Stratégies de communication RH efficaces pour une équipe mondiale

Le lieu de travail ne fait pas exception à la nécessité d'une communication adéquate pour fonctionner correctement. Avec la tendance à avoir une base d'employés mondiale de plus en plus populaire, les entreprises sont contraintes de trouver de nouvelles façons d'optimiser la communication avec leurs bureaux internationaux.

Aujourd'hui, nous passerons en revue tout ce que vous devez savoir pour créer la stratégie de communication RH la plus efficace pour votre entreprise. Plongeons-y !

Qu'est-ce que les RH ?

Le département des ressources humaines (« RH » en abrégé) est un secteur d'une entreprise chargé de repérer, recruter, sélectionner et former des employés.

Responsable de toutes les communications internes au sein d'une entreprise, le département des ressources humaines veille à ce que les outils et les méthodes de communication utilisés favorisent un environnement de travail sain et productif.

Pourquoi la communication RH est-elle importante ?

Avant de pouvoir nous aventurer dans la création d'une stratégie de communication RH efficace, nous devons comprendre ce qui rend la communication RH si importante.

Voici quelques éléments à prendre en compte lorsqu'on réfléchit à l'importance de la communication RH.

Une stratégie de communication efficace accélère la croissance de l'entreprise

Lorsqu'il s'agit d'atteindre les objectifs de l'entreprise, une stratégie de communication RH complète est essentielle.

Une entreprise n'est rien de plus qu'un groupe de personnes travaillant vers un objectif commun, et la communication interne est une grande partie du processus. Avoir vos employés connectés par une stratégie de communication solide augmente la productivité des employés et conduit au succès organisationnel.

La communication construit des relations et de la confiance

Faire en sorte que vos employés se sentent en mesure de communiquer avec vous, peu importe leur emplacement géographique, construit une base de confiance et de respect.

Lorsque vous accordez la priorité aux relations avec vos employés, le succès financier suivra naturellement. Toujours encourager les employés à s'exprimer et à donner leur opinion sur les affaires de l'entreprise. Cela favorisera l'engagement des employés et créera un environnement de travail beaucoup plus productif.

Une communication inefficace entraîne des pertes énormes

Une étude réalisée en 2022 par Grammarly a révélé que les entreprises perdent 12 506 $ par employé et par an en raison de la mauvaise communication. Annuellement, ce montant s'élève à 1,2 billion de dollars pour les entreprises américaines.

Des statistiques comme celles-ci confirment l'idée que l'intégration de moyens de communication adéquats dans la culture d'entreprise est essentielle à la réussite de toute entreprise. Pour qu'une stratégie de communication RH fonctionne à l'échelle mondiale, il est nécessaire de prendre en compte ce principe.

4 Types de Communication RH

Pour vous aider à mieux comprendre la communication en milieu de travail, analysons les 4 façons dont l'information circule au sein d'une entreprise.

Nous pouvons visualiser le flux d'information comme une entité en mouvement sur un plan en deux dimensions. Dans ce scénario, l'information peut se déplacer dans 4 directions. Ils sont :

• Communication ascendante
• Communication descendante
• Communication diagonale
• Communication horizontale

Passons brièvement en revue chacun d'entre eux en détail supplémentaire.

Communication ascendante

La communication ascendante peut simplement être décrite comme le flux d'informations des niveaux inférieurs d'une hiérarchie vers les niveaux supérieurs.

Dans un contexte d'entreprise, cela fait généralement référence aux employés communiquant avec la direction supérieure afin de fournir ou de recevoir des commentaires, de faire une réclamation, de donner des suggestions ou de demander des instructions ou des autorisations particulières.

Utiliser cette forme de communication dans le cadre de votre stratégie RH permet à vos employés de savoir qu'ils évoluent dans un environnement inclusif où leur contribution est valorisée et soigneusement prise en compte.

Communication descendante

Contrairement à la communication ascendante, la communication descendante implique la circulation d'informations des niveaux supérieurs de la hiérarchie d'une entreprise vers les niveaux inférieurs.

Juste pour donner un exemple, un chef de projet envoyant des e-mails avec des instructions et du matériel de briefing aux membres de l'équipe serait considéré comme une communication descendante. Un autre exemple serait un représentant de l'équipe de vente recevant un nouveau cours de formation du département des ressources humaines.

Cette forme de communication est utilisée pour donner des retours et former une politique de communication réciproque et de respect avec vos employés.

Communication diagonale

La communication diagonale est réalisée par des employés de différents niveaux dans des chaînes de commandement différentes. Cela signifie la communication entre des membres d'équipe de différents grades qui ne sont pas dans la même branche ou secteur de l'entreprise.

Un exemple simple serait la communication entre un développeur junior d'un secteur de conception web avec le responsable du département marketing.

Avoir ce type de communication à disposition de vos employés permet de transférer les informations beaucoup plus rapidement et réduit les temps d'arrêt, ce qui se traduit par un flux de travail globalement plus productif.

Communication horizontale

Enfin, nous avons les communications RH horizontales.

Comme vous l'avez probablement deviné, la communication horizontale des ressources humaines implique l'échange d'informations entre des employés du même niveau, généralement issus de différents secteurs.

Dans un environnement de travail, il s'agirait de choses comme des réunions à l'échelle du département et des sessions de planification entre collègues. Un responsable des RH discutant avec un responsable comptable constituerait ce type de communication.

Développer une stratégie de communication RH efficace

Maintenant que nous avons passé en revue les bases, examinons les éléments d'une stratégie de communication RH puissante et comment vous pouvez les mettre en œuvre dans votre entreprise afin d'améliorer les communications internes.

Définition de vos canaux de communication RH

Pour avoir une bonne communication sur le lieu de travail et tenir vos employés informés, vous devez d'abord définir les canaux par lesquels vous échangerez des informations.

Heureusement, il existe de nombreux canaux de communication numérique qui rendent les communications avec les employés rapides et efficaces. Ceux-ci incluent notamment :

• E-Mails
• Plateformes de communication interne
• Logiciel de collaboration entre employés

De plus, vous pouvez utiliser des médias tels qu'un intranet d'entreprise, des blogs et des forums d'entreprise pour faciliter la communication sur le lieu de travail et améliorer la productivité des employés.

Segmentation des employés

Définir vos segments d'employés peut vous donner un aperçu précieux pour améliorer la communication RH dans votre entreprise. Cela est particulièrement vrai lorsque vous travaillez avec une équipe mondiale, car vous pouvez regrouper vos employés en fonction de paramètres tels que la zone géographique, le fuseau horaire et la langue.

Avoir ce type de données stockées dans un emplacement central est un excellent moyen d'aider vos équipes RH et de communication à améliorer la communication RH à l'échelle mondiale en tenant compte des facteurs qui caractérisent chaque groupe d'employés.

En tenant compte des barrières linguistiques et culturelles

Travailler avec une équipe mondiale présente de nombreux avantages, mais aussi certaines difficultés. Il est fort probable que tous vos employés étrangers ne possèdent pas le niveau de maîtrise de l'anglais requis pour communiquer dans un cadre professionnel.

Lors de la création d'une stratégie de communication mondiale, il est utile de disposer d'au moins 2 méthodes pour surmonter ce problème. Certaines des options les plus populaires comprennent l'utilisation de logiciels de traduction RH, le travail avec des traducteurs professionnels et l'offre de cours de langue à vos employés.

Planification efficace

Organiser régulièrement des réunions et des appels téléphoniques avec votre base d'employés internationale est un excellent moyen de faire le point, de réévaluer et de trouver des moyens de surmonter les obstacles. Cependant, cela peut être un peu délicat lorsqu'il s'agit de travailler avec des employés étrangers.

Veiller à créer un calendrier que tous les employés peuvent suivre permet d'adopter une stratégie de communication beaucoup plus efficace qui réduit les temps d'arrêt et améliore la productivité.

Détermination des coûts d'une stratégie de communication

Lors de la création d'une stratégie de communication efficace, calculez toujours les coûts nécessaires à sa réalisation. Un plan budgétaire bien défini vous aide à suivre les dépenses de l'entreprise et vous donne également un aperçu précieux de la façon dont vous pouvez améliorer davantage la communication RH à l'échelle mondiale.

Les coûts à prendre en compte ici sont des éléments tels que les frais d'abonnement aux logiciels, les coûts de maintenance des canaux de communication et les salaires du personnel chargé d'exploiter la technologie de communication interne.

Communication RH et fidélisation des employés

Selon une étude menée par Firstup, 33% des employés se sentent non reconnus et socialement exclus sur leur lieu de travail, ce qui en fait l'une des principales raisons de quitter leur emploi. Ce problème est particulièrement amplifié lorsqu'il s'agit d'une équipe mondiale.

Améliorer la communication avec vos employés étrangers non seulement augmente la satisfaction des employés, mais est également une partie intégrante de la culture de l'entreprise et doit être considéré comme un élément crucial de la politique de l'entreprise.

L'une des meilleures façons d'y parvenir est de fréquemment prendre en compte les commentaires des employés et de mener des enquêtes de satisfaction des employés. Facilitez la communication avec vos employés étrangers et permettez-leur d'exprimer leurs besoins et opinions.

L'engagement des employés repose sur les communications RH

Selon une étude de Gallup sur l'engagement des employés, 70% de l'engagement des employés dépend uniquement du manager.

L'engagement des employés est l'un des facteurs les plus importants contribuant à la croissance globale et aux résultats commerciaux d'une entreprise. Il est essentiel que les employés comprennent parfaitement leurs tâches, ce qui devrait être une priorité pour l'équipe RH.

Si les résultats de votre entreprise sont insuffisants, prenez le temps de discuter avec vos professionnels des ressources humaines pour savoir si ce principe est correctement appliqué dans les communications quotidiennes de votre entreprise.

Conseils supplémentaires

Voici quelques conseils supplémentaires pour vous aider à optimiser votre stratégie RH pour une équipe mondiale.

DO Soyez conscient des fuseaux horaires

Travailler avec une équipe mondiale implique toujours de travailler avec des personnes dans différents fuseaux horaires. Gérer les différences horaires de manière appropriée signifie prendre en compte les heures de travail de chaque membre de l'équipe par rapport à leur fuseau horaire respectif.

Une façon efficace de naviguer dans cette difficulté est de disposer d'une base de données centrale de chaque employé de votre équipe mondiale et de leurs heures de travail par rapport à votre fuseau horaire. Rendre cette base d'informations disponible à votre personnel des ressources humaines facilite grandement la communication mondiale.

Inclure les employés internationaux dans les célébrations de l'entreprise

Souvent, une entreprise célébrera une fête particulière qui n'est pas célébrée dans les pays de ses employés étrangers. Cela peut laisser vos collègues étrangers se sentir exclus.

De bonne foi, assurez-vous toujours d'envoyer des e-mails et d'autres marques d'appréciation à tous vos employés, qu'ils célèbrent ou non les mêmes fêtes que vous.

Organiser des événements pour les équipes mondiales

Bien que la communication écrite et les visioconférences constituent la base de la communication de l'entreprise, organiser des événements où votre équipe mondiale peut se rencontrer en personne est un excellent moyen de se connecter avec les employés et d'enrichir la culture de l'entreprise.

Granted, cela demande certes beaucoup de planification et de ressources. Si votre entreprise est un jour en mesure d'organiser des événements qui accueillent des équipes mondiales, c'est un excellent moyen de stimuler l'engagement des travailleurs et d'améliorer la communication sur le lieu de travail.

NE PAS Utiliser l'Humour à la Légère

Lorsque vous communiquez avec des collègues issus d'une culture différente, pensez toujours à la façon dont l'humour sera interprété. Une remarque spirituelle peut être amusante entre vous et vos amis, tout comme elle peut être offensante pour un étranger.

Cela inclut également l'utilisation de choses comme les gifs et les mèmes dans la communication écrite professionnelle. Bien qu'il n'y ait rien de mal à établir une relation par le rire, assurez-vous toujours de prendre en considération avec qui vous parlez.

N'utilisez pas d'argot ou de jargon

Utiliser de l'argot et du jargon dans la communication professionnelle peut non seulement donner une impression non professionnelle, mais aussi créer une confusion et un malentendu inutiles. Ceci est particulièrement vrai lors de la communication avec des collègues qui parlent votre langue maternelle comme deuxième ou troisième langue.

Limitez votre utilisation d'argot et de jargon lorsque vous parlez à des personnes en dehors de votre bureau est un bon moyen d'améliorer votre stratégie de communication RH. Vous pouvez même aller jusqu'à en faire partie de la politique de l'entreprise.

NE stéréotypez pas les employés

En général, supposer des stéréotypes de vos collègues étrangers est un gros signal d'alarme, même si les stéréotypes sont positifs. Évitez de faire des suppositions sur les personnes avec lesquelles vous collaborez dans un cadre professionnel, car cela ne peut que créer de l'inconfort.

Une bonne règle à suivre est de poser des questions plutôt que de faire des suppositions. Demander à un employé à propos de sa culture et de ses traditions est un excellent moyen de créer des liens et de se familiariser avec lui.

L'avenir des ressources humaines

Avec les communications internes et l'engagement des employés devenant une partie intégrante du processus de croissance d'une entreprise, il est facile de comprendre pourquoi tant d'entreprises consacrent du temps et des ressources pour améliorer la communication RH.

De nouveaux outils de communication numérique sont développés chaque année. À mesure que la technologie continue d'évoluer, il est probable que nous verrons de nouvelles méthodes pour créer des stratégies de communication RH efficaces et augmenter la satisfaction des employés prendre de l'importance.

Pour cette raison même, il est extrêmement bénéfique pour toute entreprise de suivre les nouvelles tendances en matière de RH. On ne sait jamais quand on pourrait tomber sur quelque chose parfaitement adapté à vos équipes RH et de communication.

Comment Bureau Works peut aider vos opérations RH

Un processus d'intégration lent, une communication médiocre et un manque de stratégie de communication RH multilingue sont quelques-uns des problèmes auxquels les équipes RH doivent constamment faire face.

Heureusement, Bureau Works est un pont qui relie les employés aux équipes des ressources humaines en fournissant des services de traduction efficaces. Bureau Works vous aidera à traduire les actualités de l'entreprise, les messages clés et tous les documents de l'entreprise qui permettront à vos membres de l'équipe des ressources humaines de communiquer efficacement avec les nouveaux employés, peu importe leur pays d'origine.

La communication écrite et verbale sur le lieu de travail conduira certainement à une productivité améliorée et à de meilleurs résultats à long terme. Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Bureau Works peut améliorer les communications internes, connecter les employés et renforcer les départements des ressources humaines, allez et téléchargez ce livre blanc.

Pensées de clôture

Peu importe que vous soyez un entrepreneur novice ou un PDG d'une grande entreprise, trouver des moyens d'améliorer votre communication avec les personnes avec lesquelles vous travaillez vous rapprochera toujours un peu plus de vos objectifs.

Nous espérons que cet article vous a aidé à mieux comprendre les ressources humaines et nous vous souhaitons bonne chance dans vos futurs projets professionnels !

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