Effektivisera officiell översättning av dokument med tekniska Lösningar

När du letar efter officiell översättning av dokument, kommer du att märka likheter bland många tjänstebaserade byråer; de erbjuder översättare med expertis i olika språk och all nödvändig dokumentation, men de förbiser ofta en kritisk komponent—kostnadseffektivitet. Många av de officiella dokument du behöver översätta, som sekretessavtal (NDAs) eller finansiella rapporter, är relativt standardiserade, grundläggande och ofta gjorda i stora volymer.

De har inte "personligheten" hos marknadsföringsspråk eller behovet av programförståelse som i fallet med applokalisering. Som ett resultat bör målet vara noggrannhet med maximal kostnadseffektivitet. Detta är vad som gör teknik till en idealisk lösning för officiell översättning av dokument.

Hindret med tjänstebaserad dokumentöversättning

De flesta företagsledare har ett strikt fokus på slutresultatet. Varje beslut de fattar, oavsett hur litet det är, måste ta hänsyn till dess inverkan på företagets övergripande hälsa.

De behöver utvärdera verksamhetens smidighet, effektivitet och omkostnader. Det är "lean mindset", affärsstrategin som fokuserar på att eliminera steg som skapar slöseri och saktar ner produktionen. Som ledare måste du noggrant granska dina anställdas dagliga arbetsbelastning för att se var den största tidsförlusten sker.

Översättning av dokument kan vara en stor bov när det gäller förlorad tid. Om du har återkommande förfrågningar om översättningar är chansen stor att du behöver någon som hanterar dem.

Den personen kommer att behöva utföra centrala ledningsansvar, såsom att skicka och spåra förfrågningar, genomföra kvalitetskontroll och hantera fakturering. När fler förfrågningar kommer in kan projektet fortsätta att växa till den punkt där du nu har en heltidsanställd eller ett helt team som hanterar bara din kommunikation med översättningstjänster.

Många ledare gör ett vanligt misstag när de utvärderar en byrå.

De skickar in en eller två dokument för översättning och bestämmer sitt framtida partnerskap baserat på dessa resultat. Det är dock inte en korrekt värdering av dessa tjänster.

Kanske är byråns bästa översättare anställd för pilotprogrammet, men när de väl har kontraktet, minskar de på kvaliteten. Den enda sanna indikatorn på tjänstens Kvalitet kommer från ett stresstest där de måste jonglera flera deadlines och förfrågningar samtidigt som de övar på effektiva kommunikationsfärdigheter. Men ett så omfattande pilotprogram är inte genomförbart för de flesta företag. Hur man än ser på det kan officiell översättning av dokument bli en betydande kostnad för en Organisation.

För att verkligen effektivisera dessa tjänster och samtidigt hantera kostnaderna är tekniken lösningen.

Använda teknik för att hantera officiell översättning av dokument

De flesta officiella formulär arbetar från mallar. Om du har ett sekretessavtal översatt på lämpligt sätt kan du använda det som en guide för framtida översättningar, vilket eliminerar behovet av att återskapa det upprepade gånger – allt du behöver göra är att justera några fält. Men en personalcentrerad byrå har sannolikt inte de system som krävs för att effektivt utnyttja all värdefull tidigare kunskap, så de översätter en isolerad del av Innehåll åt gången.

En samarbetsplattform för översättning är annorlunda. Så snart en klient registrerar sig på en plattform, Skapas en profil som inkluderar deras översättningsminnen, företagslexikon, ordlistor, termbaser och specifika behov.

Översättaren utnyttjar den samlade kunskapsbasen för att vägleda sina framtida projekt och säkerställer konsekvens i alla uppgifter. Till exempel, om de ser att ett sekretessavtal redan har översatts, kommer de att använda det som en guide för att effektivisera sitt arbetsflöde. Genom denna plattform kan de istället för att behöva börja från början arbeta med det som redan är etablerat och godkänt och göra justeringar för det specifika fallet.

Centralisera dina dokumentöversättningsprojekt med teknologilösningar

En plattform fungerar som den centrala platsen för alla operationer, från relationshantering till granskning och finjustering av individuella översättningar. Dokument laddas upp till en central, säker, krypterad plats, vilket gör det möjligt för översättare och andra samarbetspartners att enkelt komma åt dem.

Detta eliminerar risken för hackade e-postmeddelanden eller borttappade filer, vilket kan inträffa när man förlitar sig på en anlitad översättare. En omfattande plattformsstrategi behandlar en klients individuella projekt som små delar av helheten—delar som kan informera varandra och bygga en källa till sanning längs vägen.

Ett enkelt översättningsföretag kommer dock att se varje förfrågan som ett separat projekt, vilket leder till förlorade möjligheter att effektivisera och minimera kostnader. Officiell översättning av dokument kan vara en betydande orsak till operativt och finansiellt slöseri. Förutom den tid anställda måste lägga på att hantera dem, finns det också risken för inkonsekvent Kvalitet och redundant arbete.

Ett integrerat översättningsplattformsekosystem, å andra sidan, använder alla tidigare jobb för att vägleda framtida, vilket effektiviserar produktiviteten och minimerar de övergripande kostnaderna för hela organisationen.