Ottimizza i Servizi di Traduzione Documenti Ufficiali con Soluzioni Tecnologiche

Quando cerchi servizi di traduzione documenti ufficiali, noterai delle somiglianze tra molte agenzie basate su servizi; offrono traduttori con competenza in diverse lingue e tutta la documentazione necessaria, ma spesso trascurano un componente critico: l'efficacia dei costi. Molti dei documenti ufficiali che devi tradurre, come gli accordi di non divulgazione (NDA) o i registri finanziari, sono relativamente standardizzati, basilari e spesso eseguiti in massa.

Non possiedono la “personalità” del linguaggio di Marketing o la necessità di comprendere i programmi come nel caso della localizzazione di app. Di conseguenza, l'obiettivo dovrebbe essere l'accuratezza al massimo rapporto qualità-prezzo. Ecco cosa rende la tecnologia una soluzione ideale per i servizi di traduzione documenti ufficiali.

L'ostacolo con la traduzione di documenti basata sui servizi

La maggior parte dei leader aziendali si concentra rigorosamente sui profitti. Ogni decisione che prendono, non importa quanto piccola, deve considerare il suo impatto sulla salute generale dell'azienda.

Devono valutare la snellezza delle operazioni, l'efficienza e le spese di costi fissi. È la “mentalità snella,” la strategia aziendale che si concentra sull'eliminazione dei passaggi che Crea sprechi e rallentano la produzione. In qualità di leader, devi esaminare attentamente il carico di lavoro quotidiano dei tuoi dipendenti per vedere dove si verifica la maggior perdita di tempo.

I servizi di traduzione documenti possono essere un grande colpevole nella perdita di tempo. Se hai richieste ricorrenti di traduzioni, è probabile che tu abbia bisogno di qualcuno che le gestisca.

Quella persona dovrà svolgere le responsabilità principali di gestione, come inviare e monitorare le richieste, condurre il controllo qualità e gestire la fatturazione. Man mano che arrivano più richieste, il progetto può continuare a crescere fino al punto in cui ora hai un dipendente a tempo pieno o un intero team che gestisce solo le tue comunicazioni con i servizi di traduzione.

Molti leader commettono un errore comune quando valutano un'agenzia.

Inviano uno o due documenti per la traduzione e determinano la loro futura collaborazione basandosi su quei risultati. Tuttavia, questa non è una valutazione accurata di tali servizi.

Forse il miglior traduttore dell'agenzia è impiegato per il programma pilota, ma una volta ottenuto il contratto, riducono la qualità. L'unico vero indicatore della Qualità del servizio proviene da un test di stress in cui devono destreggiarsi tra scadenze multiple e richieste, praticando al contempo abilità di comunicazione efficaci. Tuttavia, un programma pilota così esteso non è fattibile per la maggior parte delle aziende. In ogni caso, i servizi di traduzione documenti ufficiali possono diventare un costo significativo per un'Organizzazione.

Per semplificare realmente questi servizi gestendo i costi, la tecnologia è la soluzione.

Utilizzare la tecnologia per affrontare i servizi di traduzione documenti ufficiali

La maggior parte dei moduli ufficiali funziona con modelli. Se hai un NDA tradotto in modo adeguato, puoi usarlo come guida per le traduzioni future, eliminando la necessità di ricrearlo ripetutamente: tutto ciò che dovrai fare è modificare alcuni campi. Ma un'agenzia incentrata sul personale probabilmente non ha i sistemi in atto per sfruttare efficacemente tutte le preziose conoscenze passate, quindi traducono un singolo pezzo di Contenuto alla volta.

Una piattaforma di traduzione collaborativa è diversa. Nel momento in cui un cliente si iscrive a una piattaforma, viene creata un profilo che include le loro memorie di traduzione, lessici aziendali, glossari, basi terminologiche e esigenze specifiche.

Il traduttore attinge a quella base di conoscenze cumulative per guidare i loro futuri progetti, garantendo coerenza in tutti i compiti. Ad esempio, se vedono che un NDA è già stato tradotto, lo utilizzeranno come guida per semplificare il flusso di lavoro. Attraverso questa piattaforma, invece di dover iniziare da zero, possono lavorare con ciò che è già stabilito e approvato e apportare modifiche per il caso particolare.

Centralizza i tuoi progetti di traduzione di documenti con Soluzioni tecnologiche

Una piattaforma funge da luogo centrale per tutte le operazioni, dalla gestione delle relazioni alla revisione e messa a punto delle traduzioni individuali. I documenti sono caricati in un'unica posizione centrale, sicura e criptata, permettendo ai traduttori e ad altri collaboratori di accedervi facilmente.

Questo elimina il rischio di e-mail hackerate o file smarriti, che può verificarsi quando ci si affida a un Traduttore assunto. Un approccio completo alla piattaforma tratta i progetti individuali di un cliente come piccole parti del tutto—parti che possono informarsi a vicenda e costruire una fonte di verità lungo il percorso.

Una semplice azienda di traduzione, tuttavia, considererà ogni richiesta come un progetto separato, portando a opportunità perse per ottimizzare e ridurre i costi. I servizi di traduzione documenti ufficiali possono essere una causa significativa di sprechi operativi e finanziari. A parte il tempo che i dipendenti devono dedicare alla loro gestione, c'è anche il rischio di una Qualità incoerente e di lavoro ridondante.

Un ecosistema di piattaforme di traduzione integrato, d'altra parte, utilizza tutti i lavori passati per guidare quelli futuri, ottimizzando la produttività e riducendo al minimo i costi complessivi per l'intera Organizzazione.