Effektiva HR-kommunikationsstrategier för ett globalt team

Arbetsplatsen är inget undantag från nödvändigheten av korrekt kommunikation för att fungera korrekt. Med trenden att ha en global medarbetarbas som ökar i popularitet, tvingas företag att hitta nya sätt att optimera kommunikationen med sina internationella kontor.

Idag kommer vi att gå igenom allt du behöver veta för att Skapa den mest effektiva HR-kommunikationsstrategin för ditt företag. Låt oss dyka in!

Vad är HR?

Avdelningen för mänskliga resurser (förkortat "HR") är en sektor inom ett företag som ansvarar för att söka, rekrytera, granska och utbilda anställda.

Ansvarig för all intern kommunikation inom ett företag, säkerställer HR-avdelningen att de verktyg och metoder för kommunikation som används bidrar till en hälsosam och produktiv arbetsmiljö.

Varför är HR-kommunikation viktigt?

Innan vi kan försöka skapa en effektiv strategi för HR-kommunikation måste vi förstå vad som gör HR-kommunikation så viktig.

Här är några av de saker du bör tänka på när du funderar på vikten av HR-kommunikation.

En effektiv kommunikationsstrategi påskyndar företagets tillväxt

När det gäller att uppnå företagets mål och affärsmål räcker det långt att ha en omfattande HR-kommunikationsstrategi.

Ett företag är inget annat än en grupp människor som arbetar mot ett gemensamt mål, och intern kommunikation är en stor del av processen. Att ha dina anställda sammankopplade genom en solid kommunikationsstrategi ökar de anställdas produktivitet och leder till organisatorisk framgång.

Kommunikation bygger relationer och förtroende

Att få dina anställda att känna att de kan kommunicera med dig oavsett var de befinner sig bygger en grund av tillit och respekt.

När du prioriterar relationer med dina anställda kommer ekonomisk framgång naturligt att följa. Uppmuntra alltid de anställda att nå ut och uttrycka sina åsikter om företagets angelägenheter. Det kommer att driva medarbetarengagemang och skapa en mycket mer produktiv arbetsmiljö.

Ineffektiv kommunikation leder till enorma förluster

En studie från 2022 utförd av Grammarly visade att företag förlorar 12 506 dollar per anställd och år på grund av missförstånd. Årligen uppgår den siffran till 1,2 biljoner dollar för amerikanska företag.

Statistik som denna stärker uppfattningen att det är viktigt för framgången för varje företagsföretag att ha rätt kommunikationsmedel integrerade i företagskulturen. För att en HR-kommunikationsstrategi ska fungera på global nivå måste särskild uppmärksamhet ägnas åt att tillämpa denna princip.

4 typer av HR-kommunikation

För att hjälpa dig att få en ännu bättre förståelse för kommunikation på arbetsplatsen, låt oss analysera de 4 sätt på vilka information flödar inom ett företag.

Vi kan visualisera informationsflödet som en rörlig enhet på ett 2-dimensionellt plan. I det här scenariot kan information färdas i 4 riktningar. De är:

• Kommunikation uppåt
• Kommunikation nedåt
• Diagonal kommunikation
• Horisontell kommunikation

Låt oss kort gå igenom var och en mer i detalj.

Kommunikation uppåt

Kommunikation uppåt kan helt enkelt beskrivas som flödet av information från de lägre nivåerna i en hierarki till de övre nivåerna.

I en företagsmiljö skulle detta vanligtvis hänvisa till anställda som kommunicerar med högre ledning för att ge eller få feedback, framföra ett klagomål, ge förslag eller be om särskilda instruktioner eller tillstånd.

Genom att använda denna form av kommunikation som en del av din HR-strategi kan dina anställda veta att de befinner sig i en inkluderande miljö där deras input värderas och övervägs noggrant.

Kommunikation nedåt

Till skillnad från kommunikation uppåt innebär kommunikation nedåt ett informationsflöde från de översta nivåerna i en företagshierarki ner till de lägre nivåerna.

För att ge ett exempel, skulle en projektledare som skickar ut e-post med instruktioner och briefingmaterial till medlemmarna i teamet betraktas som nedåtriktad kommunikation. En annan skulle vara en försäljnings team representant som får en ny utbildningskurs från HR-avdelningen.

Denna form av kommunikation används för att ge feedback och skapa en policy för ömsesidig kommunikation och respekt med dina anställda.

Diagonal kommunikation

Diagonal kommunikation utförs av anställda på olika nivåer i olika befälskedjor. Detta innebär kommunikation mellan teammedlemmar med olika rang som inte är i samma gren eller sektor av företaget.

Ett enkelt exempel skulle vara kommunikation mellan en juniorutvecklare inom en webbdesignsektor och chefen för marknadsföringsavdelningen.

Att ha den här typen av kommunikation tillgänglig för dina anställda gör överföringen av information mycket snabbare och minimerar driftstopp, vilket resulterar i ett totalt sett mer produktivt arbetsflöde.

Horisontell kommunikation

Sist men inte minst har vi horisontell HR-kommunikation.

Som du säkert har gissat innebär horisontell HR-kommunikation utbyte av information mellan anställda på samma nivå, vanligtvis från olika sektorer.

I en arbetsmiljö skulle det vara saker som avdelningsövergripande möten och planeringsmöten mellan kollegor. En HR-chef som samtalar med en redovisningschef skulle utgöra denna typ av kommunikation.

Utveckla en effektiv strategi för HR-kommunikation

Nu när vi har gått igenom grunderna, låt oss gå igenom elementen i en kraftfull strategi för HR-kommunikation och hur du kan implementera dem i ditt företag för att förbättra den interna kommunikationen.

Definiera dina HR-kommunikationskanaler

För att ha bra kommunikation på arbetsplatsen och hålla dina anställda informerade måste du först definiera de kanaler genom vilka du kommer att utbyta information

Lyckligtvis finns det gott om digitala kommunikationskanaler som gör medarbetarnas kommunikation snabb och effektiv. Det är saker som:

• E-post
• Interna kommunikationsplattformar
• Programvara för anställdas Samarbete

Dessutom kan du använda medier som ett företagsintranät och företagsbloggar och forum för att underlätta kommunikation på arbetsplatsen och förbättra de anställdas produktivitet.

Segmentering av anställda

Att definiera dina medarbetarsegment kan ge dig värdefull insikt om hur du kan förbättra HR-kommunikationen i ditt företag. Att integrera fraktionella HR-tjänster i denna segmenteringsstrategi kan ytterligare förfina kommunikationsmetoderna, vilket säkerställer skräddarsydda tillvägagångssätt som respekterar kulturell och språklig mångfald över globala team. Detta är särskilt sant när man arbetar med ett globalt team eftersom du kan gruppera dina anställda baserat på parametrar som geografiskt område, tidszon och språk.

Att ha denna typ av data lagrad på en central plats är ett utmärkt sätt att hjälpa dina HR- och kommunikationsteam att förbättra HR-kommunikationen globalt genom att ta hänsyn till de faktorer som kännetecknar varje medarbetargrupp.

Att beakta språk- och kulturbarriärer

Även om det finns många fördelar med att arbeta med ett globalt team, medför det också vissa svårigheter. Det är mer än troligt att inte alla dina utländska anställda kommer att ha den nivå av engelska flyt som krävs för kommunikation i en arbetsmiljö.

När du skapar en global kommunikationsstrategi är det bra att ha minst 2 metoder för att övervinna detta problem. Några av de mest populära alternativen inkluderar att använda HR-översättningsprogramvara, arbeta med professionella Översättare och erbjuda språkkurser till dina anställda.

Effektiv schemaläggning

Hosting av regelbundna möten och konferenssamtal med din globala medarbetarbas är ett utmärkt sätt att sammanfatta, omvärdera och hitta sätt att övervinna hinder. Det kan dock vara lite knepigt när man arbetar med utländska anställda.

Att se till att skapa ett schema som alla anställda kan följa leder till en mycket mer effektiv kommunikationsstrategi som minimerar stillestånd och förbättrar produktiviteten.

Fastställa kostnaderna för en kommunikationsstrategi

När du skapar en effektiv kommunikationsstrategi ska du alltid beräkna de kostnader som krävs för att den ska kunna förverkligas. En väldefinierad budgetplan hjälper dig att hålla koll på företagets utgifter och ger dig värdefull insikt i hur du ytterligare kan förbättra HR-kommunikationen på global nivå.

Kostnaderna att överväga här är saker som programvaruabonnemangsavgifter, kostnader för underhåll av kommunikationskanaler och lönerna för personal som ansvarar för att driva intern kommunikationsteknik

HR-kommunikation och medarbetarretention

Enligt en studie utförd av Firstup, 33% av de anställda känner sig oigenkända och socialt exkluderade på arbetsplatsen, vilket gör det till en av de främsta anledningarna till att de slutar sitt jobb. Detta problem förstärks särskilt när man har att göra med ett globalt team.

Att förbättra kommunikationen med dina utländska anställda ökar inte bara belåtenhet utan är också en integrerad del av arbetsplatskulturen och bör betraktas som ett viktigt inslag i företagets policy.

Ett av de bästa sätten att uppnå detta är att ofta överväga anställdas feedback och genomföra undersökningar om anställdas belåtenhet. Gör det enkelt för dina utländska anställda att kommunicera med dig och uttrycka sina behov och åsikter.

Medarbetarnas engagemang är beroende av HR-kommunikation

Enligt en studie av Gallup om medarbetarengagemang är 70 % av medarbetarnas engagemang helt beroende av chefen.

Medarbetarnas engagemang är en av de viktigaste faktorerna som bidrar till ett företags övergripande tillväxt och affärsresultat. Att säkerställa att anställda har en grundlig förståelse för sina uppgifter bör vara en prioritet för HR-teamet.

Om ditt företags resultat är bristfälliga, ta dig tid att prata med dina HR-proffs om huruvida denna princip tillämpas på rätt sätt i ditt företags dagliga affärskommunikation.

Ytterligare Tips

Här är några ytterligare saker att göra och undvika för att hjälpa dig optimera din HR-strategi för ett globalt team.

VAR Medveten om Tidszoner

Att ha ett globalt team innebär alltid att hantera tidszoner och att arbeta med människor i olika regioner. Att hantera tidsskillnader på ett lämpligt sätt innebär att ta hänsyn till arbetstiderna för varje teammedlem i förhållande till deras respektive tidszon.

Ett effektivt sätt att navigera genom denna svårighet är att ha en central databas över varje anställd i ditt globala team och deras arbetstider i förhållande till din tidszon. Att göra denna informationsbas tillgänglig för din HR-personal gör global kommunikation mycket enklare.

Inkludera internationella anställda i företagsfiranden

Ofta kommer ett företag att fira en viss högtid som inte firas i deras utländska anställdas länder. Detta kan göra att dina utländska kollegor känner sig utanför.

I god tro, se alltid till att skicka e-post och andra tecken på uppskattning till alla dina anställda oavsett om de firar samma högtider som du eller inte.

ORDNA Evenemang för Globala Team

Även om både skriftlig kommunikation och videokonferenser utgör grunden för företagskommunikation, är det en utmärkt idé att organisera evenemang där ditt världsomspännande team kan träffas ansikte mot ansikte för att knyta an till medarbetare och berika företagskulturen.

Visserligen kräver detta mycket planering och resurser. Om ditt företag någonsin har möjlighet att arrangera evenemang som rymmer globala team, är det ett utmärkt sätt att stimulera medarbetarengagemang och förbättra kommunikationen på arbetsplatsen.

Använd INTE humor slarvigt

När du kommunicerar med kollegor som kommer från en annan kultur, tänk alltid på hur humor kommer att tolkas. Ett kvickt uttalande kan vara roligt mellan dig och dina vänner lika mycket som det kan vara stötande för en utlänning.

Detta inkluderar också användningen av saker som gifs och memes i skriftlig affärskommunikation. Även om det inte är något fel med att bygga upp en relation genom skratt och fniss, bör du alltid inleda det med att tänka på vem du pratar med.

ANVÄND INTE Slang eller Jargong

Att använda slang och jargong i affärskommunikation kan inte bara uppfattas som oprofessionellt utan kan också Skapa onödig förvirring och missförstånd. Detta gäller särskilt när du kommunicerar med kollegor som talar ditt modersmål som sitt andra eller tredje.

Att begränsa din användning av slang och jargong när du pratar med människor utanför kontoret är ett bra sätt att förbättra din HR-kommunikationsstrategi. Du kan till och med gå så långt som att göra det till en del av företagets policy.

Gör INTE stereotyper av anställda

I allmänhet är det en stor röd flagga att anta stereotyper om dina utländska kollegor, även om stereotyperna är positiva. Undvik att göra antaganden om personer du samarbetar med i en företagsmiljö, eftersom det bara kan Skapa obehag.

En bra tumregel är att fråga snarare än att anta. Att fråga om en anställds kultur och tradition är ett utmärkt sätt att bygga relationer och Skapa en känsla av bekantskap med den anställde.

Framtiden för Human Resurser

Med intern kommunikation och medarbetarengagemang som en så integrerad del av ett företags tillväxtprocess är det lätt att förstå varför så många företag ägnar tid och resurser för att förbättra HR-kommunikationen.

Nya digitala kommunikationsverktyg utvecklas varje år. I takt med att tekniken fortsätter att utvecklas är det troligt att vi kommer att se nya metoder för att skapa effektiva HR-kommunikationsstrategier och öka anställdas belåtenhet stiga till framträdande.

Av just denna anledning är det extremt fördelaktigt för alla företag att hänga med i nya HR-trender. Du vet aldrig när du kan stöta på något som är perfekt anpassat för dina HR- och kommunikationsteam.

Hur Bureau Works kan hjälpa dina HR-operationer

En långsam introduktionsprocess, dålig kommunikation och avsaknad av en flerspråkig HR-kommunikationsstrategi är några saker som HR-team ständigt måste hantera.

Som tur är fungerar Bureau Works som en bro som kopplar samman anställda med HR-team genom att tillhandahålla effektiva översättningstjänster. Bureau Works kommer att hjälpa dig att översätta företagsnyheter, viktiga meddelanden och alla företagsdokument som gör det möjligt för dina HR-teammedlemmar att kommunicera effektivt med nya anställda, oavsett vilket land de kommer ifrån.

Både skriftlig och muntlig kommunikation på arbetsplatsen kommer definitivt att leda till förbättrad produktivitet och ett bättre resultat i det långa loppet. Om du vill veta mer om hur Bureau Works kan förbättra intern kommunikation, koppla samman anställda och stärka HR-avdelningar, gå och ladda ner detta white paper.

Avslutande tankar

Det spelar ingen roll om du är en nybörjare som entreprenör eller en VD för ett stort företag, att hitta sätt att förbättra din kommunikation med de människor du arbetar med kommer alltid att ta dig ett steg närmare dina mål.

Vi hoppas att den här artikeln har hjälpt dig att få en bättre förståelse för mänskliga resurser, och önskar dig lycka till i framtida affärsprojekt!

‍