Sistema de Gestão de Tradução: qual é a melhor opção para suas necessidades? Existem possíveis sinais de alerta ao avaliar um TMS e, neste artigo, discutimos os principais fatores a serem considerados ao escolher um, com base nas dicas de nosso CEO e especialista na área, Gabriel Fairman.
Em primeiro lugar, vale lembrar o que estamos chamando de TMS aqui. Um Sistema de Gerenciamento de Tradução (TMS) é uma solução de software projetada para ajudar as empresas a gerenciar o processo de localização e tradução.
Existem muitos modelos disponíveis, tornando a decisão certa um desafio.
Vamos ver os sinais de alerta e pontos importantes que os compradores em potencial devem ter em mente ao selecionar um TMS.
#1 Considerações sobre preços
Compreender o modelo de preços de um TMS é essencial porque os TMSs podem variar muito na forma como cobram. Alguns sistemas cobram pelo número de usuários (chamados de "assentos"), enquanto outros cobram com base nos limites de palavras.
Mesmo dentro dessas categorias, pode haver outras distinções. Por exemplo, os assentos podem ser classificados como "simultâneos" (o que significa que vários usuários podem usar o sistema ao mesmo tempo), assentos "ativos" (apenas usuários ativos são contados) ou simplesmente o número de usuários registrados.
Da mesma forma, os limites de palavras podem ser estruturados de forma diferente – alguns sistemas podem cobrar com base no número total de palavras armazenadas na memória de tradução, enquanto outros podem cobrar com base no número de palavras processadas.
Esse nível de complexidade nos modelos de preços torna crucial entender exatamente quanto você pagará, com base em seu caso de uso específico.
Nosso fundador, Gabriel Fairman, aconselha os compradores potenciais a irem além das tabelas de preços e se comunicarem com os provedores de TMS e equipes de vendas para obter uma imagem mais clara de quanto o sistema custará a longo prazo.
Por exemplo, se sua empresa tem uma grande memória de tradução mas processa relativamente poucas palavras, um TMS que cobra com base no tamanho da memória de tradução pode ser caro. Gastar tempo com esse aspecto antecipadamente economizará dinheiro e problemas no futuro.
#2 A migração é um grande compromisso
A decisão de migrar para um TMS não é de curto prazo. Fairman ressalta que as empresas geralmente esperam manter o TMS que escolherem por pelo menos dois anos e, muitas vezes, mais.
A migração é um processo significativo e prático, portanto, fazer a escolha certa desde o início é vital. Mudar para um novo Sistema de Gerenciamento de Tradução (TMS) pode ser ainda mais desafiador se você tiver um grande volume de projetos e ativos de tradução existentes.
Ao avaliar os preços, é importante pensar não apenas no custo atual, mas também em como esse custo pode evoluir, potencialmente exigindo migração. Sua empresa crescerá e exigirá mais usuários ou conteúdo? Você espera expandir para mais idiomas ou tipos de conteúdo no futuro? Esses fatores devem ser considerados ao projetar os custos e benefícios de longo prazo de um TMS.
#3 Compatibilidade de tipo de arquivo
Outro fator importante são os tipos de arquivos que um TMS pode manipular.
Alguns sistemas são ótimos no gerenciamento de tipos de arquivos específicos, como arquivos YAML ou JSON, mas podem ter dificuldades com formatos mais comuns, como DOCX ou PPTX.
Embora o sistema possa atender às suas necessidades hoje, Fairman adverte que a localização tende a se expandir com o tempo. À medida que sua empresa cresce, pode ser necessário lidar com uma variedade maior de arquivos, como apresentações do PowerPoint (PPTX) ou arquivos do InDesign (IDML).
Um TMS que pode lidar com uma ampla variedade de formatos de arquivo lhe dará a flexibilidade de atender às necessidades futuras sem precisar trocar de sistema.
#4 Facilidade de uso
A facilidade de uso de um TMS é outro aspecto crítico a ser avaliado. Um TMS geralmente requer a integração de muitos tipos diferentes de usuários, de tradutores e gerentes de projeto a revisores, desenvolvedores e gerentes de marca.
Se a interface não for amigável ou intuitiva, isso pode levar a uma adoção ruim em toda a sua organização. Uma interface de usuário moderna, fresca e limpa envolverá melhor sua equipe. Sistemas difíceis de navegar ou que parecem desatualizados têm menos probabilidade de serem adotados por todos os usuários.
Além disso, a facilidade de acesso é importante. No mundo de hoje, os sistemas baseados em nuvem são geralmente preferidos em relação às soluções de desktop ou locais porque eliminam a necessidade de baixar arquivos ou acessar um servidor específico. As plataformas TMS baseadas em nuvem removem barreiras e permitem colaboração mais fácil e uso.
#5 Segurança
A segurança é outro fator importante a ser considerado, principalmente ao usar sistemas baseados em nuvem. Certificações como o SOC 2 Tipo II, garantem que um TMS atenda a um determinado padrão de segurança e governança.
Além das certificações, é importante verificar se o TMS criptografa arquivos durante a transmissão (usando TLS 1.2 ou posterior) e em repouso.
Você também precisa garantir que mantém a propriedade de seus dados e pode excluí-los se decidir sair da plataforma.
Alguns provedores de TMS estruturam seus sistemas de maneira a dificultar a transferência de seus dados para outra plataforma, o que pode tornar os sistemas de comutação problemáticos. Garantir que seus dados sejam portáteis e acessíveis em formatos amplamente aceitos, como TBX (para glossários) ou TMX (para memórias de tradução), oferece a flexibilidade de mudar para outro sistema, se necessário.
#6 Desenvolvimento contínuo
Também é recomendável observar a rapidez com que um TMS está evoluindo. Algumas plataformas TMS chegaram a um ponto em que não adicionam mais novos recursos ou melhoram ativamente.
No entanto, no ambiente de tecnologia acelerado de hoje, é essencial escolher uma plataforma que esteja em constante desenvolvimento e crescimento. Com avanços em inteligência artificial e aprendizado de máquina, particularmente grandes modelos de linguagem (LLMs), é crucial ter um TMS que se mantenha atualizado com essas inovações.
Uma plataforma que cresce com o seu negócio e se adapta às novas tecnologias irá atendê-lo melhor a longo prazo.
#7 Testando e Testando
Nosso CEO Fairman destaca a importância de testar um TMS antes de tomar uma decisão final. Muitos provedores de TMS oferecem períodos de teste em que os compradores em potencial podem experimentar diferentes cenários e casos de uso.
Esta é uma oportunidade valiosa para obter experiência prática com o sistema e ver se ele atende às suas necessidades. Confiar apenas em materiais de marketing e chavões é arriscado; Experimentar o software em primeira mão lhe dará uma imagem mais clara de como ele funcionará para sua organização.
#8 Suporte ao cliente e propriedade do sucesso
Por fim, é importante avaliar o nível de suporte oferecido pelo provedor de TMS. O conselho aqui é procurar fornecedores que se apropriem do seu sucesso e sejam um parceiro real.
Isso significa não apenas vender um software e deixá-lo descobrir, mas apoiá-lo ativamente para garantir que o sistema funcione para o seu negócio. Suporte ao cliente desempenha um papel crucial no gerenciamento do conteúdo traduzido, garantindo que ele seja devidamente integrado e mantido durante todo o fluxo de trabalho de tradução.
Preste atenção em quão responsiva é a empresa, a qualidade de seu suporte e seu compromisso em garantir sua satisfação. Um bom provedor de TMS fará parceria com você para garantir que o software ajude sua empresa a atingir seus objetivos.
Resumo dos principais fatores
Preço, facilidade de uso, compatibilidade de arquivos, segurança, desenvolvimento contínuo e suporte ao cliente são componentes críticos a serem avaliados. Pode haver outros que você possa implementar nesta lista, mas consideramos esses fundamentos.
Ao testar minuciosamente o sistema e pensar em suas necessidades atuais e futuras, você pode tomar uma decisão inteligente.
No final, selecionar o TMS certo ajudará a simplificar seus processos de localização e preparar sua empresa para o sucesso a longo prazo.
Muito depende do processo de trabalho da sua equipe. O que é importante ter em mente é a importância de planejar e tomar decisões com base na experiência prática, e não apenas em materiais de marketing.