El Dilema del Comprador de Traducciones

Eres un comprador de traducciones con una tarea: elegir al mejor proveedor para tu empresa. Suena simple. Compara costos, tiempos de entrega y calidad, y entenderás claramente quién trabajará mejor para las necesidades de tu organización. No tan rápido...

Una investigación más profunda de este asunto mostrará que es todo un problema complejo. Pero no temas, te mostraremos cómo dirigir las cosas en la dirección correcta.

La falacia de la comparación de costos

La mayoría de los servicios de traducción cobran tarifas diferentes por palabra según su par de idiomas. Por ejemplo, podrían cobrar $0.24 por palabra en japonés y $0.20 por palabra en francés. Pero las agencias no cuentan las palabras de la misma manera. Mientras que algunas pueden cobrar la misma cantidad por cada palabra en un documento, otras cobran proporcionalmente menos por palabras que se aprovechan como repeticiones o como coincidencias en la memoria de traducción. Considera esto:

• La Compañía A cobra $0.24 por palabra en griego y
• La Compañía B cobra $0.17 por palabra.

¿Vas con la compañía B correcta? Inténtalo de nuevo. La compañía A no cobra por coincidencias perfectas en la memoria de traducción, solo cobra el 10% por repeticiones. Ahora considera que tu archivo tiene 10,000 palabras con 3000 coincidencias perfectas en la memoria de traducción y 1000 palabras como repeticiones. La Compañía B te cobrará $1700. La Compañía A te cobrará $1464 (6000*.24+3000*0+1000*0.024).

En este escenario, la Compañía A es más cara por palabra que la Compañía B, pero al final resulta ser la opción más económica.Pero hay más.Diferentes compañías cobran por más o menos elementos al hacer una cotización.Algunas empresas, por ejemplo, pueden cobrar por separado por:

• Gestión de proyectos,
Gestión de terminología
• Limpieza de memoria de traducción,
• QA,
• Ingeniería,
• y otros componentes.

Mientras que otros pueden incluir muchos de estos elementos en el costo por palabra. Entonces, el costo por palabra no es realmente por palabra. Si quieres tener una idea más clara de los precios, es mejor que compares cotizaciones reales.¿Resuelto correctamente? No. Algunas agencias tienen la práctica de ofrecer cotizaciones "livianas" al inicio de una relación y luego cargarlas con conceptos adicionales a medida que la relación evoluciona.

Están conscientes de que es fundamental encantar al principio, ya que es el momento más crítico de cualquier asociación de servicios empresariales. La forma más fácil de mitigar esto es no solo aprobar una cotización, sino también asegurarse de que el SOW haya establecido cuidadosamente qué elementos se incluirán en sus cotizaciones. Aunque eso ayuda, no aborda completamente el problema de costos, ya que las empresas cobran diferentes tarifas por hora y tienen estándares de productividad potencialmente muy diferentes. Considere nuevamente que:

Parece que la Compañía B es la opción más rentable. Pero la Compañía A produce el doble de páginas por hora (30 vs. 15 para ser precisos). Al final, la Compañía A parece más cara pero resulta ser menos costosa y te devuelve tus entregables más rápido debido a su mayor productividad.Por lo tanto, también necesitas establecer parámetros de productividad en general para asegurarte de que estás comparando manzanas con manzanas.

‍El costo de traducción parece bastante simple de comparar, pero cuando comienzas a examinar de cerca la metodología de estimación de precios, es fácil ver que no es tan fácil comparar los costos a nivel de ítem sin entender los mecanismos de la composición de costos y el proceso general de estimación de precios.Eso también es cuando es una gran ventaja trabajar con empresas que ofrecen un enfoque basado en software para la estimación de precio.

Esto asegura que tengas una previsibilidad perfecta en lugar de que los humanos tomen decisiones que a menudo pueden ser no estandarizadas cuando se trata de estimación de precio. Si necesitas arreglar algo, puedes asegurarte de que estás trabajando a nivel de raíz.

La falacia de la rapidez de respuesta

¿Cuántas palabras puede garantizar tu empresa por día? La Compañía A dice 2000, la Compañía B dice 3000. De nuevo, simple: la Compañía B es una mejor opción ya que produce un 50% más de palabras al día. ¿Correcta? Inténtalo de nuevo.

Por ejemplo, la Compañía A comienza a contar esas palabras desde el momento en que les das luz verde, mientras que la Compañía B tiene 1 día de margen para asignar el trabajo a sus traductores y 1 día de margen para preparar los activos para la entrega. En este escenario, la Compañía A entregará un archivo con 4000 palabras en dos días hábiles, mientras que la "más rápida" Compañía B tardará 3.5 días hábiles.

Con asignaciones más grandes, la Compañía B se vuelve cada vez más competitiva, mientras que con las más cortas es menos competitiva. Por lo tanto, no se trata solo de los tiempos de entrega prometidos, sino de qué tan rápido puede entregar su empresa una vez que tiene una relación continua y cómo se ajustan sus solicitudes a su capacidad de medir y cumplir con los tiempos de entrega.

Aquí es donde nuevamente es súper útil trabajar con software que calcula los tiempos de entrega de manera algorítmica en lugar de hacerlo de forma lineal, ya que puedes estar seguro de que cada trabajo de traducción se completa en su forma más rápida posible sin comprometer la calidad.

Esto reduce la comunicación constante entre el cliente y el gerente de proyecto y genera confianza, ya que los problemas se pueden solucionar desde su raíz en lugar de abordarlos solo de manera sintomática.

La falacia de la calidad

Si pensabas que comparar costos y tiempos de entrega era difícil, espera a examinar la calidad. Las personas tienen dificultades para ponerse de acuerdo en qué significa calidad de traducción, y mucho menos gestionarla de manera efectiva para tu organización. Algunas personas creen que una traducción de alta calidad significa la ausencia de errores. Otras creen que una traducción de alta calidad es aquella que complace a su equipo de marketing interno en un país determinado, mientras que otros ponen la responsabilidad en cómo resuena con sus consumidores. Entonces, la primera pregunta es ¿quién determina qué es bueno o malo? La segunda pregunta es ¿cómo se mide y mejora continuamente la calidad de sus traducciones? Al comienzo de su compromiso, es probable que su nueva agencia se asegure de que sus mejores traductores sean los que realicen sus trabajos de traducción. Sin embargo, a medida que avanza el compromiso, se vuelve cada vez más difícil mantener esa práctica y a medida que más traductores toman sus asignaciones, la calidad ya no es la misma.Por eso, en mi opinión, es más importante evaluar qué tan bien su proveedor puede gestionar la calidad a lo largo del tiempo en lugar de simplemente entregar "calidad" al principio. ¿Tienen un Sistema de Gestión de Calidad de Traducción (TQMS, por sus siglas en inglés) implementado, un marco que les permita proporcionarte informes claros sobre cómo se comparan los idiomas entre sí, los tipos de errores que se están cometiendo y cómo asegurarse de que mes tras mes las cosas fluyan en una dirección positiva? Eso es mucho más significativo que lo bien que las traducciones iniciales resuenen con su equipo. Aunque eso puede ser indicativo de la calidad de la traducción a lo largo del tiempo, es más probable que solo indique cuán exitosa fue esa empresa en su intento inicial. No significa que mejorarán con el tiempo, ni que podrán resolver los desafíos de calidad complicados que inevitablemente surgirán.

Los factores intangibles

¿Qué tan rápido te responde tu agencia? ¿Operan solo durante el horario comercial local o están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana? ¿Están disponibles las 24 horas del día en teoría o realmente pueden proporcionarle respuestas contextualizadas de alta calidad en cualquier momento del día?

¿Las respuestas son rápidas, claras y resuelven el problema o son rápidas pero simplemente aplazan la solución a otro miembro del equipo? Incluso si tienes un SLA establecido, no es suficiente mirar el marco de tiempo de respuesta. Es necesario analizar el tiempo de resolución final del problema para comprender mejor la salud de la relación.

¿Tu agencia se comporta como un verdadero socio comercial con pensamiento a largo plazo o opera de manera transaccional?

¿Su enfoque se centra en desarrollar soluciones reales o simplemente en aprovechar el negocio durante el mayor tiempo posible? ¿Qué tipos de herramientas tiene tu agencia? ¿Qué tipo de herramientas ponen a disposición de tu empresa para gestionar su negocio?

¿Sus herramientas facilitan la vida de las personas o son solo otro inicio de sesión inútil para recordar? Estas son todas preguntas que no se responden fácilmente, pero son quizás las que más influyen en la satisfacción del cliente.

Conclusión

Los compradores tienden a tratar de convertir los servicios en productos comoditizados en un intento de comparar fácilmente a los proveedores. Pero resulta que cuanto más comoditizas, más probable es que pases por alto el marco de toma de decisiones clave para seleccionar un buen proveedor para tu organización: ¿son realmente la mejor opción para mis necesidades a largo plazo o solo cumplen con los requisitos?

Es difícil responder a esto sin probar realmente estos diferentes servicios durante un cierto período de tiempo. Aunque eso puede ser costoso inicialmente y aumentar su carga administrativa, aumenta la probabilidad de seleccionar un proveedor que realmente sea el mejor para usted.

Los compradores también tienden a considerar el tamaño de la empresa, el número de empleados y los ingresos como factores determinantes de la calidad del servicio, y aunque esto puede ser cierto en algunos casos, está lejos de ser una ciencia. Aunque esto puede ser costoso inicialmente y aumentar su carga operativa, aumenta la probabilidad de seleccionar un proveedor que realmente se ajuste a sus necesidades. Los compradores también tienden a considerar el tamaño de la empresa, el número de empleados y los ingresos como factores determinantes de la calidad del servicio, y aunque esto puede ser cierto en algunos casos, está lejos de ser una ciencia. Muchas empresas de servicios luchan enormemente con la calidad del servicio a medida que crecen. Como con cualquier decisión, cuanto más detallado sea, más difícil será distinguir entre diferentes opciones. Cuanto más detallado te vuelves, más difícil se vuelve distinguir entre diferentes opciones.

Pero cuanto más puedas comparar tus opciones en la práctica en lugar de en teoría, más probable será que elijas la mejor opción potencial para tu organización.