Estratégias eficazes de comunicação de RH para uma equipe global

O local de trabalho não é exceção à necessidade de uma comunicação adequada para funcionar corretamente. Com a tendência de ter uma base de funcionários global cada vez mais popular, as empresas são obrigadas a encontrar novas maneiras de otimizar a comunicação com seus escritórios internacionais.

Hoje, vamos abordar tudo o que você precisa saber para criar a estratégia de comunicação de RH mais eficaz para o seu negócio. Vamos mergulhar!

O que é RH?

O departamento de Recursos Humanos ("RH" para abreviar) é um setor de uma empresa responsável por buscar, recrutar, selecionar e treinar funcionários.

Responsável por todas as comunicações internas dentro de uma empresa, o departamento de RH garante que as ferramentas e métodos de comunicação utilizados sejam propícios a um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

Por que a Comunicação de RH é importante?

Antes de nos aventurarmos na criação de uma estratégia eficaz de comunicação de RH, precisamos entender o que torna a comunicação de RH tão importante.

Aqui estão algumas das coisas a serem consideradas ao contemplar a importância da comunicação de RH.

Uma Estratégia de Comunicação Efetiva Acelera o Crescimento da Empresa

Quando se trata de alcançar metas e objetivos empresariais, ter uma estratégia abrangente de comunicação de RH faz toda a diferença.

Uma empresa não passa de um grupo de pessoas trabalhando em direção a um objetivo comum, e a comunicação interna é uma grande parte desse processo. Ter seus funcionários conectados por uma estratégia de comunicação sólida aumenta a produtividade dos funcionários e leva ao sucesso organizacional.

A comunicação constrói relacionamentos e confiança

Fazer com que seus funcionários se sintam capazes de se comunicar com você, independentemente de sua localização geográfica, constrói uma base de confiança e respeito.

Quando você prioriza os relacionamentos com seus funcionários, o sucesso financeiro seguirá naturalmente. Sempre incentive os funcionários a se manifestarem e expressarem suas opiniões sobre assuntos da empresa. Isso irá impulsionar o engajamento dos funcionários e criar um ambiente de trabalho muito mais produtivo.

A comunicação ineficaz leva a grandes perdas

Um estudo realizado em 2022 pela Grammarly descobriu que as empresas perdem $12.506 por funcionário por ano devido à falta de comunicação. Anualmente, esse número chega a US$ 1,2 trilhão para as empresas dos Estados Unidos.

Estatísticas como essas solidificam a ideia de que ter meios adequados de comunicação integrados à cultura da empresa é fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento corporativo. Para que uma estratégia de comunicação de RH funcione em escala global, é necessário dar uma consideração especial à aplicação desse princípio.

4 Tipos de Comunicação de RH

Para ajudá-lo a obter uma compreensão ainda melhor da comunicação no local de trabalho, vamos analisar as 4 maneiras pelas quais a informação flui dentro de uma empresa.

Podemos visualizar o fluxo de informações como uma entidade em movimento em um plano bidimensional. Nesse cenário, a informação pode se deslocar em 4 direções. Eles são:

• Comunicação Ascendente
• Comunicação Descendente
• Comunicação Diagonal
• Comunicação Horizontal

Vamos dar uma breve olhada em cada uma delas com mais detalhes.

Comunicação ascendente

A comunicação ascendente pode ser simplesmente descrita como o fluxo de informações dos níveis inferiores de uma hierarquia para os níveis superiores.

Em um ambiente corporativo, isso geralmente se refere a funcionários se comunicando com a alta administração para fornecer ou receber feedback, fazer uma reclamação, dar sugestões ou solicitar instruções ou permissões específicas.

Utilizar essa forma de comunicação como parte da sua estratégia de RH permite que seus funcionários saibam que estão em um ambiente inclusivo onde suas opiniões são valorizadas e cuidadosamente consideradas.

Comunicação Descendente

Em contraste com a comunicação ascendente, a comunicação descendente envolve o fluxo de informações das camadas superiores de uma hierarquia empresarial para os níveis inferiores.

Apenas para fornecer um exemplo, um gerente de projeto enviando e-mails com instruções e material de briefing para os membros da equipe seria considerado uma comunicação descendente. Outro exemplo seria um representante da equipe de vendas recebendo um novo curso de treinamento do departamento de RH.

Esta forma de comunicação é usada para fornecer feedback e formar uma política de comunicação recíproca e respeito com seus funcionários.

Comunicação Diagonal

A comunicação diagonal é realizada por funcionários de diferentes níveis em diferentes cadeias de comando. Isso significa comunicação entre membros da equipe com diferentes cargos que não estão no mesmo ramo ou setor da empresa.

Um exemplo simples seria a comunicação entre um desenvolvedor júnior de um setor de design web com o chefe do departamento de marketing.

Ter esse tipo de comunicação disponível para seus funcionários torna a transferência de informações muito mais rápida e minimiza o tempo de inatividade, resultando em um fluxo de trabalho geralmente mais produtivo.

Comunicação Horizontal

Por último, mas não menos importante, temos as comunicações horizontais de RH.

Como você provavelmente já deve ter imaginado, as comunicações horizontais de RH envolvem a troca de informações entre funcionários do mesmo nível, geralmente de setores diferentes.

Em um ambiente de trabalho, seriam coisas como reuniões em toda a empresa e sessões de planejamento entre colegas de trabalho. Um gerente de RH discursando com um gerente de contabilidade constituiria esse tipo de comunicação.

Desenvolvendo uma Estratégia de Comunicação de RH Eficaz

Agora que passamos pelos conceitos básicos, vamos analisar os elementos de uma estratégia de comunicação de RH potente e como você pode implementá-los em sua empresa para melhorar a comunicação interna.

Definindo seus canais de comunicação de RH

Para ter uma boa comunicação no local de trabalho e manter seus funcionários informados, você deve primeiro definir os canais pelos quais trocará informações

Felizmente, existem muitos canais de comunicação digital que tornam as comunicações dos funcionários rápidas e eficazes. Essas são coisas como:

• E-Mails
• Plataformas de Comunicação Interna
• Software de Colaboração de Funcionários

Além disso, você pode usar meios como uma intranet da empresa e blogs e fóruns da empresa para facilitar a comunicação no local de trabalho e melhorar a produtividade dos funcionários.

Segmentação de Funcionários

Definir seus segmentos de funcionários pode fornecer informações valiosas para melhorar a comunicação de RH em sua empresa. Isso é especialmente verdadeiro ao trabalhar com uma equipe global, pois você pode agrupar seus funcionários com base em parâmetros como área geográfica, fuso horário e idioma.

Ter esse tipo de dados armazenados em um local central é uma ótima maneira de ajudar suas equipes de RH e comunicações a melhorar a comunicação de RH globalmente, levando em consideração os fatores que caracterizam cada grupo de funcionários.

Considerando as Barreiras Linguísticas e Culturais

Embora trabalhar com uma equipe global tenha muitos méritos, também apresenta certas dificuldades. É muito provável que nem todos os seus funcionários estrangeiros possuam o nível de fluência em inglês necessário para a comunicação em um ambiente de trabalho.

Ao criar uma estratégia de comunicação global, é útil ter pelo menos 2 métodos para superar essa questão. Algumas das opções mais populares incluem o uso de software de tradução de RH, trabalhar com tradutores profissionais e oferecer cursos de idiomas para seus funcionários.

Agendamento Eficiente

Realizar reuniões regulares e chamadas de conferência com sua equipe global é uma ótima maneira de recapitular, reavaliar e encontrar maneiras de superar obstáculos. No entanto, isso pode ser um pouco complicado ao lidar com funcionários estrangeiros.

Garantir a criação de um cronograma que todos os funcionários possam seguir resulta em uma estratégia de comunicação muito mais eficiente, que minimiza o tempo ocioso e melhora a produtividade.

Determinando os Custos de uma Estratégia de Comunicação

Ao criar uma estratégia de comunicação eficaz, sempre calcule os custos necessários para sua realização. Um plano de orçamento bem definido ajuda você a acompanhar as despesas da empresa e também oferece informações valiosas sobre como você pode melhorar ainda mais a comunicação de RH em nível global.

Os custos a serem considerados aqui são coisas como taxas de assinatura de software, custos de manutenção do canal de comunicação e os salários dos funcionários responsáveis pela operação da tecnologia de comunicação interna

Comunicação de RH e Retenção de Funcionários

De acordo com um estudo realizado pela Firstup, 33% dos funcionários se sentem não reconhecidos e excluídos socialmente no local de trabalho, tornando-se uma das principais razões para deixarem o emprego. Esse problema é particularmente ampliado ao lidar com uma equipe global.

Melhorar a comunicação com seus funcionários estrangeiros não apenas aumenta a satisfação dos funcionários, mas também é uma parte integrante da cultura de trabalho e deve ser considerada um elemento crucial da política da empresa.

Uma das melhores maneiras de alcançar isso é frequentemente contemplar o feedback dos funcionários e realizar pesquisas de satisfação dos funcionários. Facilite a comunicação de seus funcionários estrangeiros com você e permita que eles expressem suas necessidades e opiniões.

O Engajamento dos Funcionários Dependem das Comunicações de RH

De acordo com um estudo da Gallup sobre o engajamento dos funcionários, 70% do engajamento dos funcionários depende exclusivamente do gerente.

O engajamento dos funcionários é um dos fatores mais importantes que contribuem para o crescimento geral de uma empresa e seus resultados comerciais. Garantir que os funcionários tenham uma compreensão completa de suas tarefas deve ser uma prioridade para a equipe de RH.

Se os resultados da sua empresa estão deixando a desejar, reserve um tempo para conversar com seus profissionais de RH sobre se esse princípio está sendo aplicado adequadamente nas comunicações diárias da sua empresa.

Dicas Adicionais

Aqui estão algumas dicas adicionais do que fazer e do que não fazer para ajudar você a otimizar sua estratégia de RH para uma equipe global.

SEJA Consciente dos Fusos Horários

Ter uma equipe global sempre envolve trabalhar com pessoas em fusos horários diferentes. Lidar com diferenças de horário de maneira adequada significa considerar as horas de trabalho de cada membro da equipe em relação ao seu respectivo fuso horário.

Uma maneira eficaz de lidar com essa dificuldade é ter um banco de dados central de cada funcionário em sua equipe global e suas horas de trabalho em relação ao seu fuso horário. Tornar essa base de informações disponível para sua equipe de RH facilita muito a comunicação global.

INCLUA Funcionários Internacionais nas Celebrações da Empresa

Muitas vezes, uma empresa irá celebrar um feriado específico que não é comemorado nos países de seus funcionários estrangeiros. Isso pode fazer com que seus colegas estrangeiros se sintam excluídos.

De boa fé, sempre certifique-se de enviar e-mails e outros gestos de apreço a todos os seus funcionários, independentemente de eles celebrarem ou não as mesmas festas que você.

ORGANIZE Eventos para Equipes Globais

Embora a comunicação escrita e as videoconferências sejam a base da comunicação da empresa, organizar eventos onde sua equipe global possa se encontrar pessoalmente é uma ótima maneira de se conectar com os funcionários e enriquecer a cultura da empresa.

Concedido, isso requer bastante planejamento e recursos. Se a sua empresa estiver em uma posição de sediar eventos que acomodem equipes globais, é uma ótima maneira de estimular o engajamento dos trabalhadores e melhorar a comunicação no local de trabalho.

NÃO Use o Humor Descuidadamente

Ao se comunicar com colegas nativos de uma cultura diferente, sempre pense em como o humor será interpretado. Uma declaração espirituosa pode ser divertida entre você e seus amigos, assim como pode ser ofensiva para um estrangeiro.

Isso também inclui o uso de coisas como gifs e memes na comunicação escrita de negócios. Embora não haja nada de errado em construir rapport através de risadas e gargalhadas, sempre prelúdio isso considerando com quem você está falando.

NÃO Use Gírias ou Jargões

Utilizar gírias e jargões na comunicação empresarial não apenas pode parecer pouco profissional, mas também pode criar confusão e mal-entendidos desnecessários. Isso é especialmente verdadeiro ao se comunicar com colegas que falam sua língua nativa como segunda ou terceira língua.

Limitar o uso de gírias e jargões ao falar com pessoas fora do seu escritório é uma boa maneira de melhorar sua estratégia de comunicação de RH. Você pode até chegar ao ponto de torná-lo parte da política da empresa.

NÃO estereotipe os funcionários

Em geral, assumir estereótipos de seus colegas estrangeiros é um grande sinal de alerta, mesmo que os estereótipos sejam positivos. Evite fazer suposições sobre as pessoas com quem você está cooperando em um ambiente corporativo, pois isso só pode criar desconforto.

Uma boa regra é perguntar em vez de presumir. Perguntar sobre a cultura e tradição de um funcionário é uma ótima maneira de construir rapport e criar familiaridade com o funcionário.

O Futuro de Recursos Humanos

Com a comunicação interna e o engajamento dos funcionários se tornando uma parte tão integral do processo de crescimento de uma empresa, é fácil entender por que tantas empresas estão dedicando tempo e recursos para melhorar a comunicação de RH.

Novas ferramentas de comunicação digital estão sendo desenvolvidas a cada ano que passa. À medida que a tecnologia continua a evoluir, é provável que vejamos novos métodos para criar estratégias eficazes de comunicação de RH e aumentar a satisfação dos funcionários ganharem destaque.

Por essa mesma razão, é extremamente benéfico para qualquer empresa acompanhar as novas tendências de RH. Você nunca sabe quando pode encontrar algo perfeitamente adequado para suas equipes de RH e comunicação.

Como o Bureau Works pode ajudar suas operações de RH

Um processo de integração lento, comunicação deficiente e falta de uma estratégia de comunicação de RH multilíngue são algumas das coisas com as quais as equipes de RH têm que lidar o tempo todo.

Felizmente, Bureau Works é uma ponte que conecta os funcionários às equipes de RH, fornecendo serviços de tradução eficazes. A Bureau Works irá ajudá-lo a traduzir notícias da empresa, mensagens-chave e todos os documentos da empresa que permitirão que os membros da sua equipe de RH se comuniquem de forma eficaz com os novos funcionários, não importa de qual país eles sejam.

Tanto a comunicação escrita quanto verbal no ambiente de trabalho certamente levarão a uma produtividade melhorada e a um resultado final melhor a longo prazo. Se você deseja saber mais sobre como o Bureau Works pode melhorar as comunicações internas, conectar funcionários e capacitar os departamentos de RH, acesse e baixe este white paper.

Pensamentos Finais

Não importa se você é um empreendedor iniciante ou um CEO de uma grande empresa, encontrar maneiras de melhorar sua comunicação com as pessoas com quem você trabalha sempre o levará um passo adiante em direção aos seus objetivos.

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a obter uma melhor compreensão de recursos humanos, desejando-lhe boa sorte em futuros empreendimentos comerciais!

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