Optimierung offizieller Dokumentübersetzungen mit Technologie

Wenn Sie nach Übersetzungsdienstleistungen für offizielle Dokumente suchen, werden Sie Gemeinsamkeiten bei vielen servicebasierten Agenturen feststellen; sie bieten Übersetzer mit Fachkenntnissen in verschiedenen Sprachen und alle erforderlichen Unterlagen an, aber sie übersehen oft einen entscheidenden Aspekt - die Wirtschaftlichkeit. Viele der offiziellen Dokumente, die Sie übersetzen müssen, wie Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) oder Finanzunterlagen, sind relativ standardisiert, grundlegend und oft in großen Mengen durchgeführt.

Sie besitzen nicht die "Persönlichkeit" von Marketing-Sprache oder den Bedarf an Programmverständnis wie im Fall der App-Lokalisierung. Das Ziel sollte daher maximale Genauigkeit bei Kosteneffizienz sein. Dies ist es, was Technologie zu einer idealen Lösung für Übersetzungsdienstleistungen für offizielle Dokumente macht.

Das Hindernis bei servicebasierten Dokumentenübersetzungen

Die meisten Unternehmensführer konzentrieren sich streng auf das Ergebnis. Jede Entscheidung, die sie treffen, egal wie klein, muss ihre Auswirkungen auf die allgemeine Gesundheit des Unternehmens berücksichtigen.

Sie müssen die Betriebsleichtigkeit, Effizienz und die Overheadkosten bewerten. Es ist die "schlanke Denkweise", die Geschäftsstrategie, die sich darauf konzentriert, Schritte zu eliminieren, die Verschwendung verursachen und die Produktion verlangsamen. Als Führungskraft müssen Sie die tägliche Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter sorgfältig überprüfen, um festzustellen, wo der größte Zeitverlust auftritt.

Übersetzungsdienstleistungen für Dokumente können ein großer Zeitfresser sein. Wenn Sie regelmäßig Anfragen für Übersetzungen haben, werden Sie wahrscheinlich jemanden brauchen, der sie verwaltet.

Diese Person wird Kernmanagementaufgaben übernehmen müssen, wie das Einreichen und Verfolgen von Anfragen, die Durchführung von Qualitätskontrollen und die Abrechnung. Mit zunehmenden Anfragen kann das Projekt weiter wachsen, bis Sie schließlich einen Vollzeitmitarbeiter oder ein ganzes Team haben, das sich ausschließlich um Ihre Kommunikation mit Übersetzungsdienstleistungen kümmert.

Viele Führungskräfte machen einen häufigen Fehler bei der Bewertung einer Agentur.

Sie reichen ein oder zwei Dokumente zur Übersetzung ein und entscheiden ihre zukünftige Partnerschaft aufgrund dieser Ergebnisse. Das ist jedoch keine genaue Bewertung dieser Dienstleistungen.

Vielleicht wird der beste Übersetzer der Agentur für das Pilotprogramm eingesetzt, aber sobald sie den Vertrag haben, reduzieren sie die Qualität. Der einzige wahre Indikator für die Qualität des Service kommt von einem Stresstest, bei dem sie mehrere Fristen und Anfragen jonglieren müssen und gleichzeitig effektive Kommunikationsfähigkeiten praktizieren. Eine so umfangreiche Pilotphase ist jedoch für die meisten Unternehmen nicht machbar. Egal wie man es betrachtet, können offizielle Übersetzungsdienstleistungen für Dokumente zu erheblichen Kosten für eine Organisation werden.

Um diese Dienste wirklich zu optimieren und gleichzeitig die Kosten zu kontrollieren, ist Technologie die Lösung.

Mit Technologie zur Bewältigung von Übersetzungsdienstleistungen für offizielle Dokumente

Die meisten offiziellen Formulare basieren auf Vorlagen. Wenn Sie eine NDA geeignet übersetzt haben, können Sie diese als Leitfaden für zukünftige Übersetzungen verwenden und so die Notwendigkeit, sie immer wieder neu zu erstellen, beseitigen - Sie müssen nur einige Felder anpassen. Aber eine personalzentrierte Agentur hat wahrscheinlich nicht die Systeme, um all das wertvolle vergangene Wissen effektiv zu nutzen, daher übersetzen sie immer nur ein isoliertes Stück Inhalt.Wenn Sie eine NDA haben, die angemessen übersetzt wurde, können Sie diese als Leitfaden für zukünftige Übersetzungen verwenden und so die Notwendigkeit, sie immer wieder neu zu erstellen, beseitigen. Alles, was Sie tun müssen, ist einige Felder anzupassen. Aber eine personalzentrierte Agentur hat wahrscheinlich nicht die Systeme, um all das wertvolle vergangene Wissen effektiv zu nutzen, daher übersetzen sie immer nur ein isoliertes Stück Inhalt. Eine kollaborative Übersetzungsplattform ist anders. Sobald sich ein Kunde bei einer Plattform anmeldet, wird ein Profil erstellt, das ihre Übersetzungserinnerungen, Unternehmenslexika, Glossare, Terminologiedatenbanken und spezifischen Bedürfnisse enthält. Sobald sich ein Kunde bei einer Plattform anmeldet, wird ein Profil erstellt, das ihre Übersetzungserinnerungen, Unternehmenslexika, Glossare, Terminologiedatenbanken und spezifischen Bedürfnisse enthält.

Der Übersetzer greift auf diese kumulative Wissensbasis zurück, um zukünftige Projekte zu leiten und eine Konsistenz bei allen Aufgaben sicherzustellen. Zum Beispiel, wenn sie sehen, dass eine NDA bereits übersetzt wurde, verwenden sie dies als Leitfaden, um ihren Arbeitsablauf zu optimieren. Durch diese Plattform müssen sie nicht von Grund auf beginnen, sondern können mit dem arbeiten, was bereits etabliert und genehmigt ist, und Anpassungen für den jeweiligen Fall vornehmen.

Zentralisieren Sie Ihre Dokumentenübersetzungsprojekte mit Technologielösungen

Eine Plattform fungiert als zentraler Ort für alle Operationen, von der Beziehungsverwaltung bis zur Überprüfung und Feinabstimmung einzelner Übersetzungen. Dokumente werden an einem zentralen, sicheren, verschlüsselten Ort hochgeladen, sodass Übersetzer und andere Mitarbeiter leicht darauf zugreifen können.

Dies beseitigt das Risiko gehackter E-Mails oder verlorener Dateien, die auftreten können, wenn man sich auf einen eingestellten Übersetzer verlässt. Ein umfassender Plattformansatz behandelt die individuellen Projekte eines Kunden als kleine Teile des Ganzen - Teile, die sich gegenseitig informieren und dabei eine Quelle der Wahrheit aufbauen können.

Ein einfaches Übersetzungsunternehmen hingegen betrachtet jede Anfrage als separates Projekt, was zu verpassten Möglichkeiten führt, Abläufe zu optimieren und Kosten zu minimieren. Offizielle Übersetzungsdienstleistungen für Dokumente können zu erheblichen operativen und finanziellen Verschwendungen führen. Abgesehen von der Zeit, die Mitarbeiter mit ihrer Verwaltung verbringen müssen, besteht auch das Risiko einer inkonsistenten Qualität und redundanter Arbeit.

Ein integriertes Übersetzungsplattform-Ökosystem hingegen nutzt alle vergangenen Aufträge, um zukünftige zu leiten, was die Produktivität optimiert und die Gesamtkosten für die gesamte Organisation minimiert. Bureau Works bietet eine Komplettlösung für Ihre offiziellen Übersetzungsdienstleistungen für Dokumente. Um mehr zu erfahren, kontaktieren Sie unser Team.