Servicios de traducción de documentos oficiales con tecnología

Cuando estás buscando servicios de traducción de documentos oficiales, notarás similitudes entre muchas agencias de servicios; ofrecen traductores con experiencia en diferentes idiomas y toda la documentación necesaria, pero a menudo pasan por alto un componente crítico: la rentabilidad. Muchos de los documentos oficiales que necesitas traducir, como acuerdos de confidencialidad (NDAs) o registros financieros, son relativamente estandarizados, básicos y a menudo se realizan en grandes cantidades.

No poseen la "personalidad" del lenguaje de marketing ni la necesidad de comprensión del programa como en el caso de la localización de aplicaciones. Por lo tanto, el objetivo debe ser la precisión con la máxima rentabilidad. Esto es lo que hace que la tecnología sea una solución ideal para los servicios de traducción de documentos oficiales.

El obstáculo con la traducción de documentos basada en servicios

La mayoría de los líderes empresariales se centran estrictamente en el resultado final. Cada decisión que toman, por pequeña que sea, debe considerar su impacto en la salud general del negocio.

Necesitan evaluar la eficiencia operativa y los gastos generales. Es la "mentalidad lean", la estrategia empresarial que se enfoca en eliminar pasos que generan desperdicio y ralentizan la producción. Como líder, necesitas revisar cuidadosamente la carga de trabajo diaria de tus empleados para identificar dónde se produce la mayor pérdida de tiempo.

Los servicios de traducción de documentos pueden ser un gran culpable de pérdida de tiempo. Si tienes solicitudes recurrentes de traducciones, es probable que necesites a alguien que las gestione.

Esa persona deberá realizar responsabilidades de gestión central, como enviar y rastrear solicitudes, realizar control de calidad y manejar la facturación. A medida que lleguen más solicitudes, el proyecto puede seguir creciendo hasta el punto en que ahora tenga un empleado a tiempo completo o un equipo completo encargado únicamente de sus comunicaciones con servicios de traducción.

Muchos líderes cometen un error común al evaluar una agencia.

Envían uno o dos documentos para su traducción y determinan su futura asociación en función de esos resultados. Sin embargo, esa no es una valoración precisa de esos servicios.

Tal vez el mejor traductor de la agencia esté empleado para el programa piloto, pero una vez que tienen el contrato, reducen la calidad. El único indicador verdadero de la calidad del servicio proviene de una prueba de estrés en la que tienen que manejar múltiples plazos y solicitudes mientras practican habilidades efectivas de comunicación. Sin embargo, un programa piloto tan extenso no es factible para la mayoría de las empresas. De cualquier manera que lo veas, los servicios de traducción de documentos oficiales pueden convertirse en un costo significativo para una organización.

Para optimizar verdaderamente estos servicios mientras se gestionan los costos, la tecnología es la solución.

Utilizando la tecnología para abordar los servicios de traducción de documentos oficiales

La mayoría de los formularios oficiales se basan en plantillas. Si tienes un NDA adecuadamente traducido, puedes usarlo como guía para futuras traducciones, eliminando la necesidad de recrearlo repetidamente; todo lo que tendrás que hacer es ajustar algunos campos. Pero una agencia centrada en el personal probablemente no tenga los sistemas necesarios para aprovechar de manera efectiva todo el conocimiento pasado valioso, por lo que traducen una pieza de contenido aislada a la vez.

Una plataforma de traducción colaborativa es diferente. En el momento en que un cliente se registra en una plataforma, se crea un perfil que incluye sus memorias de traducción, léxicos corporativos, glosarios, bases terminológicas y necesidades específicas.

El traductor accede a esa base de conocimiento acumulativo para guiar sus proyectos futuros, asegurando consistencia en todas las tareas. Por ejemplo, si ven que ya se ha traducido un NDA, lo utilizarán como guía para agilizar su flujo de trabajo. A través de esta plataforma, en lugar de tener que empezar desde cero, pueden trabajar con lo que ya está establecido y aprobado y hacer ajustes para el caso particular.

Centraliza tus proyectos de traducción de documentos con soluciones tecnológicas

Una plataforma actúa como el lugar central para todas las operaciones, desde la gestión de relaciones hasta la revisión y ajuste fino de las traducciones individuales. Los documentos se cargan en un lugar central, seguro y encriptado, lo que permite a los traductores y otros colaboradores acceder fácilmente a ellos.

Esto elimina el riesgo de correos electrónicos hackeados o archivos extraviados, que pueden ocurrir al depender de un traductor contratado. Un enfoque integral de plataforma trata los proyectos individuales de un cliente como partes pequeñas del todo, partes que pueden informarse mutuamente y construir una fuente de verdad en el camino.

Una empresa de traducción simple, sin embargo, considerará cada solicitud como un proyecto separado, lo que lleva a oportunidades perdidas para optimizar y minimizar costos. Los servicios oficiales de traducción de documentos pueden ser una causa significativa de desperdicio operativo y financiero. Además del tiempo que los empleados deben dedicar a gestionarlos, también existe el riesgo de una calidad inconsistente y trabajo redundante.

Por otro lado, un ecosistema integrado de plataforma de traducción utiliza todos los trabajos anteriores para guiar los futuros, optimizando la productividad y minimizando los costos generales para toda la organización. Bureau Works ofrece una solución integral para sus servicios de traducción de documentos oficiales. Para obtener más información, contacte a nuestro equipo.