici est de rechercher des fournisseurs qui s’approprient votre succès et d’être un véritable partenaire.
Cela signifie non seulement vous vendre un logiciel et vous laisser vous débrouiller, mais vous fournir une assistance active pour vous assurer que le système fonctionne pour votre entreprise. L'assistance client joue un rôle crucial dans la gestion du contenu traduit, en veillant à ce qu'il soit correctement intégré et maintenu tout au long du translation workflow.
Faites attention à la réactivité de l'entreprise, à la Qualité de son assistance, et à son engagement à garantir votre satisfaction. Un bon fournisseur de TMS s'associera avec vous pour s'assurer que le logiciel aide votre entreprise à atteindre ses objectifs.
Résumé des facteurs clés
Prix, facilité d'utilisation, compatibilité des fichiers, sécurité, développement continu, et assistance client sont tous des éléments critiques à évaluer. Il y en a peut-être d'autres que vous pourriez ajouter à cette liste, mais nous considérons ceux-ci comme fondamentaux.
En testant minutieusement le système et en réfléchissant à vos besoins actuels et futurs, vous pouvez prendre une décision intelligente.
En fin de compte, choisir le bon TMS vous aidera à simplifier vos processus de localisation et à préparer votre entreprise pour un succès à long terme.
Beaucoup dépend du processus de travail de votre équipe. Ce qui est important à garder à l'esprit, c'est l'importance de la planification et de la prise de décisions basées sur l'expérience pratique plutôt que sur les seuls matériaux de Marketing.
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