Implementazione dell'Assistenza Multilingue nei Servizi di Help Desk IT

Chiamare un Helpdesk non dovrebbe essere un calvario. Ma spesso lo è. Parlare la stessa lingua non garantisce la comprensione reciproca. Immagina se non parlassi la stessa lingua e l'intero sistema informatico fosse appena impazzito. Disperazione 101.

In un'epoca in cui l'esperienza del cliente è la priorità assoluta, offrire servizi multilingue sembra un must. Nel caso degli Help Desk IT, sembra insostituibile.

The Way to Go

Ogni team trova i suoi strumenti e processi più adatti. D'altra parte, potremmo considerare alcune idee per implementare l'assistenza multilingue che potrebbe essere utile nella maggior parte degli scenari.

Il primo passo include conoscere il loro territorio e le esigenze dei clienti. In questo caso, ci concentriamo sull'inglese e sullo spagnolo, ma ogni base di clienti è una storia diversa.

Sappiamo tutti che i numeri comandano. Devi conoscere le tue statistiche dai dati storici precedenti. Questa è la base per analizzare le richieste di assistenza e rimanere aggiornati sulle tendenze.

Choosing the Giusto Strumenti for the Lavoro

Next, you should consider the best option in terms of technology applied to translation and interpretation.

Il tuo lavoro include il contatto personale con i tuoi clienti e una profonda conoscenza delle informazioni relative all'IT. Di conseguenza, l'approccio migliore potrebbe essere una combinazione di traduzione automatica e linguisti umani.  Integrating translation into Helpdesk Software would be the next step in the process. La piattaforma di helpdesk scelta dovrebbe consentire la selezione della lingua. Ciò consentirà agli utenti di scegliere la lingua che preferiscono, quando inviano reclami, ticket o interagiscono con agenti umani.

Un Team Ben Addestrato

Dovrebbe sempre esserci un team umano specializzato dietro il software dell'helpdesk. In molte occasioni, reclami, chiamate o richieste di assistenza potrebbero risultare troppo difficili da gestire per i bot. Appena fuori dalla natura umana e dalle sue complessità.

Ecco perché è necessario fare affidamento su un team umano esperto in spagnolo e disponibile a gestire le richieste complicate in modo professionale. Parte della loro formazione dovrebbe includere strumenti di traduzione e frequenti aggiornamenti tecnologici per rimanere al passo con il loro gioco.

Condivisione del carico

Nel mondo dell'Helpdesk IT, molti ticket e query si ripetono nel tempo. Questi sono i più semplici e facili da gestire. Per quei biglietti, la soluzione migliore sarebbe la traduzione automatica. La mossa intelligente è integrare traduzione automatica nel tuo software di helpdesk. In questo modo, la tua azienda sarà in grado di tradurre senza problemi i normali ticket e le query in arrivo in tempo reale.

Ora, per richieste complesse o questioni delicate, i tuoi agenti umani dovrebbero prendere l'iniziativa e applicare sia la loro tecnologia che la conoscenza dello spagnolo.

Assicurati di informare la tua base di clienti che offri servizi in spagnolo e pubblicizza i tuoi canali di comunicazione sul tuo sito web e sui social media. Devono esserne consapevoli. Questa conoscenza li incoraggerà a chiamare, e non temeranno di trovare che non sono compresi.

Regole di Feedback

Conoscere la tua attività significa avere accesso frequente al feedback dei clienti e ai risultati. La consapevolezza dei tuoi punti di forza e di debolezza ti manterrà acuto e ti aiuterà ad adattarti alle nuove sfide. Dopo ogni chiamata, offri un breve e gentile sondaggio per raccogliere feedback. Chiedi agli utenti di commentare brevemente la loro esperienza con l'assistenza multilingue. Questo ti darà una sensazione di "realtà".

Le informazioni da sole non migliorano alcun business. Devi analizzare le prestazioni in base ai record storici. Le statistiche saranno le tue migliori amiche in questa fase. Il tempo di risposta e l'accuratezza dovrebbero essere controllati, verificare i tassi di risoluzione e misurare la soddisfazione degli utenti in diversi scenari e livelli di difficoltà delle query.

Tutti i dati di cui sopra mirano al miglioramento continuo della tua azienda. La tua analisi aziendale informerà le tue strategie di assistenza multilingue future.

Considerazioni legali

Siate sempre consapevoli dei requisiti legali che dovete rispettare in termini di privacy dei dati. Ciò è particolarmente rilevante quando si utilizzano software di traduzione di terze parti.

Applicando queste azioni e la tua mentalità imprenditoriale, puoi implementare con successo l'assistenza in spagnolo nel tuo helpdesk IT. Questa funzione, senza dubbio, migliorerà l'esperienza utente e la soddisfazione per gli utenti di lingua spagnola.