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グローバルチームのための効果的なHRコミュニケーション戦略

職場も例外ではなく、適切に機能するためには適切なコミュニケーションが必要です。グローバルな従業員基盤を持つことが人気を集める中、企業は国際的なオフィスとのコミュニケーションを最適化する新しい方法を見つけることを余儀なくされています。

Stefan M.

21 min

今日は、ビジネスにとって最も効果的なHRコミュニケーション戦略を作成するために知っておくべきすべてのことを確認します。さっそく始めましょう!

人事とは何ですか?

人事部門（略して「HR」）は、従業員のスカウト、採用、選考、トレーニングを担当する企業の部門です。

企業内のすべての内部コミュニケーションを担当する人事部は、使用されるツールとコミュニケーションの方法が健全で生産的な職場環境に寄与することを保証します。

なぜ人事コミュニケーションが重要なのですか?

効果的な人事コミュニケーション戦略の策定に取り組む前に、人事コミュニケーションがなぜそれほど重要なのかを理解する必要があります。

ここでは、人事コミュニケーションの重要性を考える際に考慮すべき点をいくつか紹介します。

効果的なコミュニケーション戦略は企業の成長を加速させる

企業の目標とビジネス目標を達成するためには、包括的な人事コミュニケーション戦略を持つことが大いに役立ちます。

企業は、共通の目標に向かって働く人々の集まりに過ぎず、社内コミュニケーションはプロセスの大きな部分を占めています。しっかりとしたコミュニケーション戦略で従業員をつなぐことで、従業員の生産性が向上し、組織の成功につながります。

コミュニケーションは関係と信頼を築きます

従業員が地理的な場所に関係なくあなたとコミュニケーションできると感じさせることで、信頼と尊敬の基盤が築かれます。

従業員との関係を優先すれば、経済的な成功は自然とついてくる。常に従業員が会社の問題について連絡を取り、意見を述べることを奨励してください。従業員のエンゲージメントを促進し、より生産的な作業環境を作成するでしょう。

効果のないコミュニケーションは莫大な損失につながる

Grammarlyが実施した2022年の調査によると、企業はミスコミュニケーションにより従業員1人あたり年間12,506ドルを失っていることがわかりました。その数は、米国の企業にとって年間1兆2,000億ドルにのぼります。

このような統計は、適切なコミュニケーション手段を企業文化に統合することが、あらゆる企業エンタープライズの成功にとって重要な要素であるという考えを強固にします。人事コミュニケーション戦略を世界規模で機能させるには、この原則の適用に特別な配慮を払う必要があります。

4 種類の人事コミュニケーション

職場のコミュニケーションについてさらに理解を深めるために、企業内で情報がどのように流れるか 4 つの方法を分析してみましょう。

情報の流れを2次元平面上の移動するエンティティとして視覚化できます。このシナリオでは、情報は4方向に移動できます。それらは次のとおりです。

上向きのコミュニケーション
下向きのコミュニケーション
斜めのコミュニケーション
横方向のコミュニケーション

それぞれについて簡単に見ていきましょう。

上向きのコミュニケーション

上向きのコミュニケーションは、簡単に言えば、階層の下位レベルから上位レベルへの情報の流れとして説明できます。

企業環境では、これは通常、フィードバックを提供または受け取るため、苦情を申し立てるため、提案を行うため、または特定の注意書きや許可を求めるために、従業員が上層部とコミュニケーションを取ることを指します。

このようなコミュニケーションを人事戦略の一部として活用することで、従業員は、自分たちの意見が評価され、慎重に検討される包括的な環境にいることを認識することができます。

下向きのコミュニケーション

上向きのコミュニケーションとは対照的に、下向きのコミュニケーションには、企業階層の最上位から下位レベルへの情報の流れが含まれます。

例を挙げると、プロジェクトマネージャーがチームのメンバーに注意書きやブリーフィング資料をメールで送信することは、下方コミュニケーションと見なされます。別の例としては、営業チームの代表者が人事部から新しい研修コースを受ける場合です。

この形式のコミュニケーションは、フィードバックを提供し、従業員との相互コミュニケーションと尊重のポリシーを形成するために使用されます。

ダイアゴナルコミュニケーション

ダイアゴナルコミュニケーションは、異なる指揮系統の異なるレベルの従業員によって行われます。これは、会社の同じ部門やセクターに属していない異なる階級のチームメンバー間のコミュニケーションを意味します。

簡単な例としては、ウェブデザイン部門のジュニア開発者とマーケティング部門の責任者との間のコミュニケーションがあります。

従業員がこの種のコミュニケーションを利用できるようにすることで、情報の転送が大幅に高速化され、ダウンタイムが最小限に抑えられるため、ワークフロー全体の生産性が向上します。

水平方向のコミュニケーション

最後になりましたが、水平方向の人事コミュニケーションがあります。

ご想像のとおり、水平的な人事コミュニケーションには、同じレベルの従業員（通常は異なるセクター）間での情報交換が含まれます。

職場環境では、部門全体の会議や同僚間の計画セッションなどです。人事マネージャーが経理マネージャーと話すことは、このタイプのコミュニケーションを構成します。

効果的な人事コミュニケーション戦略の策定

基本を確認したところで、強力な人事コミュニケーション戦略の要素と、社内コミュニケーションを改善するためにそれらを会社に実装する方法を見ていきましょう。

人事コミュニケーションチャネルの定義

職場で良好なコミュニケーションを取り、従業員に情報を提供し続けるためには、まず情報交換のチャネルを定義する必要があります

幸いなことに、従業員のコミュニケーションを迅速かつ効果的にするデジタルコミュニケーションチャネルはたくさんあります。それらは次のようなものです。

E-Mails
Internal Communication Platforms
Employee コラボレーション Software

Additionally, you can use mediums such as a company intranet and company ブログ and forums to facilitate communication in the workplace and improve employee productivity.

従業員セグメンテーション

従業員セグメントを定義することで、社内の人事コミュニケーションを改善するための貴重な洞察を得ることができます。部分的な人事サービスをこのセグメンテーション戦略に統合することで、文化的および言語的多様性を尊重しながら、グローバルなチーム全体でニーズに合わせて調整されたアプローチを確実にし、コミュニケーションの実践をさらに洗練することができます。これは、地理的な地域、タイムゾーン、言語などのパラメーターに基づいて従業員をグループ化できるため、グローバルなチームと協力する場合に特に当てはまります。

このタイプのデータを中央に保存することは、各従業員グループを特徴付ける要因を考慮に入れることで、HRおよびコミュニケーションチームがグローバルにHRコミュニケーションを改善するのに役立つ素晴らしい方法です。

言語と文化の障壁を考慮する

グローバルなチームと働くことには多くの利点がありますが、いくつかの困難も伴います。あなたの外国人従業員のすべてが、職場でのコミュニケーションに必要な英語の流暢さを持っているわけではない可能性が高いです。

グローバルなコミュニケーション戦略を立てる際には、この問題を克服するために少なくとも2つの方法があると便利です。最も人気のあるオプションのいくつかには、HR翻訳ソフトウェアの使用、プロの翻訳者との協力、従業員に言語コースを提供することが含まれます。

効率的なスケジューリング

グローバルな従業員を対象に定期的な会議や電話会議をホスティングすることは、障害を克服する方法を振り返り、再評価し、見つけるための素晴らしい方法です。ただし、外国人従業員と一緒に働く場合、それは少し難しいことがあります。

すべての従業員が従うことができるスケジュールを作成することを確認することで、ダウンタイムを最小限に抑え、生産性を向上させる、より効率的なコミュニケーション戦略を実現します。

コミュニケーション戦略のコストの決定

効果的なコミュニケーション戦略を作成するときは、常にその実現に必要なコストを計算します。明確に定義された予算計画は、会社の経費を追跡するのに役立つだけでなく、グローバルレベルでの人事コミュニケーションをさらに改善する方法についての貴重な洞察を提供します。

ここで考慮すべきコストは、ソフトウェアのサブスクリプション料金、通信チャネルの維持費、内部通信技術を運用するスタッフの給与などです

人事コミュニケーションと従業員の定着

Firstupによる調査によると、33%の従業員が職場で認識されず、社会的に孤立していると感じており、それが案件を辞める主な理由の一つとなっています。この問題は、グローバルなチームを扱うときに特に増大します。

外国人従業員とのコミュニケーションを改善することは、従業員の満足度を高めるだけでなく、職場文化の重要な部分であり、会社の方針の重要な要素と見なされるべきです。

これを達成する最良の方法の一つは、従業員のフィードバックを頻繁に考慮し、従業員満足度調査を実施することです。外国人従業員があなたとコミュニケーションを取り、彼らのニーズや意見を表現しやすくします。

従業員エンゲージメントは人事コミュニケーションに依存しています

従業員エンゲージメントに関するギャラップの調査によると、従業員エンゲージメントの70%はマネージャーのみに依存しています。

従業員のエンゲージメントは、企業の全体的な成長とビジネス成果に貢献する最も重要な要素の1つです。従業員が自分のタスクを十分に理解していることを確認することは、HRチームにとって優先事項であるべきです。

あなたの会社の成果が不足している場合は、この原則があなたの会社の日常のビジネスコミュニケーションに適切に適用されているかどうかについて、時間をかけて人事の専門家と話し合ってください。

追加のヒント

グローバルなチームのためにHR戦略を最適化するための追加のすべきことと避けるべきことをいくつか紹介します。

時間帯に注意を払うこと

グローバルなチームを持つことは常に時間帯の管理と異なる地域の人々と協力することを含みます。タイムゾーンに応じた各チームメンバーの勤務時間を考慮し、適切に時差を扱うことを意味します。

この困難を乗り越える効果的な方法は、グローバルなチームの各従業員とその勤務時間をあなたのタイムゾーンに対して中央データベースにまとめることです。この情報ベースを人事スタッフが利用できるようにすることで、グローバルなコミュニケーションがはるかに容易になります。

会社の祝賀会に国際的な従業員を含める

多くの場合、会社は外国人従業員の国では祝われていない特定の休日を祝います。これにより、外国人の同僚が取り残されたと感じる可能性があります。

誠意を持って、あなたと同じ休日を祝うかどうかに関係なく、すべての従業員に感謝の気持ちを表す電子メールやその他の印を常に送るようにしてください。

グローバルチームのためのイベントを企画する

書面でのコミュニケーションやビデオ会議が会社のコミュニケーションの基盤を形成する一方で、世界中のチームが直接会うことができるイベントを企画することは、従業員とつながり、会社の文化を豊かにする素晴らしい方法です。

確かに、これには多くの計画とリソースが必要です。貴社がグローバルなチームを受け入れるイベントを開催できる立場にある場合、それは従業員のエンゲージメントを刺激し、職場でのコミュニケーションを改善する素晴らしい方法です。

不用意にユーモアを使わない

異なる文化のネイティブの同僚とコミュニケーションをとるときは、ユーモアがどのように解釈されるかを常に考えてください。ウィットに富んだ発言は、外国人にとって不快であるのと同じくらい、あなたとあなたの友人の間では面白いかもしれません。

これには、書面によるビジネスコミュニケーションでのGIFやミームなどの使用も含まれます。笑いや笑い声で親密な関係を築くことは悪いことではありませんが、常に誰と話しているかを考慮して、その前置きをしてください。

スラングや専門用語を使わないでください

ビジネスコミュニケーションでスラングや専門用語を使用することは、プロフェッショナルでない印象を与えるだけでなく、不必要な混乱や誤解を作成する可能性があります。これは、母国語を第二言語または第三言語として話す同僚とコミュニケーションをとる場合に特に当てはまります。

オフィスの外の人と話すときにスラングや専門用語の使用を制限することは、人事コミュニケーション戦略を改善するための良い方法です。それを会社の方針の一部にすることもできます。

従業員をステレオタイプ化しないでください

一般的に、ステレオタイプが肯定的であっても、外国人の同僚に対するステレオタイプを想定することは大きな危険信号です。企業環境で協力している人々についての思い込みを避けてください。それは不快感を作成するだけです。

経験則としては、思い込むのではなく、尋ねることです。従業員の文化や伝統について尋ねることは、親密さを築き、従業員との親しみを作成する素晴らしい方法です。

人事の未来

社内コミュニケーションと従業員エンゲージメントが企業の成長プロセスにおいて非常に重要な要素となっているため、多くの企業が人事コミュニケーションを改善するために時間とリソースを投入しているのは容易に理解できます。

新しいデジタルコミュニケーションツールが年々開発されています。技術が進化し続ける中で、効果的な人事コミュニケーション戦略を作成し、従業員の満足度を高める新しい方法が注目される可能性があります。

このため、どの企業にとっても、新しい人事トレンドに遅れずについていくことは非常に有益です。いつ、あなたの人事およびコミュニケーションチームに完全に適したものに出会うかはわかりません。

Bureau WorksがあなたのHR業務をどのように支援できるか

遅いオンボーディングプロセス、不十分なコミュニケーション、そして多言語HRコミュニケーション戦略の欠如は、HRチームが常に対処しなければならないいくつかの問題です。

幸いなことに、Bureau Works は効果的な翻訳サービスを提供することで、従業員と人事チームをつなぐ架け橋です。 Bureau Worksは、会社のニュース、重要なメッセージ、およびすべての会社の文書を翻訳するのを助け、HRチームのメンバーがどの国から来た新しい従業員とも効果的にコミュニケーションを取れるようにします。

職場での書面と口頭でのコミュニケーションは、長期的には生産性の向上と収益の向上に確実につながります。 Bureau Worksがどのようにして社内コミュニケーションを改善し、従業員をつなげ、HR部門を強化できるかについて詳しく知りたい場合は、このホワイトペーパーをダウンロードしてください。