Implementering av flerspråkig support i IT-helpdeskar

Att ringa en helpdesk ska inte vara en prövning. Men det är det ofta. Att tala samma språk är ingen garanti för ömsesidig förståelse. Föreställ dig att du inte talade samma språk och hela ditt datorsystem precis hade gått bärsärkagång. Förtvivlan 101.

I en tid då kundens upplevelse är högsta prioritet verkar det vara ett måste att erbjuda flerspråkiga tjänster. När det gäller IT Help Desks låter det oersättligt.

The Way to Go

Varje team hittar sina mest passande verktyg och process. Å andra sidan skulle vi kunna överväga några idéer för att implementera flerspråkigt support som kan vara användbart i de flesta scenarier.

Det första steget inkluderar att känna till deras område och klienternas behov. I det här fallet fokuserar vi på engelska och spanska, men varje kundbas är en annan historia.

Vi vet alla att siffror regerar. Du måste känna till din statistik från tidigare historiska data. Detta är grunden för att analysera supportförfrågningar och hålla sig uppdaterad om trender.

Välja Rätt Verktyg för Jobbet

Nästa steg är att överväga det bästa alternativet när det gäller teknik som används för översättning och tolkning.

Ditt jobb inkluderar personlig kontakt med dina klienter och djup kunskap om IT-relaterad information. Följaktligen kan den bästa metoden vara en kombination av maskinöversättning och mänskliga lingvister.  

Att integrera översättning i Helpdesk Software skulle vara nästa steg i processen. Din valda helpdesk-plattform bör möjliggöra språkval. Detta kommer att tillåta användare att välja det språk de föredrar när de skickar in krav, biljetter eller interagerar med mänskliga agenter.

Ett Vältränat Team

Det bör alltid finnas ett specialiserat mänskligt team bakom helpdeskprogramvaran. Vid många tillfällen kan krav, samtal eller supportfrågor visa sig vara för mycket för botarna att hantera. Bara av den mänskliga naturen och dess intrikata detaljer.

Det är därför du behöver förlita dig på ett mänskligt team som är skickligt i spanska och tillgängligt för att hantera komplicerade frågor professionellt. En del av deras utbildning bör inkludera översättningsverktyg och frekventa tekniska uppdateringar för att hålla sig på topp.

Dela på bördan

I IT Helpdesk-världen upprepas många ärenden och frågor med tiden. Dessa är de enklaste och lättast att hantera. För de biljetterna är det bäst att välja automatisk översättning. Det smarta draget är att integrera maskinöversättning i din helpdeskprogramvara. Således kommer ditt företag att sömlöst kunna översätta vanliga inkommande biljetter och frågor i realtid.

Nu, för komplexa förfrågningar eller känsliga frågor, bör dina mänskliga agenter ta ledningen och tillämpa både sin teknik och spanska kunskaper.

Se till att låta din kundbas veta att du tillhandahåller tjänster på spanska och publicera dina kommunikationskanaler på din webbplats och i sociala medier. De behöver vara medvetna om detta. Denna kunskap kommer att uppmuntra dem att ringa, och de kommer inte att frukta att hitta att de inte blir förstådda.

Feedbackregler

Att känna till ditt företag innebär att ha frekvent tillgång till klienters feedback och resultat. Medvetenhet om dina styrkor och svagheter kommer att hålla dig skärpt och hjälpa dig att anpassa dig till nya utmaningar. Efter varje samtal, erbjud en vänlig och kort undersökning för att samla in feedback. Be användare att kort kommentera deras erfarenhet med flerspråkigt support. Detta kommer att ge dig en känsla av "verklighet".

Enbart information förbättrar inte någon verksamhet. Du behöver analysera prestanda baserat på historiska data. Statistik kommer att vara din bästa vän i detta skede. Svarstid och noggrannhet bör kontrolleras, verifiera lösningsfrekvenser och mäta användarens belåtenhet i olika scenarier och nivåer av frågesvårighet.

All ovanstående data syftar till ditt företags ständiga förbättring. Din affärsanalys kommer att informera dina flerspråkiga supportstrategier som kommer.

Juridiska överväganden

Var alltid medveten om de juridiska krav du måste följa när det gäller datasekretess. Detta är särskilt relevant när du använder översättningsprogram från tredje part.

Genom att tillämpa dessa åtgärder och ditt eget affärstänkande kan du framgångsrikt implementera spanskt support i din IT-helpdesk. Denna funktion kommer utan tvekan att förbättra användarupplevelsen och belåtenhet för spansktalande användare.